Funciones Contralor

Establecer y llevar a la práctica sistemas de control apropiados para medir la eficacia de la actuación financiera de las unidades de la empresa, informando de los resultados al gerente general para que tome las decisiones y acciones correctivas de manera oportuna. Ramos y Barrera (2011 p 62). De acuerdo con la descripción que hace Luckie (2011), las funciones específicas del contralor general son las siguientes: 

 Auxiliar al Director General en cuestiones financieras y administrativas. Su puesto es el de ejecutivo, tiene autoridad para tomar decisiones y su objetivo es vigilar que los costos y gastos del hotel sean mínimos y justificados, dentro de sus 

posibilidades. 

 Una de sus principales responsabilidades es vigilar que los costos y gastos del 

hotel estén perfectamente justificados, dentro de las posibilidades. Esta al cuidado

de los fondos, valores y del control en general. Establecer sistemas y procedimientos de control y registro contable. 

 Establece planes financieros. 

 Interpretar y preparar estados especiales. 

 Supervisar el pago oportuno de impuestos. 

 Gestionar ante las oficinas administrativas todos los asuntos relacionados con 

estas. 

 Asesorar a la gerencia en la toma de decisiones. 

Para el desarrollo de las actividades antes descritas, se requiere de un ejecutivo con los conocimientos necesarios para auxiliar y asesorar al director en los problemas relativos a la administración del negocio. El contador público, por su preparación académica, es la persona idónea para llevar a cabo las tareas de contraloría con la eficiencia esperada. 

Esta área está formada por los siguientes departamentos: contabilidad, auditoría, 

almacén, cajas departamentales y crédito y cobranza. 

Contabilidad Como se mencionó en la unidad I, éste departamento se encarga de verificar todo lo relacionado con el aspecto financiero y contable del hotel, sus funciones son:

 

 Llevar siempre al día los libros oficiales y auxiliares, y preparar los diversos 

estados financieros dentro de las fechas previstas con el fin de poder conocer y 

evaluar los resultados operativos. 

 Preparar el programa mensual de pagos a proveedores, financieras y demás, así como la nómina de los empleados, para poder determinar las necesidades de 

efectivo en cada momento. 

 Pagar oportunamente los impuesto0s, tasas y demás exacciones municipales, 

federales y estatales. 

 Mantener actualizados los diversos seguros contratados con la apertura del hotel, encargándose de cobrar las indemnizaciones que procedan en caso de algún siniestro. (Ramos y Barrera, 2011 pp64 y 65). 

Contador general 

Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que está sujeto este, así como proporcionar la información contable, financiera y fiscal que le sea requerida. Sus funciones son las siguientes: 

 Llevar al día los libros oficiales y auxiliares con todos los registros contables, 

preparar los diversos estados financieros dentro delas fechas previstas y 

determinar los resultados de operación. 

 Preparar el programa mensual de pagos a proveedores, otras operaciones 

financieras y la nómina de los empleados, con el fin de determinar las necesidades de efectivo en cada momento. 

 Estar al tanto de todas las leyes fiscales y municipales, tanto federales como 

estatales, para el oportuno pago de los impuestos, prestando especial atención a 

la correcta aplicación de las tasas de amortización y depreciación. 

 Renovar a su debido tiempo los diversos seguros contratados como cobertura del hotel, encargándose de cobrar las cantidades correspondientes en caso de algún siniestro. 

 Calcular, al fin del ejercicio contable, las utilidades que deben repartirse entre los empleados. 

Subcontador 

Es el encargado de auxiliar al contador general en todos los trabajos que le sean 

encomendados por éste. Entre las funciones que realiza se encuentran las siguientes: 

 Verificar las operaciones aritméticas y los comprobantes correspondientes de los ingresos y egresos habidos en caja. 

 Llevar al día el registro de los diversos pagos a efectuar, preparando los cheques respectivos de acuerdo con la programación de éstos. 

 Realizar periódicamente arqueos de los documentos en poder de los abogados. 

 Controlar las tarjetas auxiliares de los activos fijos, elaborando las pólizas 

correspondientes, para aplicar su depreciación. 

 Comprobar mensualmente si la relación de documentos y cuentas por cobrar 

coincide con el saldo de figura en los registros del departamento de crédito y 

cobranzas. Auditoría  

De acuerdo con la definición de proporciona Di Muro (2012, p. 169), auditoría es: 

"Procesos sistemáticos de aplicación diaria, desarrollados para obtener y evaluar de manera objetiva las actividades económicas vinculadas a la operación y administración del hotel". Dentro de las funciones de auditoría están: 

 Mantenimiento y cierre diario de cuentas (posting). 

