Proceso hacia la integración de equipos de trabajo

Como vimos con anterioridad, para desarrollar una labor eficaz y eficiente, un equipo de trabajo debe tener claramente establecidos los objetivos que tratará de alcanzar y conocer a detalle los pasos a seguir. Adicional a este requisito, el equipo debe conocer sus responsabilidades y limitaciones en cuanto al trabajo a realizar.

Por otra parte, un equipo de trabajo es una pequeña organización a la cual hay que proporcionarle la cantidad de recursos humanos, materiales y técnicos que requiera. Se procura que dependiendo de la importancia del trabajo que se tiene que realizar, el equipo se encuentre físicamente lo más separado del resto del personal.

Cabe mencionar que no existe una cantidad ideal de individuos para integrar un equipo, aunque normalmente se considera que no deben ser más de cuatro o cinco personas de diferentes niveles y que deben de pertenecer a los departamentos involucrados o afectados en las tareas que se van a realizar. Así mismo, los integrantes del equipo deben tener el criterio suficientemente comprobado para tomar decisiones adecuadas en base a sus experiencias y conocimientos laborales, ya que las resoluciones que tomarán afectarán muchas veces a gran parte de la organización.


Por último, una vez definidos los objetivos del equipo de trabajo y satisfechas las necesidades de recursos, el siguiente paso para el equipo será analizar y evaluar las estrategias a desarrollar para alcanzar las metas y establecer los medios de control para evaluar los resultados finales.

Así mismo, existe una gran diversidad de tipos de equipos de trabajo dependiendo del enfoque y de las tareas que vayan a realizar.  A continuación se describe:

Equipos de trabajo intradepartamentales.- Se refiere a equipos que se integran para solucionar problemas laborales dentro de un departamento que afectan alguna o algunas de  sus operaciones cotidianas. Este tipo de equipos es muy común en las empresas y presenta la ventaja de que son los mismos individuos pertenecientes a un área de la compañía los que son seleccionados para realizar determinada tarea. Presupone que al trabajar en ese departamento cuentan con los conocimientos suficientes para alcanzar los objetivos establecidos por el equipo. Sin embargo, presenta la desventaja que si los resultados obtenidos por el equipo no son los esperados, serán sus mismos compañeros del departamento los que criticarán su mal desempeño.

Equipos de trabajo interdepartamentales.- Se refiere a equipos que se integran para solucionar problemas laborales que afectan alguna o algunas de las operaciones cotidianas de dos o más departamentos. Al igual que el caso anterior, este tipo de equipos es muy común y tiene son los mismos individuos pertenecientes a esas áreas de la compañía los que son seleccionados para realizar determinada tarea. También presupone que sus integrantes cuentan con los conocimientos técnicos suficientes para alcanzar los objetivos establecidos por el equipo.
Su desventaja es que muchas veces entre los departamentos involucrados existen problemas estructurales de causa y efecto y, por consecuencia, en ocasiones no se logran obtener los resultados deseados.


Por ejemplo, imagina que en determinada empresa, se presenta una rivalidad simultánea entre las áreas de producción, ventas y finanzas y normalmente se origina el siguiente problema: el personal de ventas siempre menciona que no logra alcanzar las ventas pronosticadas porque el área de producción no le entrega a tiempo los productos terminados. A su vez, el área de producción arguye que no tiene el producto a tiempo porque no pudo adquirir la materia prima con la antelación debida porque el área de finanzas no le proporcionó los recursos para adquirirla con la anticipación. Entonces, el área de finanzas señala que no tiene recursos porque no hay ventas y, por lo tanto, no tiene ingresos para comprar la materia prima. Al final, esta situación se convierte en un círculo vicioso provocando una actitud tensa y poco colaborativa del personal de los tres departamentos. Dependiendo de la magnitud del trabajo a realizar y con objeto de limar estas asperezas, muchas veces se busca la colaboración de un agente de cambio enfocado a suavizar las posiciones encontradas de las partes.

Equipos de trabajo locales.- Se refiere a los equipos que trabajan en una sola ubicación física y no tienen la necesidad de estarse transportando continuamente.

Equipos de trabajo nacional o internacional.- Se refiere a las ocasiones en que varios equipos tienen que trabajar simultáneamente y algunos de estos equipos o sus integrantes se encuentran en diferentes ciudades o países. Esta forma de trabajar es muy común en empresas grandes y presenta los siguientes problemas:

Ideología.- Aunque se piensa que por tratarse de individuos que trabajan en una misma empresa no deben existir problemas sobre la forma de trabajar o de pensar, en la práctica esta premisa no es muy exacta, ya que aunque los individuos conozcan bien los sistemas de trabajo de una empresa, en la realidad todas las personas somos diferentes. Habría que considerar que si en una empresa ubicada en cierto país hay problemas de pensamiento entre los empleados, con mayor razón si se trata de individuos que radican en otros países.
Situaciones de diferencias de horarios.- Afortunadamente, con los sistemas de comunicación actuales, como el internet, videoconferencias, etc. estos problemas se han podido minimizar. Sin embargo, no deja de considerársele como un inconveniente.

Equipos de trabajo unidisciplinarios.- Se refiere a equipos cuyos integrantes tienen teóricamenente los mismos conocimientos sobre la materia objeto del trabajo. Por lo mismo, se podría pensar que los resultados deberían ser altamente satisfactorios. Sin embargo, presenta problemas sobre la lucha interna entre sus miembros sobre cuáles están mejor capacitados en determinado tema y, en ocasiones, su productividad no es la esperada. En última instancia, estos equipos pueden ser muy eficaces pero no eficientes.

Equipos de trabajo multidisciplinarios.- Se trata de equipos integrados por individuos de varias disciplinas. Al contrario de los equipos unidisciplinarios, al contarse con una amplia gama de conocimientos se obtienen tormentas de ideas más objetivas y diversas opiniones sobre los temas a tocar. Es un tipo de equipos de trabajo muy requerido en la actualidad y su eficiencia está altamente comprobada.

Por último, cabe mencionar que en la práctica se pueden presentar una o varias combinaciones de estos tipos de equipos de trabajo de manera simultánea. Por ejemplo, la integración de un equipo de trabajo integrado por abogados, contadores y financieros (equipo multidisciplinario) que se combina con otro equipo compuesto por ingenieros civiles (equipo intradepartamental) para definir las estrategias para conseguir recursos en el extranjero para financiar la construcción de un hotel.