Objetivos de la logística

ANTECEDENTES:

El turismo se ha considerado una actividad de gran efecto multiplicador en la estructura económica, razón por la cual los gobiernos de diversos países la han tomado como estrategia central para la promoción del desarrollo económico. Los eventos turísticos toman gran importancia en la economía de los países donde se desarrollan.

1973 en los diccionarios de la lengua española la acción de la palabra rosona "evento": hecho que puede ocurrir o no

Por evolución de la industria de los eventos y el crecimiento de empresas privadas dedicadas a la organización de los mismos, la R.A.E (Real Academia Española) se sintió en la necesidad de reconocer el fenómeno económico que se estaba generando en los 70 este sector, por ello autorizo un 2do significado.

 

El origen de los eventos se remonta a Tyre, una ciudad fenicia del Mediterráneo (según los documentos bíblicos de Ezequiel) pero fue en Delfos una ciudad de la antigua Grecia, que se comenzaron a celebrar las primeras ferias. Estas contaban con una frecuencia anual y surgieron de un modo espontáneo generando por la necesidad o ley natural de unir "oferta" con "la demanda", y la necesidad de relacionarse con otros individuos.

Las ferias y exposiciones los primeros eventos que registro el mundo, pero recién en 1939 fue Waters (autor del libro Historia de las Ferias y Exposiciones) quien dio su definición estableciendo, "las ferias y exposiciones son las formas mas perfectas de transacción comercial que jamás hayan existido.

 

Se sabe que en la Grecia clásica donde se daban importancia al ocio, y el tiempo libre donde lo dedicaban a la cultura, diversiones, religión y deporte. Los desplazamientos más destacados eran los que realizaban con motivo de asistir a los Juegos Olímpicos de la Edad Antigua en la ciudad de Olimpia, a las que acudían miles de personas y donde se mezclaban religión y deporte. También a sitian a procesiones religiosas, como las que dirigían a los oráculos de Delfos y de Donada. Todo comenzó a finales del siglo XVI surge la costumbre de mandar a los jóvenes aristócratas ingleses a hacer el Grand Tour al finalizar sus estudios con el fin de completar su formación y adquirir ciertas experiencias.

 

En el año de 1681 en la ciudad de Roma se llevo a cabo el primer Congreso Internacional de Medicina, este hecho se dice que dio el origen de convenciones y congreso, por el primer evento bien organizado y estructurado. Si embargo lo que verdaderamente impulso los eventos fue la Revolución Industrial, pues con la invasión de la maquina a vapor se iniciaron muchos desplazamientos para aprovechar el tiempo libre. Cuando este hecho, ciertamente significativo, transformo por completo el mapa político europeo, Inglaterra mostro al mundo su potencial comercial para conquistar nuevos mercados: de este modo, nace la idea de organizar una feria bajo el liderazgo del Príncipe Alberto.

 

La misma se llamo Gran Exhibición de Trabajos Industriales de Todas Las Naciones, vulgarmente conocida como la "Expo del Cristal Palace"; así fue como surgió la primera Expo Universal en 1851

 

La evolución a sido constante a nivel mundial hoy en día existen muchas asociaciones y organizaciones que están avanzado en el mercado, ahora encontramos eventos científicos, tecnológicos, deportivos, donde se activa la creatividad y la innovación.

 

- Determinar lugar y fechas tentativas:

Lugar, este debe contemplar en base al número de asistentes esperados al evento. Contar con infraestructura adecuada que pueda albergar el evento.

Fecha, es un factor determinante para el éxito del evento, por lo que hay que tomar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organización, este puede variar de 3 a 8 meses dependiendo de la complejidad del evento. Se sugiere programar la fecha donde no sea interrumpido por periodos vacacionales.

Los elementos son los términos y condiciones, el estándar de calidad el costo, el beneficio que se va a obtener.

 +Fijar costos, objetivo condiciones y metas del evento.

 +Fijar elemnetos y protocolos de operación según:

La preproducción

En esta se lleva a cabo la logística y planificación para abordar un proyecto. Dependiendo de la complejidad del mismo se determinará cual es el tiempo necesario no solo para el desarrollo total del proyecto, sino que también y particularmente para el desarrollo de la etapa de pre-producción y de cada etapa.

En esta etapa, como su nombre lo indica, se desarrollan todas las tareas previas, de anterioridad y/o prioridad.

 La producción

Es el momento de la realización, el resultado de todo lo planeado en la pre-producción. Es el momento de acción: "Aquí y Ahora".

 

La postproducción

En esta etapa se desarrolla el cierre del proyecto. Es un momento importante ya que aquí se hace el balance y se ve el resultado total del trabajo. 

 +Lanzar la convocatoria

 Organizar Tareas  según por áreas.

Programación 

Difusión 

Ambientación

Mercadeo 

Relaciones públicas 

Finanzas

 Objetivo de la  logística

El objetivo primordial de la logística es posicionar los bienes y servicios idóneos en el momento exacto, en el lugar preciso, y bajo las condiciones detalladas y estipuladas previamente,la idea principal es reducir y controlar costos y crear eventos de calidad.

  Etapas  clave en la  logística de  un evento

 1 Planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se implementarán a lo largo del proyecto, y a la preparación del equipo material y humano necesarios, para el logro de un correcto desarrollo y concreción del evento. 

2 Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán, y del grupo humano que estará trabajando durante el evento. Implementación de tecnología para la comunicación de asistentes e invitados, y especialmente en el manejo de las acreditaciones.

3 Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados en cada rutina; inicio, coffee breaks, cierre, etc., y viendo de cubrir y solucionar las distintas dificultades que puedan presentarse.

4 Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de realizado el evento. Revisión final para entrega del equipamiento y de las instalaciones, en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.

 5 Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad. El balance contable reflejará el resultado económico, y se cotejará con los resultados esperados.

6 Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y después del evento, para su evaluación.

 Un buen evento debe ser ordenado, metódico y efectivo, basado en un esquema de calidad.