Aspectos fundamentales en la logística y la gestión

En los últimos años, el turismo de reuniones, se ha incrementado considerablemente debido a que los eventos, ya sean congresos, conferencias, seminarios, exposiciones, etc., se han convertido en técnicas de trabajo, con las que se pretende resolver alguna problemática, presentar avances científico, técnicos, tecnológicos, descubrimientos o para la discusión e intercambio de ideas.

Para el desarrollo de los eventos turísticos, se requieren de múltiples actividades, que es lo que hace de la logística de eventos el punto neurálgico, en el éxito de los mismos y no se deben escatimar detalles, por mínimos que parezcan, ya que de acuerdo al objetivo y al tipo de actividades, se deben de considerar los servicios, equipos, reservaciones de hospedaje y de alimentos.Se debe de considerar en los servicios de hospedaje: número de habitaciones pagadas para ser ocupadas por noche, localización, clasificación y sus respectivas tarifas. Así como la garantía de disponibilidad de las habitaciones (tratar de evitar que, en caso de sobreventa, los miembros del grupo sean enviados a otros hoteles, 

tal vez de menor categoría).

En la formulación de la logística se aplica el proceso administrativo de los eventos

turísticos, lo que permite definir acciones y actividades, estableciendo tiempos, costos, negociaciones y asignación de tareas, entre otros, esto posibilita una visualización del evento a implementar.

Considerar las horas de entrada y de salida (check in / check-out), extensión del horario de salida sin cargo (long stay), considerando cualquier contingencia, formas de registrar a los miembros del grupo: Individual o con listados proporcionados por el organizador, fecha límite de la reservación: la fecha que el hotel puede liberar las habitaciones y/o los salones para poder venderlas a otras personas u organizaciones sin penalidad para el organizador o el dueño del evento.

En cuanto al espacio ferial o salones es indispensable definir los siguientes aspectos: espacio ferial a requerir, número de salones de eventos a utilizar, las actividades a desarrollar en cada uno y el tiempo en que van a ser ocupados, especificar las condiciones de uso del local, por ejemplo: fuera del horario de servicio, sólo se puede usar para limpieza o almacenamiento temporal del material del dueño del evento, especificar si existen penalidades por terminación prematura del evento o de la ocupación de las habitaciones, si se aplicarán costos adicionales (de cualquier naturaleza), no pagar nada sin que sea debidamente aprobado, tales como comisiones o propinas

En los últimos años, el turismo de reuniones, se ha incrementado considerablemente debido a que los eventos, ya sean congresos, conferencias, seminarios, exposiciones, etc., se han convertido en técnicas de trabajo, con las que se pretende resolver alguna problemática, presentar avances científico, técnicos, tecnológicos, descubrimientos o para la discusión e intercambio de ideas.

Para el desarrollo de los eventos turísticos, se requieren de múltiples actividades, que es lo que hace de la logística de eventos el punto neurálgico, en el éxito de los mismos y no se deben escatimar detalles, por mínimos que parezcan, ya que de acuerdo al objetivo y al tipo de actividades, se deben de considerar los servicios, equipos, reservaciones de hospedaje y de alimentos.Se debe de considerar en los servicios de hospedaje: número de habitaciones pagadas para ser ocupadas por noche, localización, clasificación y sus respectivas tarifas. Así como la garantía de disponibilidad de las habitaciones (tratar de evitar que, en caso de sobreventa, los miembros del grupo sean enviados a otros hoteles, 

tal vez de menor categoría).

En la formulación de la logística se aplica el proceso administrativo de los eventos

turísticos, lo que permite definir acciones y actividades, estableciendo tiempos, costos, negociaciones y asignación de tareas, entre otros, esto posibilita una visualización del evento a implementar.

Considerar las horas de entrada y de salida (check in / check-out), extensión del horario de salida sin cargo (long stay), considerando cualquier contingencia, formas de registrar a los miembros del grupo: Individual o con listados proporcionados por el organizador, fecha límite de la reservación: la fecha que el hotel puede liberar las habitaciones y/o los salones para poder venderlas a otras personas u organizaciones sin penalidad para el organizador o el dueño del evento.

En cuanto al espacio ferial o salones es indispensable definir los siguientes aspectos: espacio ferial a requerir, número de salones de eventos a utilizar, las actividades a desarrollar en cada uno y el tiempo en que van a ser ocupados, especificar las condiciones de uso del local, por ejemplo: fuera del horario de servicio, sólo se puede usar para limpieza o almacenamiento temporal del material del dueño del evento, especificar si existen penalidades por terminación prematura del evento o de la ocupación de las habitaciones, si se aplicarán costos adicionales (de cualquier naturaleza), no pagar nada sin que sea debidamente aprobado, tales como comisiones o propinas