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Operación y logística de eventos

"Evento es un acontecimiento previamente organizado"

El turismo es una actividad multisectorial que necesita de coordinación y planificación. Visto como actividad económica, comprende una serie de servicios efectivamente ubicados en el mercado, constituyendo una cadena de producción, distribución, consumo y valor.La pluralidad de esta actividad propone el desafío de integrar los procesos de gestión de sus productos, resaltando que el producto turístico es un servicio (Ruschmann, 1995; Cooper et al., 2001; Beni, 2002; Page, 2003).

Los expertos coinciden en que el turismo, conjuntamente con las comunicaciones y la informática, serán los tres sectores que regirán la economía mundial del Tercer Milenio, caracterizado por una penetración de la tecnología en todos los aspectos de la vida y como parte de la globalización que esta experimentando en la actualidad.

Es significativo el incremento espectacular experimentado por la Industria turística, tanto desde el punto de vista económico como social a lo largo de la segunda mitad del siglo XX, principalmente en los últimos veinte años.

Entre los factores que lo han posibilitado se encuentran: el mejoramiento del nivel de vida, los avances tecnológicos en el transporte y las comunicaciones y las transformaciones culturales y escala de valores del hombre moderno, sin embargo el estudio del turismo, ha hecho que en conjunto con otras disciplinas, el entorno se cuide, el medio ambiente se proteja y al mismo tiempo se pueda aprovechar de manera favorable para el crecimiento económico. 

De los diversos segmentos que componen la acividad turística, el turismo de eventos es una de ellos y, según Bahl (2004) se puede definir de la suguiente manera "acontecimiento que ocurre a partir de un motivo, con actividades programadas que serán desarrolladas en un lugar y tiempo determinados, reuniendo individuos con intereses y objetivos comunes, que movilizan la cadena productiva y de servicios públicos de una localidad".   

Se debe tener muy claro hacia quién va dirigido el evento, el número de personas y el lugar en el que se llevará a cabo a fin de poder cubrir todos aspectos, con la finalidad de que se determine que tipo de evento es conveniente realizar y que tenga el impacto que se requiere.  Se deberá elegir el nombre adecuado, el cual es conveniente sea corto, así como un slogan que también es conveniente, con el fin de provocar atracción y de esta manera se logre un marketing con excelentes resultados.

Es muy importante destacar que para llevar a cabo un evento con éxito se tiene que construir una acertada planeación y ejecución, en donde la logística es la clave, por lo que en cada una de las etapas se debe entregar una esmerada atención y tiempo, de esta manera se puede garantizar una vivencia única y sin precedentes.

"La logística es la matriz y la base de cualquier acontecimiento. Ésta cuenta desde el momento de hacer la preproducción hasta la ejecución y finalización. De ella dependen el costo, el beneficio que se va a obtener y la calidad". (Juan Felipe Avendaño Santos, director comercial de We Can Do it).

 

La logística consiste por lo tanto en definir los tiempos de las actividades, los equipos necesarios, los espacios en donde se verificará el evento y las personalidades que intervendrán como expositores o como invitados especiales, para la asignación de los espacios.

 

Además en el proceso de logística de un evento hay que considerar las experiencias pasadas, en relación a la sede y recinto utilizado, y los factores internos y externos.

 

 

En la antigua Grecia, los filósofos asociaron el concepto de Logística a la Lógica (lo lógico) y llamaron Logística al arte de calcular. En la misma Grecia, cuando la supremacía de Atenas, esta ciudad creó un Estado, unida con otras islas griegas del mar Egeo, "La Liga de Delos" y llamaron logísticos a los funcionarios atenienses que calculaban las necesidades de este Estado.

Los eventos turísticos nacen como un reclamo de la humanidad que requiere congregarse por razones de relacionarse en un determinado medio geográfico así como en grupos.  Son un hecho cultural y económico que permite un intercambio social, científico, técnico y profesional.

