Estructura organizacional - gestión de alojamiento

Con relación a la planeación, se considera una prioridad planear a largo plazo, sobre 

todo cuando se consideran las ventas para grupos y convenciones, debido a que cuando 

se trabaja con éste segmento de mercado se organizan actividades con un margen de 

tiempo amplio, por lo tanto, es conveniente anticiparse para lograr ser considerados 

dentro del mercado como primera opción. Usualmente, el departamento de ventas busca 

el contacto con los organizadores del evento para saber cuándo estarán en la etapa de 

revisión y llegar con su propuesta en el momento oportuno. 

 

Muchas organizaciones crean comités de planeación para la realización de futuras 

convenciones, ellos determinan el sitio y las características del siguiente evento; es así 

como el personal de Ventas puede participar en las convenciones de mayor importancia 

que se llevan a cabo durante el año, para familiarizarse con el tipo de función y 

actividades conducidas en la convención y que serán requeridas, de tal forma que logren 

anticiparse a las necesidades del cliente al momento de promover sus servicios para el 

siguiente evento. 

 

Con respecto a los incentivos a grupos, existen empresas que realizan programas de incentivos para motivar a su personal al logro de sus metas y objetivos. Éstos pueden ser incentivos motivacionales: vacaciones, comisiones o compensaciones extras o incentivos laborales: condiciones de contratación muy ventajoso para el personal, un entrenamiento adecuado y la posibilidad de hacer carrera dentro de la empresa. 

 

En lo que se refiere a los registros, toda la información que se obtiene tanto de las actividades realizadas por el departamento de marketing como el de ventas debe quedar registrada para uso futuro de las mismas. Las actividades del vendedor individual deben ser supervisadas y registradas. Esto se logra mediante la preparación de informes de visita y hojas de reservación para grupos. En el informe de visita a un cliente potencial se registran los datos. En la hoja de reservación para grupos se anotan los detalles de una venta potencial, trátese de una solicitud, una tentativa o el cierre de la venta. Estas dos formas se preparan con copias para permitir su seguimiento o para informar a los 

interesados acerca de la visita a un cliente o la reservación para un grupo. 

 

Cuando va a llegar un grupo al hotel el departamento de Ventas asigna un Coordinador de Grupos y Convenciones, que tiene como función trabajar estrechamente con el dirigente o dirigentes del grupo (tour líder); procurando que todo aquello que fue acordado como parte del servicio se cumpla de principio a fin. El Coordinador de grupos generalmente, es requerido para resolver problemas, suavizar a huéspedes exaltados y atender emergencias; así mismo, es prioritario que se encuentre disponible todo el tiempo que el grupo se encuentre en casa.