Lógistica

¿La logística de un evento está en función del tipo de reunión a desarrollar, por 

ejemplo, si se considera desde el punto de vista geográfico, un evento nacional puede corresponder a una sola institución, empresa o grupo homogéneo, en tanto que uno internacional, involucra a personas de diferentes nacionalidades, por lo que se debe de considerar una organización compleja, que involucra más recursos materiales y humanos, por las necesidades de traslado, hospedaje, alimentación y traducción, que los nacionales, sin embargo en ambos los cuidados y atención deben ser similares. 

Los requerimientos básicos para establecer la logística del evento, son conocer la sede, el recinto, las actividades, el periodo y horario.

Conocer los detalles del evento en función del recinto, es la base, para prestar un buen servicio, hay que conocer los accesos, los salones, la distribución y de los stands entre otros, para poder indicar a los invitados las especificaciones del evento y del espacio para que puedan llegar a tiempo y evitar retrasos por sí al algunos tiene otra actividad, informando también sobre las vías de acceso y las condiciones del trafico y alternativas de transporte en la ciudad, es importante además tener clara la hora y el lugar donde se realizará el evento para efectuar las pruebas de los equipos a utilizar, verificar el montaje 

y los servicios contratados.

La logística consiste por lo tanto en definir los tiempos de las actividades, los equipos necesarios, los espacios en donde se verificará el evento y las personalidades que intervendrán como expositores o como invitados especiales, para la asignación de los espacios. Además en el proceso de logística de un evento hay que considerar las experiencias pasadas, en relación a la sede y recinto utilizado, y los factores internos y externos.

Los factores internos del evento, son los elementos definidos por la política o decisiones de la asociación, gobierno o empresa, que influyen en el proceso administrativo de la reunión, éstos pueden ser: presupuesto, cuotas de inscripción, de participación, políticas específicas, patrocinios, cortesías, invitados especiales, conferencistas, prensa, acompañantes, eventos sociales, deportivos, recreativos y de esparcimiento. Mientras que los factores externos, son los no controlables por la empresa como: sede, recinto, hospedaje, condiciones meteorológicas, infraestructura turística, vías de comunicación, fecha de reunión e infraestructura de apoyo técnico profesional.

Una parte importante por su importancia e influencia en la logística es el tipo de sede; en el caso de México, existen tres opciones: playa, representado por destinos turísticos con atractivos naturales y recreativos de singular relevancia, como: Puerto Vallarta, Mazatlán, Acapulco, Cancún, Huatulco, los Cabos, Ixtapa, etc., centros urbanos o ciudades del país que cuentan con importante infraestructura para el desarrollo de este tipo de eventos, como: Guadalajara, León, Monterrey, Puebla y México, entre otras. Hay también sedes de desarrollos turísticos especiales para el turismo de reuniones, que cuentan con instalaciones, equipamiento, centro de negocios, tecnología de punta, actividades de esparcimiento y recreativas, etc., indispensables para las actividades fundamentales, ejemplo de ello son: Oaxtepec y Cocoyoc en el estado de Morelos, Mansión Galindo y Hacienda Juríca en Querétaro, entre otros.