Característocas del presupuesto

1. Formulación

Adaptación a la empresa. La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adopción de un sistema de control presupuestario no puede hacerse siguiendo un patrón determinado, aplicable a todo tipo de empresas; además, ya que el presupuesto no sólo es simple estimación, su implantación requiere del estudio minucioso de las bases científicas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compañía en que se desea implantar, así como del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las operaciones futuras, de acuerdo con la planeación, coordinación y control de funciones.

Planeación, coordinación y control de funciones. Todos los actos en la vida, aun los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan, así, por ejemplo, planea la familia sus vacaciones; el artista, sus cuadros; el fabricante, sus productos, etc. En este sentido, quien haya de formular un presupuesto debe de partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultará eficaz si no se lleva a cabo formalmente. Por otro lado, los planes no se realizan en el momento en que se presenta alguna situación favorable o desfavorable, sino que deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido, para lograrlo es imprescindible coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho objetivo.

Entre los aspectos recomendables para  la mejor utilización del presupuesto destacan:

Elaborar el presupuesto general  del hotel, y a la vez dividirlo por áreas de responsabilidad con el objeto  de que cada jefe de departamento es responsable del control y cumplimiento  de los resultados presupuestados de sus respectivas áreas operativas y administrativas  del hotel . Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable para que sean fácilmente comprobables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso.
No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones
Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables

2. Presentación
De acuerdo con las normas contables y económicas, los presupuestos si se utilizan como herramienta de la administración (pública o privada) tienen como requisito de presentación indispensable el estar de acuerdo con las normas contables y económicas (periodo, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.), así como con la estructura contable.

3. Aplicación
Elasticidad y criterio. Las constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan a los(as) dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y criterio debiendo estos aceptar cambios en el mismo sentido en que varíen las ventas, la producción, las necesidades, el ciclo económico, etc.

Clasificación del presupuesto
Es común encontrar que existen distintos tipos o denominaciones del presupuesto y  formas de llamarlo, a  continuación se expone la clasificación que del Río (2009) considera más sobresalientes:

1. Por el tipo de empresas

a) Públicos
Son aquellos que realizan los gobiernos, estados, empresas descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias; con base en la idea de control de gastos, los gobiernos hacen primero una estimación de los gastos que se hayan de originar debido a las necesidades públicas y, después, planean la forma en que podrán cubrirlas, estudiando la aplicación de los ingresos, que habrán de provenir de la recaudación de impuestos, de la obtención de empréstitos y, como último recurso, de la emisión de papel moneda, que necesariamente ocasionaría inflación.

b) Privados
Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración., primero deben estimar sus ingresos, predeterminar su distribución o aplicación, por áreas y niveles de responsabilidad o de acuerdo al sistema contable que la empresa lleva, y al tipo de control que se quiere implantar.


2. Por su forma

a) Flexibles
Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas, o necesarias.

No debe confundirse el presupuesto flexible, con la característica de elasticidad de que deban estar investidos los presupuestos en general; la elasticidad o flexibilidad, también está referida a los presupuestos fijos, para indicar que deben revisarse y adaptarse a las fluctuaciones constantes del mercado, obligando a la administración a cambiar o reconsiderar sus planes, cuando las situaciones que se presentan son distintas de lo previamente estimado.

El presupuesto flexible es resultante de la consideración anticipada de las variaciones que pudieran existir en los ingresos y en las ventas; esta posible afectación conduce a la predeterminación de los cambios factibles en los volúmenes de producción y por consiguiente en los gastos, fijando porcentajes sobre una base determinada.

De esta manera, si se vende una cantidad mayor o menor a la que aparece en el presupuesto base, señalado en este caso con el 100%, se estará en posibilidad de comparar las cifras reales con cualquiera de las demás estimaciones (80%, 90%, etc.). Los gastos  fijos, y variables; los primeros se erogan, exista o no producción, mientras los últimos poseen la característica de aumentar o disminuir conforme crezca o baje el volumen de venta.

b) Fijos o rígidos
Son los presupuestos que permanecen invariables durante la vigencia del periodo presupuestario. La razonable exactitud con la que se han formulado, obliga a la empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.

3. Por su duración
La determinación que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa:

a) Cortos: los que abarcan un año o menos
b) Largos: los que se formulan para más de un año

Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los(as) directivos(as) tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para un período suficientemente largo, la cual no se concibe sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con programas detallados para el período inmediato siguiente.

4. Por la técnica de valuación

a) Estimados
Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.

b)  Estándar
Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de los anteriores, representan los resultados que se deben obtener.

5. Por las finalidades que pretende

a) Por áreas y niveles de responsabilidad
Se  emplea cuando se desea cuantificar  la responsabilidad de los(as) encargados(as) de las áreas y niveles en que se divide la organización.

b) Base Cero
Este tipo de presupuesto, revaluar cada año todos los programas y gastos de una organización. Así mismo, justifica detalladamente todos los costos y gastos para cada nuevo periodo y por cada unidad o departamento de operación e indirecto de la organización; al contrario de sólo explicar las cantidades requeridas como un simple incremento de los importes presentados en periodos anteriores. Identificar actividades organizacionales y clasificarlas mediante análisis y evaluación del costo beneficio.

Conocer el presupuesto base cero, que incluya tanto sus fortalezas como sus puntos débiles, permite corregir los errores cometidos en el pasado y, de esta manera, implantarlo de una forma consolidad.

La aplicación de las características y clasificación del presupuesto se selecciona de acuerdo a la política y experiencia del comité de presupuestos, no obstante es aconsejable aplicar el que se ajuste a cada renglón de ingreso, costo y gastos de operación e indirectos por áreas de responsabilidad.