 La realización de un evento turístico es la suma de una correcta planeación y ejecución, etapas en las que la logística desempeña un papel protagónico, como el conjunto de medios necesarios para llevar a cabo el fin determinado y a las que se les debe prestar especial atención y tiempo para garantizar una experiencia única e inolvidable.

 

La logística de eventos es uno de los trabajos más complicados de la organización, empresa o institución, ya que es el momento en el cual no sólo tenemos que asegurarnos de que todo se encuentre en orden, sino que también, es importante que cuidemos cada uno de los detalles que puedan llegar a fallar. La gestión de eventos se basa principalmente en la supervisión del desarrollo de los mismos, por eso decimos que se requiere prestarle atención a más de un solo detalle a la vez.

 

La evolución de la actividad turística en realidad ha sido compleja y sobre todo con un trayecto prolongado.

En la Antigüedad y en la Edad Media hubo viajeros que se trasladaban por diversos motivos tales como de comercio, esparcimiento, entre otros; así mismo,  podemos hablar de los inicios del turismo entre los siglos XV al XVIII, mientras que en el siglo XIX y la mitad del siglo XX se crean las bases del turismo moderno, con una corriente elitista para que posterior a la Segunda Guerra Mundial, dar paso al turismo de masas debido a los diversos elementos sociales, culturales, económicos, así como la creciente urbanización, al mismo tiempo que se renuevan las formas del turismo ya sea costa, nieve, cultural, urbano, rural, montaña, salud, urbano, cultural, religioso, o bien de negocios o reuniones, con enormes discrepancias entre los países desarrollados y los menos desarrollados.

Entre los siglos XVIII y XIX cuando se dio la Revolución Industrial la cual favoreció una transformación económica y social, así como la aparición de una clase media numerosa y próspera misma que tenía el deseo de viajar ya que se incluyeron vacaciones, aumentó el número de personas que viajaban en barco de vapor y trenes.  A finales del siglo XIX el movimiento masivo incrementó la industria turística.

Ahora bien, en el año de 1841 Thomas Cook abre la primera agencia de viajes y la inició alquilando un tren para trasladar a 540 personas a una convención antialcohólica.  Se dio a la organización del viaje cobrando un chelín por viajero ida y vuelta, saliendo de Leicester a Loughborough.  Con el progreso de la aviación comercial se ajustó el derecho aéreo y en el año de 1945 nació la Asociación Internacional de Transporte Aéreo.

La Logística asociada al ciclo aprovisionamiento, almacenamiento, distribución no aparece en la literatura económica de los primeros siglos y surge en la historia, asociada a las actividades militares.

Para que se pueda tener una buena organización en un evento turístico, ya sea (un congreso, seminario, feria y/o concierto entre otros es importante contar con una bitácora en la cual se podrá llevar un control de fechas, sedes, número  de visitantes, tipos de eventos (gastronómicos, culturales, ganaderos, sociales, etc.). Los cuales pueden tener una duración  de un día, o una semana, y para que la  actividad se lleve a cabo existen un sinfín de personas las cuales trabajan antes de la fecha indicada, y a su vez  lograr que el evento  se realice según lo planeado.

