Manual de bienvenida - capital humano

 

El manual de bienvenida también conocido como manual de inducción, es un documento creado por las empresas que apoya a la inducción del nuevo trabajador a la empresa, este manual le presenta al trabajador toda la información relevante de la empresa de manera general, desde su historia, dueños, objetivos, misión, visión, que se pretende como objetivo organizacional, y debe dar respuestas a todas las inquietudes laborales del nuevo trabajador, facilitándole la integración como uno más del equipo. 

 

El período de inducción junto con el Manual de bienvenida o acogida como también se conoce, se han ido introducido paulatinamente en muchas empresas, con resultados muy favorables, permitiendo: 

 Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos colaboradores, 

signos de seriedad y organización y la creencia de valoración del personal. 

 Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa. 

 Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación 

laboral con la empresa. 

 Favorecer la comunicación interna. 

 Favorecer la comunicación social del individuo, al relacionarse correctamente en su entorno laboral. 

Un momento importante es el enfoque que debe tener el manual de bienvenida, por eso hay que prestar especial atención a la definición de su contenido y estructura. 

Lluis Codó en su artículo publicado en el sitio 

GestiónRestaurantes.com en 2011, señala que "hay que 

entender el tipo de información que se desea trasmitir al 

empleado y el nivel de detalle". 

A partir de estas definiciones se elabora el índice de contenidos para después iniciar el proceso de redacción, expresando de forma clara aquellos aspectos que regulan la relación del nuevo empleado con la empresa. 

 

Ahora bien, uno de los cuestionamientos que debemos responder como empresa es ¿cuáles son algunos de los contenidos básicos que ha de contener un manual de bienvenida? Además de la introducción con la bienvenida del presidente o director general que siempre debe estar presente, hay otros temas relevantes que no deberían faltar:

 Presentación de la empresa y de su estructura accionarial, especialmente en las grandes compañías. 

 Características diferenciadoras de la empresa. 

 Misión y Visión de la empresa. 

 Valores y objetivos. 

 Organigrama con fotografías y datos de contacto. 

 Objetivo y funciones de cada uno de los departamentos que componen el 

organigrama. 

 Productos y/o servicios que se ofrecen, sus valores añadidos y lo que los 

diferencia de los productos y/o servicios de la competencia. 

 Recomendaciones sobre conducta, hábitos de higiene e indumentaria. 

 Política laboral: esquemas de pago, horarios, vacaciones, prestaciones, etc. 

 Breve descripción del proceso productivo y/o de servicio y controles de calidad. 

Seguridad alimentaria. 

 Prevención de riesgos laborales, evacuación y planes de emergencia.. 

 Formación. 

 Buzón de ideas y sugerencias. 

 

Una variación sobre este tema del manual de bienvenida, la brinda Lluis Codó (2011), en el artículo mencionado al proponer que un índice habitual del manual de bienvenida para un restaurante considerando la información básica sobre la empresa debe incluir: 

 

 Forma de entender el servicio. 

 La atención telefónica. 

 El tratamiento de las quejas y reclamaciones de los clientes. 

 Los estándares internos (vestimenta, comportamiento y procedimiento 

disciplinario). 

 Política de RRHH que se aplica. 

 La seguridad en el puesto de trabajo. 

 La prevención de incendios. 

 La eficiencia energética. 

 El compromiso con el medio ambiente. 

 

 

De estos ejemplos se desprende que evidentemente tanto el Manual de bienvenida como su índice deben ajustarse a las necesidades específicas de cada empresa. No obstante, el manual debe contener la información que define el estilo de gestión y comunicación de la empresa e incluir toda la información relacionada con aspectos del marco normativo legal. 

Hay que destacar que en la redacción de los contenidos del manual de bienvenida se debe responder a aspectos básicos, tales como: 

 

 Tiene que ser sintético. Toda la información que aparece en el manual debe ser información de valor. 

 De fácil lectura, o sea que el lenguaje utilizado sea comprensible. 

 Que la información tenga veracidad. Toda la información que aparece en el 

manual tiene vinculación contractual entre empleado y empresa. 

 

 

Otro aspecto que es necesario cuidar es el proceso de entrega e implementación del manual de bienvenida. En este sentido, el artículo mencionado de Lluis Codó (2011), señala un conjunto de principios que se deben cumplir y que mencionamos a continuación: 

 

1. Entregar al manual a todos los empleados. Esta entrega puede se empleando 

las diversas herramientas de tecnologías de información de que disponga la 

empresa para comunicarse con sus empleados. 

2. Es recomendable explicar su estructura, la obligatoriedad de que sea leído y 

discutido en caso de que surgieran dudas, y la obligatoriedad de firmar un 

documento entre empresa y empleado conforme se entrega y se recibe dicho 

documento. 

3. Realizar pequeñas reuniones aleatorias en el tiempo, con la finalidad de hablar 

sobre determinados aspectos del manual que queramos mejorar, o sobre 

aquellos que deseemos recalcara por su nivel de importancia. 

4. El manual es el documento al que debemos remitirnos en caso de que 

surgieran divergencias durante la relación empleado-empresa. Por eso es 

importante que el manual sea claro y explícito en todas las cuestiones de orden 

interno. 

5. El manual de bienvenida es un documento que puede ir cambiando a medida 

que aparezcan nuevas necesidades en el entorno empresarial, y que justifiquen 

la necesidad de incorporar nuevos conceptos o variar algunos. 

 

 

El manual de bienvenida puede llegar a ser realmente una herramienta de alto valor en la gestión estratégica de la empresa, su estructuración, redacción y puesta en práctica exige un ejercicio de reflexión sobre la empresa.