Antecedentes de logística y planificación de diversos tipos de eventos turísticos

La logística se define como la gestión de productos y materiales que realiza la empresa, empezando por los proveedores y terminando con los clientes, todo ello cuando el cliente lo requiera y al menor costo posible. Las especificaciones de logística de los eventos turísticos se fundamentan en los diversos sectores de economía, donde se integra una red de servicios que se compone de una serie de valores encadenados. La gerencia de los flujos de las cadenas se debe a la logística que flexibiliza y agiliza los procesos en una visión estratégica dentro de las organizaciones. Se centra en una propuesta metodológica de cadena de valores que tiene como objetivo el mapeo de del proceso logístico de servicios en la gestión de eventos turísticos, relacionando logística y turismo mediante un análisis y un estudio de caso donde se utilicen las herramientas como son entrevistas y documentos bien estructuradas y verificar la aplicación de la metodología propuesta. En el estudio de eventos turísticos se debe de comprender la logística en cada proceso, flujo y desarrollo, se deben de adaptar los servicios en una cadena de valores, con características y peculiaridades específicas de la logística.

Antecedentes

El origen de la logística proviene del campo militar, que se relaciona con la adquisición y suministro de materiales que se requieren para cumplir una misión que se aplica en la actividad empresarial, la logística se remota en la década de los cincuenta. Una vez que se concluyó la segunda guerra mundial, la demanda en los países industrializados creció, donde la capacidad de producción era inferior a la producción y venta. Ocasionando la reproducción de productos en departamentos de mercadeo, vendiendo cualquier 'producto en cualquier lugar y los canales de distribución comenzaron a ser más obsoletos, por lo que la alta gerencia comenzó con la distribución física que tenía que ser eficiente, representando rentabilidad en lugar de gastos, se probaron modificaciones sustanciales en los sistemas de distribución, con una identidad propia de la organización, con esto se tiene que el departamento de distribución controlaba el transporte, almacenamiento y manejo de pedidos.

El origen de los eventos turísticos se remota a Tyre una ciudad fenicia del Mediterráneo, aunque fue en Delfos siendo una ciudad de la antigua Grecia, donde se comenzaron a celebrar las primeras ferias, puesto que contaban con una frecuencia anual, surgiendo de un modo espontaneo generado de la necesidad de la oferta y la demanda, conectándose entre individuos. Los eventos turísticos generan millones de dólares en su facturado, un ejemplo de esto son las ferias que significan vacaciones, puesto que el objetivo de la celebración es la venta de productos y servicios. Las exposiciones son otro tipo de eventos que como su nombre lo dice significa exponer, aunque en la actualidad se utiliza él termino exhibir, puesto que se trata de exhibir productos y servicios, a diferencia de las ferias no solo se exhiben los productos y servicios, sino que también se venden. 

Desarrollo

Especificaciones y principales características de la logística de cada uno de los eventos turísticos

• Congresos

Para que la realización del evento congresos sea exitoso se debe de realizar una correcta planeación y ejecución de la logística, para ello se debe de prestar atención para que se pueda garantizar una experiencia única. La logística en las empresas por medio de la realización de eventos turísticos es una de las herramientas que garantizan la consecución y éxito de objetivos. Cuando se habla de eventos turísticos en este caso de congresos se hace una reunión con todos los componentes necesarios para realizar una correcta planeación y ejecución del mismo. 

Los elementos de la logística en el evento congresos desempeñan un papel de gran importancia, siempre que se cumplan las expectativas de los organizadores y participantes del evento, siendo la logística la matriz y base del acontecimiento, comenzando por la reproducción, ejecución y finalización, puesto que de ella depende el costo y el beneficio que se va a obtener, así como la calidad en el servicio.