Es indispensable realizar una adecuada planeación y ejecución para que se pueda decir que un evento llego a feliz término, se deben de establecer recomendaciones y determinadas estrategias para enfrentar los posibles contratiempos que se pudiesen presentar, con la intención de manejarlos sin generar perjuicios a la buena marcha del evento. No se debe de olvidar que todos y cada uno de los eventos que se quieran realizar, tendrán que enfrentar retos de logística tan diversos como lo puedan ser sus temáticas, y tendrán que revisar todo lo relacionado con sitios de desarrollo, número de participantes y presupuestos disponibles, por ello, éstas recomendaciones tendrán que adaptarse en muchos de los casos al contexto en el que se quieran desenvolver. Para llevar a cabo un evento exitoso, se debe de tomar en cuenta que, existen diferentes niveles en la planeación y ejecución que permitirán un correcto desarrollo de éste. El diseño logístico de un evento se interrelaciona y depende del Plan, diseño Pedagógico y diseño administrativo, además de que se requiere de una comunicación fluida entre estos. Es necesario comprender que en la etapa de planeación de un evento, se considera primeramente el diseño y preparación del mismo, cumpliendo con la coordinación y mercadeo de éste, también dentro de esta etapa se deberán establecer las programaciones de los cronogramas, imágenes corporativas, protocolos, promoción, convocatoria, selección, inscripciones, preparación de participantes, se preparan los servicios operacionales, transporte, alojamiento, alimentación, aulas, comunicaciones, papelería, suministros y equipo. En la Etapa de realización, es cuando se debe de realizar la vigilancia del servicio de transporte, alojamiento, alimentación, aulas, comunicaciones, papelería, suministros y equipo. Durante ésta etapa, se elabora la memoria del evento y el material de referencia. Por último en la etapa de cierre y evaluación, se realiza la contabilidad del evento, se cancelan los servicios faltantes, se distribuyen las memorias y se realiza la evaluación del evento. Es muy importante que se pueda percibir que conforme nos apoyemos en estas etapas, podremos hacer una descripción adecuada de las actividades que se deben de llevar a cabo en cada una con sus respectivas sugerencias, recomendaciones y excepciones. Antecedentes Desde épocas anteriores a la nuestra, en todos los países, se ha designado a un organismo público determinado para que se encargue de promover y crear la infraestructura necesaria para el correcto desarrollo de los eventos en el turismo, a través de la política gubernamental que genera los recursos financieros para el logro de los objetivos. En nuestro país, se creó el Consejo de Promoción Turística, que se ha encargado de realizar estrategias de promoción para el desarrollo de las actividades de reuniones para incrementar la competitividad y visibilidad del producto turístico mexicano, para los distintos eventos que se llevan a cabo en México, También fue factible crear una oficina de Turismo de Reuniones para que se pudiesen atender las demandas del mercado, logrando constituir así, un organismo promotor de nuestro país, como un destino internacional adecuado para la celebración de los distintos eventos turísticos. En todo evento, la organización y logística de los eventos turísticos, se refleja en una política de promoción y publicidad competitiva de manera universal, así es, siempre que un país participa en algún evento mundial, acapara la atención de asociaciones, instituciones, organismos y empresas de otros países para realizar sus juntas en ese país, por ello es muy importante saber manejar todos los procedimientos para la correcta operación de un evento. Para dar a conocer el evento a los participantes, es recomendable usar los medios de comunicación adecuados para ello, estos pueden ser programas por el sistema de radiocomunicaciones; también se puede utilizar la correspondencia directa con los posibles participantes por medio del correo electrónico. Cuando se trate de algún evento programado con otro proyecto, se debe de contar con los datos de los invitados al evento, en la invitación se debe de mencionar cuales son los topes máximos de la empresa, es recomendable confirmar para poder asegurar los cupos, se puede confirmar vía telefónica si así se desea Principales características La primera característica que salta a la vista es que puede afirmarse que en su totalidad estos encuentros están destinados al intercambio del conocimiento en distintas áreas de la actividad humana, lo cual la convierte en una actividad de un alto valor agregado. Esta primera característica nos lleva a afirmar una segunda: la irrupción en los últimos años y el desarrollo vertiginoso de modernas técnicas de comunicación "no personales" tales como las video conferencias, Internet y Chat, entre otras, Sin embargo, está claro que la tecnología en general, sólo es una importante e invalorable herramienta al servicio de la actividad, no su reemplazante Entrando en lo que podríamos llamar las caracterizaciones "de mercado", la que primero debe mencionarse es que por la tipología de quienes viajan con esta motivación de viaje estos realizan un elevado gasto turístico, entre otros motivos por viajar "subvencionados" (laboratorios, corporaciones, empresas, gobiernos), tener personalmente un buen nivel de ingreso, por el tipo de alojamiento utilizado mayormente, así como la realización de viajes pre evento o post evento. A ello deben sumarse los importantes gastos que se originan en la ciudad sede con motivo de la propia realización de la reunión. En síntesis, se trata de un turismo altamente rentable. Un poco de historia acerca de los eventos:

La logística en sus inicios, era exclusiva de los ejércitos y sus grandes guerras, es parte del arte de la guerra y en ellas se daba solución a todo tipo de problemas, los cuales podían ir desde una simple atención médica, un reemplazo, avituallas (comida), armamento, equipo etc.

