La recepción deberá ubicarse en la planta principal o área de acceso del hotel, esto le permitirá tener visibilidad hacia las puertas de acceso, escaleras y elevadores y poder visualizar la entrada y salida de clientes y huéspedes a las instalaciones.
Para efectos operativos el Departamento de Recepción trabaja las 24 horas del día, colaboran en él personal especializado, bilingüe, con actitud de servicio y excelente presentación, ser honestos, brindar confianza en su trato, ágil en el manejo del equipo y procedimientos, hábil para la toma de decisiones y adicionalmente a esto, deben ser buenos vendedores, ya que ofrecerán a los huéspedes los servicios adicionales que brinda el hotel (Barragán, 2005).
Generalmente el trabajo se divide en 3 turnos de 8 horas cada uno y dependiendo del tamaño del hotel, carga de trabajo y considerando el pronóstico de llegadas y salidas que se estimen cada día, se determinará el número de recepcionistas que habrá en cada turno de trabajo. Como parte de las tareas adicionales, el Jefe de recepción asigna tareas a su equipo de trabajo con el propósito de cumplir con los objetivos específicos que son principalmente el registro de llegada (check in), de salida (checkout) y la atención de los huéspedes durante su estancia (López 2003).
El departamento de Recepción, es considerado como un departamento operativo debido a su naturaleza de estar en contacto directo con el huésped solucionando las peticiones de los mismos, es determinante la necesidad de llevar una administración disciplinada y controlada, siguiendo procedimientos y políticas estandarizados, esto para lograr un registro contable eficaz en el manejo de efectivo y tarjetas de crédito, recordemos que precisamente a través de este departamento se obtiene el principal ingreso del hotel.
Es determinante que exista un flujo de comunicación adecuado entre los diferentes turnos de trabajo de la Recepción con el fin de que todo el personal que labora en el departamento conozca las acciones y decisiones tomadas en cada turno, para que el turno siguiente pueda dar el debido seguimiento proyectando al huésped un departamento funcional, eficientemente y que brinda servicios de calidad (Barragán, 2005).
A continuación se presenta un ejemplo del organigrama del departamento de recepción.
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