Proceso de integración en un evento turístico

El proceso de integración es una fase que implica la realización de una serie de 

actividades, una de ellas es definir los presupuestos y tiempos de aplicación óptimos, por ejemplo, definir el tipo de stand a utilizar, el personal que participará en el proyecto, entre otros.

En lo que respecta al personal que atenderá el stand, debe ser seleccionado con cuidado, se debe nombrar a un coordinador con capacidad y autoridad en la toma de decisiones necesarias durante el desarrollo del evento, ya que estará a cargo de la imagen de la empresa en la feria o exposición y será el responsable de lograr los objetivos que se han establecido. Es conveniente que el coordinador realice la selección del personal,determinando el número y perfil que deben reunir en función del trabajo y notificarle con tiempo para que planee la actividad ya sea profesional, laboral, personal o familiar.

La capacitación del personal que participará es fundamental, debido a que en este tipo de reuniones el objetivo es la presentación y venta de los bienes, productos y servicios, por lo que el equipo en su conjunto deberá conocer bien lo que se ofertará o presentará así como sus ventajas en relación con la oferta de la competencia, además deben saber las condiciones habituales de venta en los diferentes mercados y los detalles de cotizaciones, embalaje, seguros, impuestos, descuentos entre otros aspectos particulares que se pueden ofrecer en la feria o exposición.

Otra de las fases es la selección del producto y material informativo que se llevará, considerando los días de partición y el número esperado de participantes, esta información de puede obtener de los organizadores en función de las estadísticas de eventos anteriores, debe determinarse el tipo y cantidad de productos para la venta muestras físicas a utilizar tanto en el adorno del stand como para obsequiar a visitantes o clientes prospectos.

Previo al evento se debe considerar la lectura y análisis del manual del expositor y realizar las contrataciones necesarias en tiempo y forma, así como prever las siguientes actividades:

• Contratación del servicio de energía eléctrica si es necesario.

• Solicitar los servicios de limpieza y seguridad para el stand.

• Aviso a los organizadores de contratistas externos.

• Contratación de edecanes y/o intérpretes.

• Contratación del equipo indispensable para la operación y servicio como: internet, 

refrigeradores, proyectores, pantallas, salas, mesas, exhibidores etc.

• Sala de negocios.

• Uso de sala de prensa.

• Dar seguimiento al embarque, traslado y arribo al recinto ferial de los productos 

publicitarios, para venta, exhibición, programar las actividades, funciones, descansos y horas de comida del personal.

Previo al inicio del evento hay que considerar:

 La puntualidad del personal, con la acreditación como expositor.

 La habilitación del stand con todo lo indispensable y listo para operar.

 Familiarizarse con las características del stand, revisión de funcionalidad de los 

productos y equipos.

 Conocer todos los servicios del centro del ferial como: teléfonos, baños, cajeros automáticos, salidas de emergencias, módulos de información, concierge, 

primeros auxilios y otras facilidades que ofrece el organizador de la feria o 

exposición.