El papel de la organización logística es de gran importancia para el evento congresos, siendo la especialidad de la empresa en el montaje de equipos de iluminación y videos, así como la producción de contenidos. La logística es fundamental en los procesos que intervienen para que se puedan cubrir las expectativas del cliente. En la negociación del evento congresos, la planeación y seguimiento de los procesos y detalles debe de estar en la cabeza del jefe o director de logística que junto con el personal capacitado, después del chequeo del evento garantizan los resultados que se esperan de dicho evento congresos.

• Convenciones

Para la organización del evento convenciones se debe tener todo perfectamente programado, para que se pueda ofrecer mejor el servicio de logística y contar con el equipo capacitado y profesional, optimizando los tiempos y éxito del evento convenciones. Para cumplir con esas expectativas es necesario: Tomar un estudio previo del evento, donde se toma una decisión que junto con el cliente se realiza un acuerdo específico y general del evento convenciones, así como sus características. Para la creación de programa de actividades, se debe de contar con un programa preliminar que en base a la experiencia y conocimientos de la empresa se crea un programa tentativo que se enfoca en las actividades del evento como son: alimentos, horarios, tiempo y actividades, eventos especiales, coordinación de eventos, recorridos turísticos y logística en tiempo.

En la presentación de alternativas para la sede del evento, se realiza en base a sugerencias, tratando de hacer la logística más dinámica de acuerdo al evento convenciones que se realiza por medio de sus magnitudes. Se debe de contar siempre con el conocimiento del destino que se elige, así como los mejores prestadores de servicio. Las necesidades del servicio que se requieren para el evento convenciones son: convenios con empresas turísticas, registro grupal, hospitalidad, equipo audiovisual, escenografías, sonido, teleconferencias, multimedia, edecanes, montajes, contratación de maestros y artistas para ceremonias, señalización y seguridad privada. Las necesidades de imagen son el entendimiento del concepto con el cliente, las publicaciones, revistas y boletines, las cartas de amenidades y bienvenida, las mantas, banners, pendones y los gafetes con el logotipo o imagen del evento.

En la comercialización, se deben de realizar reservaciones y promociones a nivel local, nacional e internacional, se debe de difundir por internet o base de datos, entrega de invitaciones, demostraciones y promotores, imagen en medios de difusión, negociación con patrocinadores, montaje de pisos, centro de negocios y mensajes, mesas de hospitalidad, etc. La elaboración de presupuestos se realiza por medio de gastos de rubros, con un análisis de ingresos y proveedores rubro por rubro, graficas de comparación, costo unitario por evento, por paquetes y por número de participantes.

• Ferias

La organización es fundamental para el éxito del eventos turísticos, en la logística de eventos ferias el principal objetivo es escuchar a los clientes, atendiendo a sus necesidades y asesoramiento. Un gran número de personas se concentran en un mismo día y hora establecida por organizadores y empresarios de un evento feria, el encuentro empresarial puede durar tres horas, un día o quizás una semana. Cuando finaliza el encuentro todas personas que participaron en el evento emiten su concepto acerca de lo bueno y lo malo para mejorar la logística y el tiempo que se requirió para poder realizar la organización del evento, si bien se sabe que detrás de un evento o una reunión social hay un equipo de personas que trabajan para que todo salga bien. Para el éxito del encuentro es indispensable el sonido, lugar, decoración, vestuario, color de mantel, etc., mucho más si se habla de una reunión empresarial o una feria donde intervienen grandes personalidad o en algunos casos el Presidente de la República.

Para iniciar la organización del evento ferial, es necesario conocer los objetivos del cliente, con qué presupuesto cuenta y cuentas personas van a participar en dicho evento, así como la importancia que se le va a dar a dicho evento y lo que se quiere lograr con esa inversión. Una vez que se tienen claros los detalles es necesario continuar con la planeación del evento o proyecto, que puede comenzar de 6 a 8 meses antes del encuentro o incluso una semana antes, dependiendo de la magnitud y el tiempo que se tiene para su realización. Se debe de contratar una empresa especializada en logística y contratación de eventos, personas que saben del tema, presupuestos y habilidad para contratar servicios turísticos, así como la decoración e iluminación, todo lo que se relaciona con el evento feria se debe de disponer de una semana para su realización. 

