Gerente de Banquetes: Es el responsable del manejo de operación de un
evento de acuerdo a las solicitudes realizadas por el cliente. Cuida el
servicio y coordina que su equipo de trabajo cumpla la orden de evento,
también, planifica horarios y fechas de eventos en el Chart de grupos
(calendario de eventos) e informa al Maître y capitanes los acuerdos.
Maître: Reporta al Gerente de Banquetes, es el responsable de verificar
que el servicio otorgado durante la operación del evento se efectúe de
acuerdo a los procedimientos estandarizados. Planificar los horarios y
fechas de eventos, así como determinará plan de montaje y servicio, según
los requerimientos marcados en la orden de servicio para asignar el
personal.
Jefe de montaje: Responsable de coordinar el montaje y distribución de las
mesas en función a la solicitud del cliente, misma que recibirá a través de la
orden de evento. Entre sus funciones está planificar las fechas y horarios
de eventos, programar montajes de acuerdo a los eventos solicitados
semanalmente, así como vigilar las actividades y cuidar fechas y horarios
de entrega.
Capitán de Banquetes: Responsable de verificar la calidad, supervisando
el servicio que se ofrece durante los eventos solicitados con cortesía y
rapidez de acuerdo a lo establecido. Reporta directamente al Maître y
coordina junto con el jefe de banquetes el personal requerido para cada
banquete.
Meseros: Es el responsable de dar servicio a la mesa, atendiendo a
solicitudes del comensal dando continuidad y cuidando los detalles durante
el evento. Proporciona un servicio considerando lo solicitado para el evento,
así como los procedimientos y políticas determinados por el hotel.
Ayudante de Banquetes: Es el responsable de auxiliar al mesero en
tareas rotativas para anticipar lo necesario e iniciar la operación con
continuidad evitando un servicio retrasado. Entre sus funciones
encontramos: surtir y preparar la estación que le corresponde previa al
servicio, llevar alimentos y bebidas de la cocina y bar (respectivamente) a
la mesa del comensal de acuerdo al menú establecido para cada evento,
retirar el equipo sucio que el mesero ha colocado en mesas auxiliares o
tijeras.
) Servicio de alimentos y bebidas: El chef ejecutivo del hotel confecciona el
menú destinado a cada evento. En ocasiones, se destina una cocina a la
producción de alimentos de los eventos, previendo la elaboración de banquetes
para muchas personal, además la cocina deberá tener fácil acceso a los salones
del hotel.
El departamento debe planear una gran variedad y diferentes opciones de servicios de alimentos y bebidas, recuerda cada evento tiene un propósito distinto y los servicios requeridos no son siempre los mismos, esto dependerá de los gustos y necesidades de cada cliente. A continuación se presentan los servicios más comunes que se ofrecen para distintos eventos:
Dentro de un hotel, el Departamento de banquetes será el responsable de la
organización de diferentes tipos de eventos tales como: cócteles, bodas, graduaciones, cenas, comidas, desayunos, conferencias, seminarios entre otros, ya sean de carácter social o empresarial.
El término banquetes se emplea para cubrir el servicio de reuniones especiales en un establecimiento y se organizan en salones destinados para este tipo de eventos (Morfín, 2006). De esta forma se ponen a disposición del cliente los salones, la infraestructura del hotel, su material, equipo y sobre todo, el conocimiento y la experiencia del personal, tanto administrativo como operacional, en este tipo de eventos se deberán garantizar un desarrollo impecable.
Existen hoteles de ciudad que tienen una gran demanda de organización de eventos locales y también reciben clientes del segmento de negocio que son empresas interesadas en llevar a cabo reuniones de trabajo de sus empleado y solicitan la realización de sesiones de trabajo, conferencias y actividades relacionadas.
Ambos mercados son importantes por ser clientes potenciales para el hotel. Los eventos de grupos y banquetes representan una gran exigencia y responsabilidad tanto para los encargados de vender los eventos como para el departamento encargado de operarlos, ambos deberán mantener comunicación constante.
En la mayoría de los hoteles dividen el departamento en ventas locales y ventas grupos mientras otros los unifican en función a que tiene menor demanda. Ambos
departamentos reportan resultados a la Dirección de Ventas. A continuación revisarás los procedimientos para el servicio.
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