Los factores decisivos en la operación del departamento son la identificación de los tipos de mantenimiento existentes como son el preventivo y correctivo. A continuación, analiza las caracteristicas de cada tipo de mantenimiento y sus procedimientos de operación.
Control de mantenimiento preventivo
En el Departamento de Mantenimiento no existe la excepción sobre anticiparse a las necesidades, ya que el mantenimiento preventivo, permite que no haya fallas en instalaciones, equipo y maquinaria del hotel. Cabe señalar que este tipo de mantenimiento requiere planearse con anticipación en el programa de mantenimiento anual, ya que permitirá de esta manera llevar un orden tanto de los trabajos como de gastos originados por el mantenimiento. Recordemos que el objetivo de llevar un mantenimiento preventivo es evitar un gasto mayor y hacer mas duradera su vida útil en el hotel.
El mantenimiento preventivo se realiza al equipo de forma periódica llevando un control sobre su estado para evitar reparaciones urgentes, lo cual generalmente ocasiona pérdidas a la empresa y malestares al huésped ( Baez, 2009).
Es recomendable prever en el programa de mantenimiento anual las revisiones y servicio de mantenimiento periódicamente, así se evitarán imprevistos que traerán por ejemplo, fallas a transformadores, cisternas, tuberías, baños, alberca, sistema de aires acondicionadores, caldera, jardines, equipo de cocina, programación de fumigaciones, instalaciones de gas, electricidad y agua.
A través de la aplicación de un mantenimiento preventivo en áreas, equipos e
instalciones del hotel se llevará una relación en orden y por escrito de los trabajos que se les realizarán de forma periódica, estas acciones se encuentran consideradas en el programa de mantenimiento propuesto por cada hotel.
A continuación se mencionan los pasos recomendados para su cumplimiento:
Enlistar todo el equipo e instalaciones que requieran inspección para evitar
imperfectos repentinos, ejemplo: motores, estufas, alberca, equipo contra incendio, aire acondicionado, planta de emergencia, entre otros.
Levantar un inventario y numerarlos.
Preparar un reporte para cada equipo o área, a través de tarjetas con todos los datos relacionados con el equipo o instalación:
Nombre de la pieza.
Número de serie del equipo para llevar el control de la pieza exacta.
Ubicación del equipo en el hotel.
Reporte del estado en que se encuentra e indicar que partes se debe
revisar.
Fecha de revisiones periódicas.
Vencimiento de garantía.
Considerar la periodicidad de la revisión, es decir con qué frecuencia deberá de revisarse (quincenal, mensual, semanal ó diaria).
Con lo anterior evitaremos fallas desagradables en el funcionamiento del equipo e instalaciones, además se reducen costos de reparación al tener revisiones periódicas que requieran mayor inversión, por ejemplo, las máquinas de lavadoras de ropa requieren limpieza y lubricación 2 veces al año, al no recibir este mantenimiento preventivo, el equipo seguirá trabajando y la falta de lubricación en su motor podría originar un problema mayor al requerir reemplazo de piezas.
Es el mismo caso cuando se habla de trabajos correctivos en el edificio, la falta de pintura podría originar otros problemas como desgaste de la pintura o humedad en las paredes, lo que dará una mala imagen, se busca en todo momento mantener áreas, equipos y maquinaria en condiciones óptimas, tanto en materia de mantenimiento como de seguridad.
Programación de trabajos de mantenimiento preventivo
Es importante contar con una programación diaria de los trabajos que deberán ser realizados por el personal del departamento, de esta forma se observan los avances de los trabajos realizados por los trabajadores responsables y se monitorea los avances de los mismos.
Para dar un adecuado seguimiento al programa de trabajos de mantenimiento preventivo, es recomendable la elaboración de tablas en un lugar visible donde todos los trabajadores vean, deberá incluir los nombres de los trabajadores del departamento, en este formato se registran los trabajos preventivos que cada uno de ellos realicen, así como trabajos por realizar en áreas, maquinaria y equipo.
TABLERO PARA PROGRAMACIÓN DIARIA DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO.
Se colocan diariamente los procesos de trabajos de mantenimiento preventivo de cada trabajador, de esta forma se lleva un control del programa de mantenimiento preventivo
Definitivamente, el mantenimiento preventivo en el hotel representan una planeación que trae mayores beneficios, primero porque los costos de inversión son menores al mantener en buen estado y prolongar la vida de equipos, maquinaria e instalaciones del hotel y segundo porque operativamente hablando evita contratiempos que se presentan inesperadamente con las fallas durante el servicio y restando calidad en el servicio.
