Requisitos del presupuesto

​Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria, las personas encargadas de su elaboración deben basarse en ciertos requisitos: conocimiento de la empresa, apoyo de la alta gerencia, coordinación para la ejecución del plan o política, fijación del período presupuestal, así como, dirección y vigilancia. Los cuales se explican a continuación:

Conocimiento de la empresa

Es muy importante poseer un conocimiento amplio de la empresa turística en cuanto a sus objetivos, políticas y organización, ya que si un presupuesto no se elabora de acuerdo a las características principales, no servirá.

El contenido y forma de los presupuestos, por lo tanto, va a variar de una empresa a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de la empresa turística en que se hayan de aplicar.

El conocer los objetivos y políticas del hotel es de gran utilidad. Los primeros indican a dónde se quiere llegar, señalan el campo de operaciones, especifican el tamaño y horizontes esperados y definen las funciones; los objetivos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que sean alcanzables. Las segundas son las directrices a seguir para saber cómo enfrentar  las distintas situaciones que se presenten; las políticas representan actitudes o puntos de vista que la compañía procura mantener en forma consistente en todas sus operaciones.

En cuanto a lo referente a la organización, es importante que exista un organigrama general y otro por cada departamento, para definir claramente las áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad, pues en la elaboración del presupuesto intervendrán los(as) gerentes de cada área así como los(as) subordinados(as).

Total apoyo de la alta gerencia

Para una buena realización y desarrollo es indispensable que los(as) directivos(as) apoyen la implantación del presupuesto. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de acción operativa y un patrón de control que compare lo presupuestado con lo real.

Exposición del plan o política

 Una vez que se han definido claramente los objetivos por los(as) directivos(as) respecto al plan, es necesario difundirlos en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto. En dichos métodos también se incluirá el período que abarcará el presupuesto, las formas que se usarán con instrucciones para saber cómo llenarlas, y toda la información necesaria.
Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto estén de acuerdo con ello y conozcan bien cuál será su labor para que sea más fácil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad de capacitar al personal de nivel gerencial operativo y administrativo para obtener mejores resultados.

Coordinación para la ejecución del plan o política

Para que cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del presupuesto general y éste sea como una unidad, es necesaria la presencia de una persona que actúe como coordinador(a) de todos los departamentos que intervienen en el plan. A esta persona se le denomina director(a) del presupuesto y, por lo general, es el(la) contralor(a) del hotel.
Lógicamente, ya que el(la) director(a) del presupuesto se encarga de la empresa de manera global, esta responsabilidad debe recaer en manos de un(a) funcionario(a) con preparación técnica y con un conocimiento amplio de la compañía en cuanto a su organización y aspecto financiero, así como del sistema contable de la entidad, tomando en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades de ésta.
Para sincronizar las actividades de cada departamento se debe elaborar un calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deberá tener lista la información necesaria para que otros puedan desarrollar las estimaciones. Toda esta información, al igual que el calendario de actividades, las debe manejar el(la) director(a) del presupuesto.

Fijación del período presupuestal

Otro de los requisitos indispensables que debe tomarse en cuenta para poder ejercer el control presupuestal es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones. Esto dependerá de la estabilidad o inestabilidad de las operaciones del hotel, tendencias del mercado, alta y baja ocupación dependiendo de la localidad, así como de la situación del país. Lo más conveniente es hacer coincidir las estimaciones con los resultados para que se puedan llevar a cabo las comparaciones y hacer las correcciones necesarias. En caso contrario, probablemente los resultados no serían significativos.
En resumen, es aconsejable establecer períodos del presupuesto por un año dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y tomar las decisiones oportunamentepara el mes siguiente y lo que reste del año, y así actualizar los resultados .
Es importante que coincidan los periodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias oportunamente.Otra práctica es la de estimar las operaciones del hotel  por periodos de un año, dividiendo éstos en trimestres, que a su vez se subdividirán en meses; no obstante, también pueden también tomarse periodos de 2 o 3 años.
En nuestro país se tiene la fecha de inicio el 1° enero y  la de cierre, el 31 de diciembre, aunque esto puede variar según el país

Dirección y Vigilancia

Una vez que el plan ya ha sido aprobado, cada departamento empezará a elaborar su presupuesto con las recomendaciones que ayuden a poner en práctica dichos planes.
El siguiente paso será revisar periódicamente las estimaciones y las actividades que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas.
Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para supervisar se cumplan y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias así lo requieran. De esta manera, el presupuesto podrá ser un verdadero instrumento de control para la administración del hotel.