La logística de estos eventos se da en función de los tiempos y las actividades que se tienen que realizar, como son:( SECTUR, 2012).
Planificar y gestionar los elementos logísticos para atender las necesidades de laspersona ya sean estos expositores, especialistas, o bien si viajan en grupos se
deben considerar los tiempo de traslado (aeropuerto - hotel, terminal de autobuses – hotel, hotel-recinto ferial, etc., analizar el nivel de servicio contratado y la consideración financiera de todo el evento, entre otros variados aspectos.
Crear, comunicar y gestionar los tiempos para todas las actividades y su ejecución exitosa previstos en el programa.
Planificar, gestionar y ejecutar el grupo de entrada y salida de los manifiestos de los niveles de servicio máximos y las consideraciones financieras, la gestión
proactiva de llegada/cambios, cancelaciones y agregaciones de salida mediante la adición de cancelación de los recursos de transporte y el personal.
Diseñar y llenar formatos de control de ruta del transporte del personal y trasladode bienes, con el fin de garantizar la eficacia, considerando los conflictos viales einvestigar posibles cierres de calles, sitios de construcción, permisos de eventos conflictivos o consideraciones climáticas.
Analizar y evaluar los lugares/actividades adecuadas para que coincida con la
demografía y el tamaño del grupo apropiados, eliminar opciones ofrecidas
anteriormente, la investigación y segura lugares/actividades que los grupos de
apoyo las necesidades y deseos; evalúan "retorno de la inversión" (ROI) cuando
sea apropiado y aplicable.
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