Según empresarios de reconocidas empresas manifiestan en el tema de la realización de una feria o algún evento empresarial puede intervenir más de 180 ítems que son de gran importancia para los organizadores y la empresa. Ejemplo de esto se tiene la Feria de las Flores y Expo artesanías que en esta época se encuentran muy de moda en el país, puesto que requieren de una máxima planeación, apoyo y coordinación empresarial para que la labor del evento sea un éxito. Cuando se va a contratar el personal para la realización del evento ferial, se debe de tomar en cuenta su experiencia y exigirles que cuenten con una gran base de datos, que garantice una gran convocatoria y una alta cantidad de presupuestos para que se logren los mejores precios y una mayor calidad en el servicio.

• Exposiciones

Para la especificación de logística del evento exposiciones su intención es planificar y organizar el evento hacia una determinada meta, por lo que éxito se obtiene del conocimiento y técnicas en la combinación de elementos. Las tareas que se deben de realizar en la organización profesional de eventos y exposiciones son planificar, crear, organizar, gestionar y producir los acontecimientos. En la exposición se hace la presentación de diversos procedimientos y métodos en la realización del evento exposición, tomando en cuenta grandes producciones. 

Lo que se debe de considerar para la realización de eventos de exposiciones es: el objetivo principal, el número de participantes, el lugar donde se va a realizar dicho evento, la duración y las acciones del proceso que condicionan el tipo de evento que se va a realizar. En los conciertos de la logística en el evento se tiene: la contabilidad, el diseño gráfico, la publicidad (radio y televisión), el dibujo técnico, la organización como son la fecha, el local y los pagos, la producción técnica, la iluminación y sonido, el grupo y los presupuestos. Para la elaboración del procedimiento es necesario considerar la planeación del evento.

En las exposiciones de logística se deben de planear, coordinar, ejecutar y controlar las actividades que se necesitan para alcanzar los niveles de calidad y servicio. En la cadena de suministros se tiene el servicio al cliente, los inventarios, los suministros, el transporte, la distribución y el almacenamiento. En el círculo logístico básico se debe de tener un pronóstico, una planeación con materiales, producción y distribución, el inicio de la logística, el empaque, el almacenamiento, el transporte de mercancías, la distribución y el servicio. La logística integral se compone de cliente, proveedor, distribución, organización y servicio al cliente. 

• Conferencias

Para la realización del evento conferencia, se tiene como principio el producto o servicio relacionándolo con el diseño y al cliente se le debe de dar lo que necesita, con esto se tiene que para que una conferencia tenga éxito se debe de comenzar por lo que necesitan los asistentes enfocándose en la logística y el mercado sobre la necesidad. Se debe de tener que tipo de auditorio necesitan los asistentes, lo principal es la comodidad, donde los asientos deben de ser funcionales, no tan cómodos para que fomenten el descanso, una ventilación adecuada para que presten mejor atención, cumplir el propósito y responsabilidad de los presentes.

La decoración en el auditorio para el discurso debe de ser sencillo, no muy llamativo, los factores de distracción compiten contra el éxito de la conferencia, en el contenido se debe de recibir la atención de los oyentes, se necesitan mesas, sillas, micrófono y atril dependiendo de la clase de discursos presentados y la cantidad de oradores. La limpieza y el orden deben de reflejar la personalidad del organizador, se deben de trazar líneas y curvas imaginarias donde se deben de colocar las sillas y mesas, así como la cortina y mantel que se usa. En la iluminación las lámparas se deben de distribuir con armonía, contribuyendo a la motivación.

