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importancia en el porceso de organización de un evento turístico

La importancia de las ferias y exposiciones se centra en la vinculación de oferentes y demandantes, es decir, que se puede ampliar la lista de contactos y los precios son más accesibles que en el mercado común, pues en un solo espacio se puede encontrar el producto innovador, durante un periodo específico y se dispone de un espacio de negocios.



Para decidir la asistencia como expositor a un evento, ya sea una feria o exposición, se debe considerar la característica geográfica, pues hay que realizar todos los preparativos para una exitosa participación, en donde los procedimientos de organización son diferentes, ya que no es lo mismo participar en un evento en la ciudad de residencia, que en uno dentro de nuestro país o fuera de él.

La planeación se debe realizar con un año de anticipación, basados en un plan de negocios en el cual se definan y establezcan todas y cada una de las actividades a realizar durante todo el proceso del evento, así como definir el segmento de mercado meta que se desea trabajar y los canales de distribución óptimos a utilizar, de esa manera, la organización tendrá claro cuál es su papel antes, durante y después del evento.

También es conveniente designar un responsable de proyecto y elaborar un cronograma de actividades a desarrollar que incluya por ejemplo los siguientes aspectos:

 Definir el objetivo de la participación, dejando en claro si se pretende promocionar algún producto, conocer la situación actual del mercado, contactar a clientes potenciales, incrementar las ventas de un producto, dar a conocer una línea de producto, difundir una nueva marca, contactar a clientes reales. 

 Definir las estrategias y mecanismos que se utilizarán para el logro de objetivos

 Identificar las empresas que es conveniente visiten el stand, es una labor 
compleja y poco considerada por las empresas participantes, pues se piensa que 
el stand por sí mismo les dará los suficientes contactos para el logro de los 
objetivos. Se debe promover la llegada de prospectos reales con diversos 
comunicados durante el periodo de participación. Esta tarea se puede cumplir 
contactando directamente a nuestros clientes e invitarlos, buscarlos en internet 
mediante portales especializados de business to business, directorios 
empresariales y hasta google.com y otros buscadores populares, en el mundo 
actual la información necesaria está al alcance de un click. Otra alternativa esta 
con los organizadores del evento, ya que ellos cuentan con la base de datos 
históricos de los visitantes al evento, conocen su giro, su actividad, su capacidad 
de compra y de decisión, el organizador puede poner a disposición del expositor 
estos listados por un costo marginal o bien gratuitamente.

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