Procedimientos de atención de eventos y banquetes

Como hemos visto anteriormente un evento requiere de personal especializado para llevarse a cabo con éxito, debido a esto es necesario planearlo y organizarlo 

adecuadamente para no pasar por alto ningún detalle importante. 

Un cliente-organizador que desea llevar a cabo un evento o celebración dentro de un hotel, tiene que acudir en primera instancia a la Gerencia de Ventas, allí un ejecutivo le proporcionará la información relacionada con los servicios que se le puede ofrecer de acuerdo a sus necesidades. 

Para ayudarlo, el ejecutivo le solicita el propósito o la finalidad del evento, la magnitud del mismo, la duración, la fecha y los servicios que requiere. 

Una vez identificadas las necesidades del cliente- organizador se empieza el proceso de planeación y contratación del evento. Regularmente los hoteles cuentan con catálogos que contienen paquetes bien estructurados para cualquier tipo de evento, lo que hace más funcional su labor. 

Por lo que: 

 Considerando el propósito y la magnitud del evento: el ejecutivo le ofrece los 

paquetes para llevarlo a cabo que incluyen: los salones del hotel más adecuados 

para realizarlos, el tipo de montaje que se sugiere, los servicios que le incluye, 

los distintos tipos de menú y bebidas que se le pueden ofrecer, el equipo que se 

le proporcionaría, etc. 

 Se elabora un presupuesto tentativo, para ser analizado por el cliente. 

 Se le dan a conocer las condiciones del contrato con base en las políticas del 

hotel. 

 Se recibe el primer depósito de "garantía". 

 La Gerencia de ventas conjuntamente con la Gerencia de Alimentos y Bebidas y el Gerente de Banquetes elaboran un plan de trabajo específico para el 

desarrollo del evento. 

 El Plan de trabajo incluye: 

1. El objetivo del evento 

2. El paquete seleccionado 

3. Los aspectos particulares del evento (que no incluye el paquete) 

4. Número y características de los invitados o asistentes. 

5. Acondicionamiento y equipamiento del salón en donde se va a llevar a 

cabo el evento. 

6. La fecha y horario del evento. 

7. Los servicios que incluye (tipo de menú, tipo de bebidas, souvenirs, etc) 

 El Gerente de Banquetes junto con su equipo de trabajo prepara: 

 1.- El salón de banquetes en donde se realizará el evento. 

 2.- El tipo de montaje seleccionado por el cliente-organizador. 

 3.- Coordina con la cocina, el menú seleccionado, prevén las provisiones que 

se van a necesitar para preparar los platillos que se van a servir, la secuencia 

del servicio que se dará de acuerdo a lo estipulado por el cliente. 

 4.- Se prevé el abastecimiento de las bebidas. 

 5.- Se revisa la cantidad de personal que se tiene disponible para 

proporcionar el servicio en el evento, para coordinar el evento y para la 

seguridad del mismo, en caso de que haga falta se solicita a recursos humanos 

la contratación del mismo. 

 6.-A solicitud del cliente-organizador se imprime y se coloca en las mesas el 

menú que será servido en caso del montaje de banquete, en el caso de Buffet se 

imprime el nombre de cada platillo con el fin de que los invitados identifiquen lo 

que se les está ofreciendo. 

 7.- Se hace la solicitud al departamento de mantenimiento del equipo técnico 

o audiovisual que se va requerir. 

 8.- Hace la contratación del o de los grupos musicales que amenizarán el 

evento (según sea el caso). 

 9.- Por lo menos un día antes del evento, el Gerente de banquetes envía a 

todos los departamentos interesados del hotel la información relacionada con el 

evento, con el fin de que controlen el acceso y orienten a los invitados: Personal 

del estacionamiento, bell boys, recepción, seguridad, teléfonos. 

 10.- Se aplica la logística del evento que se tiene prevista. 

 11.- Se proporciona el servicio conforme lo planeado. 

 12.- Al término del evento el Gerente de Banquetes se reúne con todo su 

personal para conocer los resultados del evento, así como algunos 

contratiempos que se hayan presentado, para revisarlos y que no se vuelvan a 

presentar.