Controles y formatos para eventos

Una vez recibida la información, se deberá informar y asignar funciones para el 

desarrollo de la operación del evento. 

1. El ejecutivo de ventas elaborará un formato llamado "orden de eventos" 

mismo que entregará al Gerente de Banquetes. Este es un documento 

donde se detalla los requerimientos del servicio y va dirigido a los 

departamentos involucrados. 

2. El Gerente de Banquetes calendariza el evento en un chart de eventos 

que es un control donde se anotarán los eventos ó banquetes a realizar 

por fecha y hora, este control se puede llevar de manera manual o por 

computadora. 

3. Se convoca una junta con el Maître que es el responsable del plan de 

montaje y servicio de los eventos, también participa el Chef Ejecutivo, 

responsable de la cocina, para comentar la orden del evento y aclarar 

todas las especificaciones solicitadas por el cliente. 

Orden del Evento 

Este documento es elaborado por el ejecutivo de ventas, debido a la importancia el Gerente de Banquetes participa directamente en la planeación, incluso acuerda directamente con el cliente y el ejecutivo de ventas con la finalidad de asegurar el éxito. 

 El ejecutivo de ventas es la responsable de entregar la orden de evento a 

departamentos involucrados (algunos departamentos por su naturaleza operativa es preferible entregar copia con acuse de recibido) el chef tendrá la orden y en el caso del Maître existe la posibilidad de que la persona que ocupa la posición sea operativa (no cuente con equipo de cómputo etc.). En algunos hoteles se envía dicho documento vía correo electrónico. 

Los departamentos involucrados en los eventos y que deben tener la información son: 

Maître: Encargado del servicio del evento, distribuir funciones a su personal para 

realizar el montaje y preparar a la brigada de meseros y ayudantes que estarán durante el servicio. 

Ama de llave: Para solicitud de limpieza del área y preparación de blancos que se 

utilizarán durante el evento.   Mantenimiento: solicitud de instalación de equipo de sonido, verificar luz y aire acondicionado. 

Auditoria Nocturna: Para que abra el folio de la cuenta maestra en el sistema hotelero que maneje el hotel. En ella, se deberán integrar todos los consumos y servicios que se le den al cliente. 

Bares: Prepara el servicio de bebidas durante el evento, determinar las bebidas que se servirán de acuerdo a la solicitud. 

Cocina: Solicitud de platillos de acuerdo al menú que se estará sirviendo, así mismo se realizan solicitudes específicas ejemplo forma del pastel, color, etc. 

Recepción: Departamento que debe estar enterado del evento para realizar los cargos a la cuenta maestra por el evento. 

Seguridad: Para que tenga la información del evento y vigile las entradas de personas externas al hotel. 

Chief Steward: Para que coordine los stewards que estarán a cargo del lavado del equipo de cocina. 

Concierge: Para que tenga conocimiento de los VIP´S del grupo, hacer llegar las 

amenidades (carta, regalo de bienvenida), de información del salón a los invitados o participantes y pueda manejar la información del evento. 

Para el éxito de un evento realizado en un hotel, es determinante mantener una 

adecuada comunicación entre los departamentos que específicamente son 

responsables de tareas que contribuyen en el resultado. Ningún departamento de un hotel trabaja de forma individual sin embargo para la realización de un evento, la contribución integral de cada departamento es más notoria debido a que los resultados se evidencian de forma específica, lamentablemente una falta de comunicación afecta la imagen del hotel.