Un hotel que ofrece servicios de eventos y banquetes debe determinar sus alcances y limitaciones en función a su capacidad (aforo) y la magnitud del evento, para cubrir necesidades que los clientes solicitan el día de su evento.
Deberá estar preparado para cubrir el evento con el recurso humano que estará a cargo del servicio, el mobiliario y equipo para montajes y banquetes, elementos para la decoración, además es necesario prever todas las necesidades del evento.
Un factor importante en la operación de un evento, es contar con la información
completa de los salones con los que cuenta el hotel, la capacidad varía de acuerdo al montaje solicitado para cada evento.
La capacidad de un salón, varía de acuerdo al montaje, ya que el mobiliario y el
acomodo son diferentes. Se consideran que la medida estándar de las sillas es de 50 centímetros y los espacios para circulación de gente generalmente es de 1 metro hacía los lados para facilitar la movilidad durante el evento.
Cada hotel maneja un manual de eventos y banquetes que integra la información
completa de los servicios ofertados desde menús, políticas y procedimientos, hasta las características del mobiliario para cada montaje, capacidades de salones con medidas (de acuerdo al montaje) y fotos de eventos ya realizados.
A continuación se presentan los cuatro factores que se deberá considerar para el éxito del evento.
a) Salones: El salón es un elemento primordial ya que deberá cubrir con los
requerimientos del evento, se deberá entender las necesidades del cliente para
determinar el montaje. Como ya lo hemos visto la capacidad de los salones varía
en función tipo de montaje, es recomendable contar con mamparas que son
paredes portátiles para realizar montajes en función al número de participantes,
este equipo es muy conveniente ya que podemos aprovechar espacios
simultáneamente.
Los vendedores de banquetes dependen del Área de Ventas y realizan la labor
de negociación del evento con el cliente, ellos acuerdan los requerimientos para
el evento.
El montaje es la parte más importante en los eventos, el elegir el montaje
adecuado será la clave del éxito de la reunión por lo que el vendedor deberá
mostrarle al cliente todas las opciones dependiendo del evento a realizar para
que elija la mejor y el día del evento, no exista alguna inconformidad, ya que el
montar un salón requiere de tiempo y movilización de gente.
El Gerente de Banquete es el responsable del éxito de un evento, este recibe la
orden de evento con todos los requerimientos para su organización. La orden de
evento contiene toda la información necesaria para prever la operación:
Responsable por parte del hotel: nombre del Ejecutivo de ventas quien
elabora el documento. Ejecutivo de Ventas
Nombre del cliente organizador: persona que solicita los servicios y el
responsable de toma de decisiones en el evento además de cerrar y
pagar la cuenta.
Fecha del evento: Se menciona el día, mes y año del evento.
Número de personas esperadas.
Hora de inicio del evento: ejemplo 12:20 pm
Hora de finalización del evento: ejemplo 10:00 pm
Especificar hora que se requiere el montaje terminado: Una hora antes de
iniciar el evento deberá ser terminado el montaje.
Croquis del montaje utilizado en el evento.
Especificaciones de la decoración y color.
Menú con descripción de platillos.
Indicaciones para departamentos involucrados.
En el subtema de controles de eventos explicaremos ampliamente el
formato de Orden de evento
b) Equipo tecnológico: en la actualidad el manejo de la tecnología es
indispensable en el desarrollo de un evento. Se requiere equipo de sonido y/o
pantallas audiovisuales para realizar presentaciones a los asistentes. Un factor
importante, pues representa un ingreso económico, es la renta de equipos de
audio y sonido, este servicio puede ofrecerse directamente por parte del hotel o
puede otorgarse a través de una concesión a una empresa externa al hotel.
Otro factor muy conveniente, especialmente para la realización de reuniones
ejecutivas, es contar con conexión inalámbrica de internet facilitando la
comunicación a clientes de negocios.
c) Mobiliario y Equipo: El mobiliario y equipo que se utilizará durante el evento es
un factor importante que se deberá acordar con el cliente. Informar al cliente las
características del mobiliario con que se cuenta como mesas, sillas, mantelería
entre otros para favorecer la decoración.
En este punto se elegirá la mantelería, colores y loza que se utilizará durante el
evento. Por ejemplo durante un banquete, se deberá obtener información que
está celebrando el cliente y los colores que deberán ser utilizados, en caso de
XV años el color es determinado por el cliente y se deberá alinear la decoración
en función a este color, también es preciso mostrar imágenes de eventos
pasados para asegurar la información, recuerda que un evento está determinado
por el tiempo y al llegar los invitados no se podrá realizar cambios.
d) Personal: La mayoría de los hoteles ofrecen la alternativa de brindar el servicio
de eventos, por lo cual requerimos de personal altamente capacitado. Se
requiere tener una brigada de personal para el servicio de eventos, es decir un
grupo conformado que estarán a cargo de dar el servicio en eventos desde el
montaje, preparación previa al servicio y servir los alimentos y bebidas. El
número de eventos en el año puede ser muy variable y en ocasiones la brigada
del hotel no es suficiente, en estos casos se recurre al servicio de externos, para
este servicio los hoteles se apoyan en sindicatos y el pago a estos meseros es
exclusivamente por el evento
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