La logística de estos eventos se da en función de los tiempos y las actividades que se tienen que realizar, como son:
·Planificar y gestionar los elementos logísticos para atender las necesidades de las persona ya sean estos expositores, especialistas, o bien si viajan en grupos se deben considerar los tiempo de traslado (aeropuerto -hotel, terminal de autobuses –hotel, hotel-recinto ferial, etc., analizar el nivel de servicio contratado y la consideración financiera de todo el evento, entre otros variados aspectos.
·Crear, comunicar y gestionar los tiempos para todas las actividades y su ejecución exitosa previstos en el programa.
·Planificar, gestionar y ejecutar el grupo de entrada y salida de los manifiestos de los niveles de servicio máximos y las consideraciones financieras, la gestión proactiva de llegada/cambios, cancelaciones y agregaciones de salida mediante la adición de cancelación de los recursos de transporte y el personal.
·Diseñar y llenar formatos de control de ruta del transporte del personal y traslado de bienes, con el fin de garantizar la eficacia, considerando los conflictos viales e investigar posibles cierres de calles, sitios de construcción, permisos de eventos conflictivos o consideraciones climáticas.
·Analizar y evaluar los lugares/actividades adecuadas para que coincida con la demografía y el tamaño del grupo apropiados, eliminar opciones ofrecidas anteriormente, la investigación y segura lugares/actividades que los grupos de apoyo las necesidades y deseos; evalúan "retorno de la inversión" (ROI) cuando sea apropiado y aplicable.
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