Aún sabiendo todo esto, en ocasiones esta fuera de control la presencia de trabajos de mantenimiento correctivo que inesperadamente aparecen con fallas que requieren una solución rápida y efectiva.
A continuación conoceremos sobre el origen de los trabajos que requieren un
mantenimiento correctivo.
Control del mantenimiento correctivo
Aunque se busca en todo momento evitar fallas repentinas que afecten la operación del hotel, en muchas ocasiones se encuentran fuera de control, por ejemplo podría originarse alguna falla en un equipo de nueva adquisición por tener defectos de fabricación.
Otros casos tambien señalan que la falta de un mantenimiento preventivo, originan el mantenimiento correctivo, sin embargo sea cual sea el origen del problemas, lo importante, es saber manejar la situación y dar solución tan pronto se reciba un reporte de mantenimiento.
El objetivo del mantenimiento correctivo es reparar desperfectos mayores, que afecte la marcha de instalaciones o los sistemas y equipos hoteleros, generalmente por consecuencia de problemas originados por falta de mantenimineto preventivo.
Esto también es causado por el tiempo de vida del equipo e instalaciones o por accidentes (Ramírez, 2005). Aunque en el programa de mantenimiento se prevé el cuidado de equipo e instalaciones a través de un mantenimiento preventivo, están fuera de control los imperfectos repentinos que requieren reparación correctiva inmediata, cada hotel deberá llevar el procedimiento para dar solución de forma rápida y adecuada a los reportes recibidos de diversas áreas del hotel.
El procedimiento que se aplica para dar seguimiento al reporte de mantenimiento
correctivo en equipos o instalación del hotel es a través de una "orden de trabajo o reparación urgente " donde el departamento solicitante la elabora por escrito y se la envía a Mantenimiento (Báez,2009).
Una vez recibido el reporte, el supervisor canaliza el reporte al encargado del área y entrega la copia de la solicitud, después ya finalizado, el trabajador del área reporta al supervisor para que informe a la persona que solicitó el trabajo .Es importante notificar a la persona que solicitó la reparación en caso de tomar un largo periodo la falla
Aunque los reportes de los huéspedes son realizados vía telefónica desde la habitación a través de las operadoras de teléfonos, ama de llaves, recepción ó concierge, la secretaria de mantenimiento lleva un control de los reportes realizados en una biáacora de reportes de huéspedes (Báez, 2009) donde se concentran la siguiente información:
Nombre de la persona que reporta y el departamento
Hora del reporte
Persona asignada en arreglar la reparación
Hora de finalizar reporte
En caso de que la reparación tome un periodo largo de tiempo, se deberá informar a la persona que realizó el reporte y tomar la descisión de cambiar huésped a una habitación sin problemas.
Mantenimiento externo contratado
Existen maquinarias y equipos dentro del hotel que requieren mantenimiento
especializado de manera periódica, por lo que no se contrata personal fijo, ya que esto subiría nuestros gastos por nómina, por lo que la opción es recurrir a servicios externos de empresas especializadas, se firman contratos o igualas (contratos en los cuales se paga una cantidad mensual para que la empresa experta de mantenimiento a determinados equipos). El gerente de mantenimiento deberá supervisar directamente el trabajo de los contratistas (Ramírez, 2005).
Algunas áreas y equipos en las que se puede requerir mantenimiento externo al hotel son:
a) Elevadores
b) Fumigación
c) Aire acondicionado
d) Antena parabólica
e) Subestación electrica
f) Calderas
g) Conmutador telefónico
h) Vehículos del hotel
Es muy importante determinar en los contratos celebrados las características del servicio, así como llevar un control de cada empresa externa, siempre verificando la calidad en la mano de obra, materiales utilizados, tiempos de realización y las garantías que apliquen en cada situación (Ramírez, 2005).