El atril se debe de colocar en una posición de plano inclinado donde los conferencistas puedan colocar sus notas, también se debe de colocar un cronometro sobre el atril para que los oradores y organizadores controlen sus tiempo, para la distribución de sillas y mesas los asistentes toman parte activa en escenificaciones y ejercicios de motivación, la ubicación de asientos debe de ser suficientemente distanciada para que se pueda permitir el paso entre filas, en los micrófonos y pedestales que se necesitan es ideal uno y uno por persona cuando se trata de un conferencista de varios expositores, el equipo de sonido requerido es un amplificador, para distribuir la iluminación un amigo arquitecto puede asesorar, respecto a cuanta y clase, así como escoger lugares para colocarla, en lo que refiere a ventilación el frío y calor atentan contra la concentración, para trasladar a los conferencistas se deben de cubrir económicamente los gastos.

• Foros

Para realizar la logística del evento foro, se necesita conocer el sitio como la palma de la mano, para que las personas que se encargan de dicho evento puedan prestar un mejor servicio, así como conocer las vías de acceso, el tema y lugares de logística en evento foro. Se debe de prestar un buen servicio, sabiendo el día y número donde se pueda informar a los invitados, para que así puedan llegar a tiempo y se eviten retrasos, por si algunas de las personas que asistirán tengan alguna otra invitación y así pueda cumplir con cualquier otro compromiso, se deben de tener buenos conocimientos de las vías para que se pueda dar una buena información a los invitados, para que no se pierdan en el regreso a sus destinos, eventos programados o incumplir citas por retraso de tráfico.

Durante la realización del evento foro, es muy importante planear la hora y el lugar donde se realizará el evento, para que se pueda tener el tiempo necesario y así se pueda realizar el menú y pruebas en el salón donde se realizará el evento programado, para que en el día se tenga todo disponible y se pueda cumplir con las metas propuestas. En los servicios el liderazgo genera una mentalidad en la organización, se debe de escuchar la voz del cliente donde se puedan conocer sus expectativas y mejorar el desempeño, estableciendo un rumbo estratégico global, con una estrategia de servicio clara y convincente, donde las personas encargadas de tomar decisiones forman una idea con iniciativas aprobadas y rechazadas. La estrategia es su guía, porque es una estrategia clara y convincente donde las personas que prestan sus servicios saben servir y mejorar a sus clientes.

En Las inscripciones del evento foros, las empresas, organizaciones e instituciones se transforman en herramientas estratégicas y tácticas que atraen, idealizan y reúnen los potenciales de los clientes, dándose a conocer dentro del mercado, integrando, motivando, reconociendo y capacitando sus recursos humanos, estableciendo nuevas relaciones de negocios y alianzas estratégicas, evocando fechas significativas. La etiqueta equivale a las reglas convencionales del comportamiento y costumbres transmitidas y que deben de estar en situaciones determinadas, el protocolo resulta de las precedencias como son las ceremonias, actos públicos y recepciones. Algunas de las normas de protocolo son: el lugar de la celebración, las personas invitadas, las palabras de bienvenida, el brindis y la comida.

• Paneles

Para la organización del evento panel se deben de tener en cuenta tres principales objetivos, como son: el manejo apropiado de tiempos, los comités encargados del evento y los recursos necesarios para poder realizar dicho evento, para ello es necesario tener conocimientos apropiados para poder aplicar los componentes y lograr que el evento sea de gran éxito. El tiempo del evento es de gran importancia para los paneles y cantidad de comités involucrados, el manejo de los tiempos se inicia después de que se planea la realización del evento por muy pequeño o grande que sea, se debe de determinar y calendarizar de una manera adecuada las reuniones y juntas de revisión que tienen los comités, teniendo sus propias programaciones en el correcto seguimiento de objetivos. 

