El marco teórico – conceptual de los eventos de congresos y convenciones, no cuenta con una definición contundente y aún existen ambigüedades que llevan a la confusión.
Los libros que se han escrito sobre el tema son muy pobres en su sustento teórico, sin embargo, se están haciendo esfuerzos para revertirlo; en México la
Secretaría de Turismoha realizado esfuerzos significativos, mediante investigaciones y estudios que han permitido profundizar en la conceptualización de los eventos turísticos, uno de ellos es el término congreso, definido como "la reunión profesional cuyo objetivo es realizar una discusión y un intercambio profesional, cultural, deportivo, religioso, social, de gobierno oacadémico, en torno a un tema de interés" (SECTUR, 2012).
Tomando como base a la SECTUR y complementando con la finalidad y las actividades que se realizan en la ejecución de los congresos, éstos son reuniones que tienen como objetivo encontrar caminos comunes en el tema específico que los motiva a reunirse, en donde se discute e intercambian ideas entre profesionales de un área de conocimiento sobre una temática de interés común.
De acuerdo a los fines o iniciativas para la realización de los congresos, se distinguen dos tipos (SECTUR, 2012):
1. Gremiales, en los que se reúnen personas de una sola profesión, actividad, oficio, etc.
2. Institucionales, en donde se convoca a los miembros de una asociación,
confederación, sociedad, institución, dependencia, etc.
Otra característica de los congresos es que su convocatoria es abierta, pudiendo asistir quienes estén interesados en un solo tema sin invitación personalizada. La participación es voluntaria, por lo que generalmente los costos que se generan para la asistencia son cubiertos de forma personal para fortalecer las actividades.
En la consecución de los objetivos se incluyen conferencias, paneles, seminarios y simposios, entre otros.
Para el desarrollo de congresos existen organismos que asesoran y brindan información facilitando los procesos, siendo estos:
International Congress and Convention Association (ICCA)
American Society of Association Executives (ASAE)
International Association of Professional Congress Organisers (IAPCO)
Consejo de Promoción Turística de México (CPTM)
Instituto de Investigación en Turismo de Reuniones A.C. (IITR)
Las convenciones son definidas por la Secretaría de Turismo como "reuniones gremialeso empresariales cuyo objetivo es tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca" (SECTUR, 2012).
De igual manera, con base en la definición de SECTUR y a las características de las convenciones en su desarrollo, se establece que las convenciones son reuniones cuya finalidad es tratar asuntos comerciales entre los participantes en relación a un bien, servicio, producto, marca o mercado.
De acuerdo a su finalidad o iniciativa, se clasifican de la siguiente manera:
1. Gremiales, en la que los asistentes son personas de una profesión, oficio,
actividad, etc.
2. Empresariales, en donde se convoca a los integrantes de una empresa de
servicios, industrial, comercial, etc.
La convocatoria para este evento es cerrada, la participación se limita a los que fueron convocados mediante invitación, su desarrollo se basa en un programa técnico que permite la familiarización sobre el tema y entablar negociaciones con respecto a un mercado definido o específico.
Los principales organismos involucrados en el segmento de convenciones son:
Meeting Professionals International-MPI
International Association of Convention Visitor Bureau-IACVB
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