Otros programas del Departamento de Mantenimiento
Además de los programas de mantenimiento antes mencionados, enfocados a mantener el funcionamiento adecuado en todas las áreas, mobiliarios, maquinarias y equipos del hotel, también el Departamento de Mantenimiento busca hacer más eficientes los resultados de las áreas de un hotel y elabora programas que refuerzan y concientizan a los trabajadores en aspectos de cuidado y ahorro de los recursos humanos y materiales, para esto se establecen programas y capacitación en protección y ahorro, estos se aplican anualmente. Los programas de mayor importancia que encontramos son (Montaño, 2005):
Programa de prevención de accidentes: Establece medidas para desempeñarse
en áreas de peligro e incentiva a los trabajadores a utilizar el equipo de trabajo
adecuado y debe contemplar las siguientes fases:
a) Establecer la normatividad de las diversas medidas de seguridad que se
apliquen en el lugar de trabajo, se estipulan los procedimientos adecuados a
determinado equipo, así como su uso adecuado. Ejemplo en cocina se deberá
usar zapatos antiderrapantes para evitar caídas.
b) Identificar y establecer las acciones correctivas para dar solución a las
situaciones que se presenten. Ejemplo: los cocineros no utilizan las chamarras
para entrar a las camaras congeladoras y esto tiene repercusiones en su
salud como dolores de espalda por el cambio de temperatura.
c) Fijar responsabilidades en todos los niveles e informar las medidas que se
tomarán al faltar a la normatividad establecida.
d) Adiestrar a los empleados para prevenir accidentes a través de cursos y
folletos (como el presentado en la liga) para sensibilizar sobre los daños que
podría ocasionar una negligencia.
e) Realizar inspecciones para evitar situaciones de riesgo.
Programa de ahorro de energía: establece medidas para ahorrar tanto
eléctricidad, gas, gasolina, diesel y agua. Es responsabilidad de todos los
empleados promover ahorro y reportar desde una fuga de agua hasta una ventana abierta y así evitar la condensación de aire acondicionado. El departamento de mantenimiento busca reducir costos y una forma es concientizando a los empleados, así como a los huéspedes.
Algunos hoteles están estableciendo programas de ahorro de energía e invitan a
sus huéspedes a tomar parte de estas medidas mediante avisos en las
habitaciones donde se solicita el apoyo en el cuidado del medio ambiente. Estos
avisos se colocan en las habitaciones y se pide hacer conciencia en el ahorro del
agua (evitando el lavado de sábanas diariamente durante su estancia). El huésped deberá informar a la camarista a través del mismo aviso, estar de acuerdo en usar las mismas sábanas y se realizará el cambio de sábanas limpias hasta su salida.
Programa de ahorro por departamento: Dirigido a departamentos para realizar
conciencia en el uso moderado de material de trabajo, energía, así como invitarles a cuidar del equipo e instalaciones del hotel. Ejemplos: Alimentos y Bebidas al
utilizar cámaras de refrigeración establecer controles para mantener cerrada las
puertas, evitando que las cámaras se condesen y sufran daños, también se invita
a los departamentos administrativos al uso necesario de impresiones, y de ser
posible re-usar hojas de ambos lados.
Programa de fumigación: Los servicios de control de plagas en hoteles ayudan a
mantener la limpieza, tranquilidad y comodidad del hotel para brindar a sus
huéspedes la mejor experiencia en un ambiente limpio y lejos de plagas. Se
establece en cordinación con los diversos departamentos un programa de
fumigación en las áreas. Por ejemplo, se programa un día al mes la fumigación en
el área de cocina, el departamento de mantenimiento deberá notificar al Chef
ejecutivo la fecha y horario, es preferible el nocturno donde hay menor carga de
trabajo.
Los diversos programas antes mencionados son un complemento importante en el desempeño del departamento de mantenimiento, ya que se promueve el cuidado y ahorro de recursos del hotel, evitando de esta forma los gastos excesivos que afecten los ingresos. Así mismo, un programa de gran importancia por buscar sensibilizar al trabajador es la prevención de los accidentes de trabajo, que son propiciados en muchos casos por descuidos de los mismos empleados y afectando su integridad.
Hasta el momento, hemos analizado la estructura y operación del Departamento de Mantenimiento de un hotel. La operatividad y funcionalidad del departamento de mantenimiento surge apartir del programa anual de mantenimiento que administra, gestiona y cordina las acciones de mantenimiento que se realizarán en el hotel durante todo el año, es decir, genera un plan de prevención de mantenimientos tanto preventivo como correctivo.
El mantenimiento preventivo planea las revisiones periódicas evitando costos de inversión inesperados para solucionar fallas en maquinarias e instalaciones del hotel y el mantenimiento correctivo soluciona las fallas que se van presentando originando en muchas ocasiones mayor inversión por la urgencia para dar solución a la falla.
Ambos se pueden realizar diariamente, lo fundamental es tomar decisiones sin afectar la operación. En algunas ocasiones no es imposible interrumpir un servicio a causa de fallas en equipos o en instalaciones y es cuando se deben de tomar decisiones en cordinación con otros departamentos, así como con la autorización de la Gerencia General.
muy completo gracias
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