 Control de facturación de todos los puntos de venta del hotel. 

 Elaboración de la "mano corriente". 

 Cálculo de índices operativos de gestión. 

 Control de crédito otorgado. 

 Control de tarifas aplicadas. 

 Otras funciones

 Revisar constante la estructura orgánica. 

 Estudiar continuamente las operaciones de la empresa. 

 Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales. 

 Revisar periódicamente el equilibrio de las cargas de trabajo. 

 Verificar los métodos de control. 

Almacén 

Ramos y Barrera (2011) dicen que "el almacén es el responsable de recibir, conservar y distribuir de manera oportuna cualquier mercancía que necesitan las diversas dependencias del hotel para su funcionamiento correcto, ya que éstas últimas no pueden guardar artículos por su cuenta fuera del stock (cantidad fija determinada para cada artículo) asignado en cada caso. Lucky (2011) describe los siguientes puestos:

 

Jefe de almacén 

Es el encargado de controlar toda clase de mercancías que los diversos departamentos requieran y de controlar los máximos y mínimos de dichas mercancías.

 

Entre sus funciones están las siguientes: 

 Verificar el número de pedido, la requisición de compra, remisión o factura. 

 Entregar a contabilidad, compras, alimentos y bebidas, las entradas de almacén del día. 

 Entregar la relación de requisiciones de salidas del almacén de alimentos y 

bebidas a control de alimentos y bebidas. 

 Verificar las existencias en el almacén por períodos de cuatro a siete días. 

 Elaborar inventarios mensuales por departamento y entregarlos a contabilidad. 

 Controlar al personal a su cargo. 

Recepcionista de almacén 

Es aquel que recibe las entregas de mercancías que hacen los proveedores. Las 

funciones que realiza son las siguientes: 

 Comprobar si la mercancía recibida corresponde en calidad, precio y peso, a la 

que figura en la nota de entrega. 

 Avisar al jefe de cocina para que compruebe la calidad y estado de aquellos 

géneros que han de pasar directamente a la cocina, tales como carnes frescas, 

aves, pescados, verduras y helados. 

 Sellar y firmar debidamente la nota de entrega del proveedor, entregándole a éste último la copia y quedándose con el original. 

 Elaborar, con los datos que figuran en las notas de entrega los comprobantes de entrada y distribuir las copias a los departamentos correspondientes.

Auxiliar del jefe de almacén 

Es el encargado de ayudar en el acomodo de las mercancías recibidas durante el día, así como en el despacho de éstas, mediante requisiciones al almacén formuladas por los departamentos productivos y de servicio. Entre sus funciones están las siguientes:

 

 Surtir las requisiciones de las cocinas y bares, dar movimiento de salida a las 

botellas solicitadas con requisición. 

 Recibir la mercancía verificando que todas las botellas tengan marbete. 

 Acomodar la mercancía recibida. 

 Dar entrada a la relación de alimentos y bebidas, por medio del reporte diario dela recepción de mercancías. 

 Verificar físicamente las existencias. 

 Practicar inventarios físicos mensuales de alimentos y bebidas. 

Cajas departamentales 

"Responsable del control de los alimentos y bebidas que se venden a los clientes, 

asegurando que se elaboren los cheques de consumo y que éstos sean debidamente pagados o cargados a las cuentas de los clientes" Ramos y Barrera (2011 p. 63).

 

Crédito y Cobranzas 

"Se encarga de autorizar los pagos diferidos de servicios prestados por el hotel a sus clientes y de recuperar, en los plazos previstos, su importe correspondiente. en la mayoría de los hoteles sólo se concede crédito a determinadas agencias y a clientes muy especiales" Ramos y Barrera (2011 p. 64) 

Gerente de crédito y cobranzas 

En general sus funciones no presentan rasgos característicos del ramo hotelero, sino que son similares a las de cualquier negocio, por lo que no se considera necesario ahondar en el puesto. Algunas de sus funciones son las siguientes. 

 Supervisar cobros a clientes 

 Custodiar cuentas y documentos por cobrar 

 Enviar correspondencia de cobro a los clientes. 

 Controlar las tarjetas de crédito. 

 Controlar los cupones de agencias. 

 Supervisar a los cobradores. 

 Formular estados de antigüedad de saldos. 

 Supervisar archivos.