Formatos y reportes

Existe la necesidad de aplicar controles con la finalidad de lograr el máximo beneficio en ingresos, dichos controles varían entre los diferentes centros de consumos existentes en el hotel. 

 

Formatos y controles 

 

Bitácora de comunicación: En esta bitácora se deberán anotar todos los 

acontecimientos y situaciones especiales sucedidas en cada turno, con la finalidad de cuidar el servicio ofrecido a comensales y mantener al personal informado de los acontecimientos durante los diferentes turnos, es una bitácora de comunicación interna que ayuda al control de la operación. 

 

Requisiciones de almacén: Este es un formato de requisición de productos el cual 

deberá ser autorizado por el Jefe del departamento y el Gerente de Alimentos y 

Bebidas, en él se determinan los productos y materias primas como son alimentos, licores, suministros, papelería, entre otros, que se requieren para la operación de los diferentes centros de consumo, éstas requisiciones se surtirán en días específicos en el almacén general , esto para abastecer los diferentes departamentos del área de alimentos y bebidas. Cada departamento deberá prever y estimar los requerimientos necesarios y solicitarlos en los días correspondientes. 

 

Inventarios: Es el conteo físico de las existencias reales de productos, el departamento de costos lo elabora mensualmente, su objetivo es el de llevar el control de lo vendido contra lo que se tiene en existencia, esto para evitar fugas que representan pérdidas y mermas para la empresa. 

 

Elaboración de recetas original o receta estándar: En ella se determinan los 

ingredientes y porciones para la elaboración de platillos, este control es indispensable para las áreas de producción de cocina y bar ya que a través de este documento se estandarizará tanto los costos como las porciones al ofrecer siempre los platillos con las mismas características; también permite cuidar los costos de elaboración y por consiguiente las utilidades que generan estos departamentos. 

 

Formato de reservaciones: En caso de requerir reservaciones en el restaurante, la hostess deberá llevar un control de las solicitudes, cuidando el horario y el nombre de la persona; con este control se evita hacer esperar al cliente y sobrevender los espacios del centro de consumo. 

 

Cheque de consumo: también considerado como factura por la venta de alimentos y bebidas, el uso de cheques opera indistintamente en cualquier centro de consumo, ya que será el medio para cobrar el consumo del comensal. Es importante el manejo de este documento de control para llevar una estadística de lo vendido, también es considerado como un comprobante de las ventas de cada establecimiento y es la fuente de información para contabilizar los ingresos obtenidos. 

 

Comandas: Documento en el cual el mesero debe tomar la orden de alimentos y 

bebidas de los comensales, es muy importante tanto operativa como 

administrativamente ya que es utilizada para llevar una estadística de los platillos y bebidas más solicitados por parte de los clientes, ayuda a llevar y controlar el costo de venta. Operativamente, ayuda al mesero a evitar olvidos sobre las solicitudes de los alimentos y bebidas de los comensales. Se encuentran foliadas con número consecutivo y se lleva un control para evitar pérdidas. 

 

Existen dos tipos de comanda una para la toma de alimentos utilizada en el restaurante y otra la utilizada en los bares, a continuación te presentamos dos ejemplos de acuerdo a Lara (2009). 

​

 Mesero: para identificar los movimientos del mesero, se le asigna número o 

clave. 

 N° cheque: Número de cheque al que se va a cargar lo anotado en la comanda, este número es proporcionado por el cajero. 

 Mesa N°: el número de la mesa a la que se llevarán las bebidas. 

 Hora: la hora a la que se tomó el pedido (aplica para room service). 

 Nombre del cliente: nombre del cliente (aplica para room service). 

 Abre: cuando el mesero inicia la toma de orden, se coloca una cruz para indicar 

que está abriendo la cuenta. 

 Sigue: cuando el pedido es continuación de una cuenta, es decir continúan las 

órdenes de una misma mesa. 

 Cierra: pedido con el que cierra la cuenta

Procedimiento para el llenado de la comanda de alimentos: 

 Centro de consumo: Se coloca el nombre del centro de consumo. 

 Hotel: Se coloca la entidad del hotel. 

 Fecha: Se coloca la fecha actual (día). 

 Mesa: Se escribe el número de mesa correspondiente. 

 N° de personas: Se coloca el número total de comensal. 

 Mesero: para identificar los movimientos del mesero, se le asigna número o 

clave. 

 Cuarto: En caso de estar hospedado el cliente, poner su número de cuarto 

(aplica solo para room service). 

 N° de cheque: Es el número asignado por la cajera al abrir el cheque nuevo 

(consecutivo). 

 Se asignará un número a cada huésped para identificar sus alimentos al 

momento de servirlos y evitar preguntar. Se asigna el número 1 a la dama (si es 

solo una mujer en la mesa) o dama de mayor edad (si son varias) y a partir de 

este comensal se asignará el número consecutivo siguiendo la dirección de las 

manecillas del reloj. 

 Columna "A": Se anotará solo entradas o entremeses. 

 Columna "B": Se anotarán sopas y primeros tiempo. 

 Columna "C": Se anotarán platos fuertes. 

 Columna "D": Se anotarán postres o terceros tiempos. 

 Columna "E": Se agregan números a la par para aumentar la cantidad de 

comensales después de 10, se escribe a un lado del número de huésped 

ejemplo: 1+3=13. 

 Nombre del cliente: En caso de ser huésped se solicitará su nombre y se anota 

(room service). 

 Abre: cuando el mesero inicia la toma de orden, se coloca una cruz para indicar 

que está abriendo la cuenta. 

 Sigue: Este cuadro se tacha con una "X" cuando sigue el consumo. 

 Cierra: Cuando se cierra la cuenta. 

 

Una vez que has revisado las principales funciones y procedimientos de operación de los distintos centros de consumo, es momento de realizar tu segunda actividad.