Donde cada comité tiene la obligación de realizar reuniones internas y comités involucrados que permitan realizar presentaciones de avances al comité organizador del evento, asimismo con los patrocinadores para que se pueda dar luz verde a los avances y en su defecto tener tiempo para contemplar el cambio del evento, los comités deben de tener en cuenta los siguientes puntos durante su organización, como son: reuniones internas, con otros comités, con comité organizador y con otros patrocinadores. El comité de logística depende en gran parte por el éxito del evento panel, puesto que su principal función es establecer movimientos y tiempos de la organización cuando se pone en marcha, se debe de estar en contacto con el encargado de servicios generales de la entidad donde se va a realizar dicho evento, se deben de conocer las locaciones, el equipo de audio y video, las sillas y las mesas. La carga de trabajo le corresponde al comité puesto que es el que controla y coordina todas las actividades del evento. 

El comité se encuentra presente en cada etapa del evento panel, donde revisa todo para que salga bien según todo lo planeado, siendo el comité más grande en lo que respecta a cuestión de personas participantes, se debe de contar con un staff que pueda cubrir un mínimo de dos personas por cada etapa del evento, algunas actividades son: la creación de grupos de trabajo responsables y activos, la coordinación directa con el encargado de servicios generales donde se va a realizar el evento, el control y seguimiento de tiempos y movimientos en cada etapa del evento, la asignación de locaciones específicas en cada panel y taller a realizar, la generación de logística general del evento con la disposición de materiales que se necesitan para la realización del evento, el control de la entrada y salida con equipos de audio, video y radio, el control y seguimiento de la planeación y la puesta en marcha del evento con los comités para que tengan un contacto directo con cualquier persona ajena a la organización del evento, el reporte de actividades y avances para el comité organizador.

• Ponencias

En la especificación de logística de evento ponencias se debe de proporcionar al ponente la utilidad para mejorar el proceso de los eventos, haciendo más fluido el proceso de inicio y término en la estadía de las instalaciones y ofrecer una manipulación óptima del perfil de los asistentes del evento ponencias. Le debe de servir el manejo y control de la logística de eventos funcionando como una herramienta adicional en la filtración del público que asiste a las instalaciones y que ayuda a brindar un servicio más óptimo y asertivo al usuario y ponente. Se debe de realiza una solicitud de espacio donde en primera instancia, si la empresa o persona o cualquier ponente pretende hacer uso de las instalaciones debe de mencionar aspectos indispensables para que dichos eventos sean exitosos. 

Antes del evento el ponente o persona que solicita el evento deberá de: revisar que la fecha y la hora sean las correctas, el ponente debe de enviar su presentación o material digital con el que ha planeado trabajar, para que pueda tener la lista al momento de iniciar el evento, en el caso de realizar varias sesiones se debe de proporcionar el material por completo, indicando los días en lo que se va a utilizar, haciéndolo de la misma manera. Se debe de tener acceso a internet inalámbrico con alta velocidad dentro de las instalaciones, en los cursos donde exista un cupo mayor a las 50 personas se debe de indicar a los asistentes que arriben a las instalaciones preferentemente con su equipo de cómputo portátil, el ponente debe de publicar entre los asistentes que deben de llegar 15 minutos antes para que se pueda comenzar a tiempo.

En el registro el ponente deberá de informar a los asistentes del evento para que creen un usuario y se encuentren registrados en el día del evento, de lo contrario los organizadores no se hacen responsables por los asistentes que no se integren a tiempo en el evento. El ponente o solicitante debe de informar a todos los asistentes para que se tenga contacto y en su totalidad para eventos privados con un registro individual en el sitio web, con la finalidad de agilizar la entrada de asistentes al evento. El día del evento es de gran importancia para el proceso puesto que representa un beneficio para los ponentes, se debe de tener espacio, tiempo y forma para poder iniciar. Después del evento se debe de cumplir con los objetivos de calidad en lo que respecta al conocimiento y reservación de equipos. 

En los próximos eventos se debe de llevar un control y dar un seguimiento actualizado para los próximos ponentes donde se les informa sobre los otros eventos en las instalaciones.

