Departamento de reservaciones - estructura organizacional

Generalmente el departamento de Reservaciones se encuentra dentro de la estructura organizacional del área de División Cuartos, sin embargo, cada vez es más frecuente encontrarlo como parte del departamento Comercial o Ventas debido a la estrecha relación que se da entre estos dos departamentos. 

 

A continuación se presenta un organigrama del departamento de Reservaciones en donde se puede visualizar que a pesar de que depende directamente de la Gerencia División Cuartos, tiene un estrecho contacto con la Gerencia Comercial

 Mantenerse informado y al día sobre las políticas de ventas fijadas por la 

Dirección, y asegurarse que todo su personal las conozca también. 

 Encargarse de que todas las solicitudes se tramiten el mismo día en que se 

reciben. 

 Firmar toda la correspondencia que salga del departamento y supervisar toda la que llegue. 

 Firmar los documentos contables propios del departamento y supervisor la rutina del encargado de depósitos y comisiones. 

 Mantener el over booking, esto es, la sobreventa de cuartos, dentro de los 

parámetros fijados por la Dirección. 

 Dar seguimiento a las fechas de vencimiento de los depósitos garantía de los 

grupos reservados como "tentativos", para proceder a su cancelación y no tener 

bloqueado el espacio sin necesidad. 

 Informar a los departamentos de Recepción y Servicio a Huéspedes (concierge) sobre la llegada de clientes importantes, para que les proporcionen las atenciones previstas. 

 Verificar con el Departamento de Recepción el movimiento diario de entradas sin reservación (walk-in) y de salidas anticipadas para optimizar la ocupación del hotel esa noche. 

 Elaborar los reportes de disponibilidad y ocupación de cuartos para su envío a la Dirección, contraloría y los diferentes departamentos operativos, para que puedan hacer su planeación en función de la ocupación esperada. 

 Vigilar la producción de los diferentes centros de ventas (en el caso de aquellos hoteles que son operados por cadenas y que tienen oficinas y centrales de 

reservaciones en diferentes partes del país y del mundo), aplicando los controles 

que sean necesarios para mantener la ocupación del hotel al mejor porcentaje y 

mejor tarifa posibles. 

 Llevar el control diario sobre la asistencia, puntualidad y eficiencia de todos los 

empleados del departamento. 

 Mantener una comunicación adecuada con aquellos departamentos que por la 

actividad que desarrollan, necesitan estar en contacto con el de Reservaciones. 

 Supervisar con regularidad los allotments concedidos a las agencias de viajes para monitorear su producción, con el fin de evitar que sobrepasen el número de 

cuartos asignados, o en el caso de que no estén llegando al total de cuartos 

contratados, proceder a la venta de lo no utilizado. 

 Imprimir los diferentes reportes estadísticos que las políticas del hotel indiquen. 

 

Para Ramos y Barrera (2011, p 69), el reservacionista tiene como función principal recibir todas las solicitudes de reservaciones, cambios y cancelaciones de cuartos, correspondientes a clientes individuales, grupos allotments, tramitándolas de acuerdo con el procedimiento fijado por el hotel