• Seminarios

La capacitación empresarial nació de la necesidad de los clientes, cuando se encuentran completamente capacitados en lo que refiere a la organización de eventos, hablando en público, usando tecnologías audiovisuales y las compañías que tienen su personal técnico, que se encuentra perfectamente capacitado como técnico en proyección de eventos turísticos. Actualmente cuando se planea un evento en este caso de seminarios, las compañías asignan la labor a personas o departamentos que no tienen ninguna relación con el conocimiento requerido para la organización de dicho evento, que con el afán de sacar dinero arruinan los planes y objetivos de comunicación de la empresa, que se convierte en un gasto innecesario que le puede costar el puesto o la pérdida del cliente. 

En el seminario su principal objetivo es difundir el conocimiento en las mejores prácticas de la gestión de cadenas de suministro y logística a nivel mundial, en especial se deben de conocer los desafíos de los que se encuentran sujetos a las empresas nacionales. Asimismo permite contrastar la tendencia mundial y de la región como una experiencia nacional, donde se pueden identificar los factores calves que deben de formar parte de la agenda en el desarrollo logístico del país. 

Los temas que se abordan en el evento seminarios son la logística y la cadena de suministros, las zonas logísticas y la logística de distribución urbana.

En la ejecución y logística del evento seminarios se debe de centrar en tres áreas principales como son: la secuenciación y priorización del trabajo, la ejecución de los planes de trabajo, la implementación de controles y el reporte de resultados de la actividad, evaluación y proporción del desempeño, técnicas de operaciones en la programación y control de la producción de procesos, ejecución de las iniciativas de calidad, planes de mejora continua, control y manejo de inventarios, técnicas actuales para evaluar el rendimiento, así como la recogida de datos para una retroalimentación eficaz.

• Simposios

En la presentación de un evento simposio lo principal es presentar las mejores prácticas logísticas en aplicaciones de clase mundial relacionado con la aplicación de herramientas y soluciones sistemáticas en la cadena de abastecimientos, actualizando y capacitando a las empresas de la región para que puedan mejorar sus procesos logísticos y efectividad de la gestión empresarial.

El simposio se enriquece con actividades complementarias de alto valor percibido por los asistentes como son: la muestra comercial y el encuentro de negocios, los premios a la excelencia en logística y foro a los líderes del mañana, el posicionamiento del evento permite convocar a más de 200 asistentes en una programación académica y unos 3000 visitantes a la muestra comercial, que se caracteriza por la presencia de un grupo de proveedores de bienes y servicios logísticos, con alto nivel de asistentes como son: ejecutivos, gerentes, profesionales, responsables de áreas de distribución y logística, transporte, compras, comercio exterior y operaciones que provienen de empresas nacionales que se aglutinan alrededor de escenarios, tendencias y logística latinoamericana.

El principal objetivo es brindar una logística en el evento simposio en un escenario donde se da a conocer la aplicación de prácticas y competitividad en la gestión y administración de cadenas de abastecimiento, que optimizan el desempeño de la gestión logística en el fortalecimiento y competitividad empresarial del mercado nacional. El perfil de asistentes es directivos, profesionales y responsables de área de distribución, logística, comercio exterior, etc. En los ejes temáticos se tiene las tendencias mundiales que impactan la cadena del abastecimiento, la logística en el sector turístico, el desarrollo de transporte, las tendencias y prácticas de almacenamiento, la plataforma de logística de clase mundial y la infraestructura competitiva.

Conclusiones

El manejo de la logística en los eventos turísticos, es que se relaciona la información con el flujo logístico, así como el desarrollo y crecimiento de la logística de eventos, se enlaza la empresa, los proveedores y los clientes, con esto se tiene que la información es un recurso empresarial sujeto a análisis de transacciones, para que se puedan tomar decisiones efectivas y rápidas. 

La logística en su entorno tiene repercusiones sobre las organizaciones, por lo que toda organización hace logística, la relación de los elementos empresariales tanto internos y externos del mercado mundial y economía del país hacen que la logística en los eventos turísticos cobre gran importancia debido a la gran afluencia.