Por tanto las empresa a partir de la 2/a. gran guerra mundial, aprendieron de los ejércitos los principios básicos de la logística, y es aquí también donde los militares en esos tiempos dieron solución a los problemas de las economías del mundo, principalmente a las de las empresas, sean estas del ramo que sean.

Tan solo basta recordar que después de los bombardeos de Hiroshima y Nagasaki que trajeron como resultado el rendimiento del Japón, fueron precisamente los militares quienes apoyados de grandes pensadores críticos quienes levantaron (ayudaron a su rehabilitación) al Japón (ahora no hay que detenga su progreso, independientemente de su gran cultura del esfuerzo que ha hecho de ellos un ejemplo de pujanza y prosperidad mundial).

 

Los eventos surgen como un reclamo de la sociedad que necesita reunirse por razones de asociarse en un determinado entorno geográfico, en colectivos y grupos. Son un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y científico.

Por lo que la logística de eventos es una actividad centrada en gestionar los recursos de la manera más eficaz y eficiente para celebrar un evento. Los eventos pueden ser de muchos tipos como una exposición, una fiesta de aniversario, una expedición o un desfile. Para la celebración de un concierto musical al aire libre, algunos temas logísticos pueden ser el transporte de los instrumentos, la búsqueda de alojamiento para los músicos y el alquiles del local, siendo del indole que sean, la logistica los prepara para ser un éxito.

 

Si atendemos a la evolución a lo largo del tiempo de la actividad turística, observamos que se nos manifiesta como un fenómeno complejo y con una larga trayectoria. En la Antigüedad y la Edad Media encontramos viajeros que se desplazan por motivos religiosos, de esparcimiento, de comercio, de descubrimiento, etc. Durante los siglos XV al XVIII podemos hablar de las primicias del turismo. En el siglo XIX y primera mitad del XX, se sientan las bases del turismo moderno, con una corriente elitista para, tras la Segunda Guerra Mundial, dar paso al turismo de masas con un fuerte grado de democratización debido a factores económicos, sociales, culturales y la creciente urbanización, al tiempo que se diversifican las formas del turismo (costa, montaña, nieve, rural, salud, urbano, cultural, religioso, de negocios, reuniones etc.), con grandes disparidades entre los países desarrollados y los menos desarrollados, destacando una fuerte concentración de la demanda en Europa, América del Norte (EE.UU. y Canadá) y Japón, especialmente de sus poblaciones urbanas y con motivaciones muy diversas, al tiempo que, recientemente, se ha producido la emergencia de una serie de países(Caribe, Sudáfrica, Sudamérica, Costa mediterránea de África, China, Tailandia, etc.), que captan una parte, cada vez más importante de los flujos turísticos

 

Entre fines del siglos XVIII y mediados del siglo XIX ocurrió la Revolución Industrial que propició una transformación económica y social y el surgimiento de una clase media numerosa y próspera; la cual compartía el deseo de viajar debido a que se incluyeron las vacaciones y se mejoró el transporte, se incrementó el tráfico de pasajeros que hacia uso del barco a vapor y los ferrocarriles. En la primera mitad del siglo XIX el movimiento masivo hizo florecer la industria turística

 

Thomas Cook tiene la reputación de ser el primer agente de viaje que en 1841 alquiló un tren para llevar 540 personas a una convención antialcohólica; organizó el viaje al precio de un chelín por viajero en la trayectoria de ida y vuelta de Leicester a Loughborough

 

Después de la segunda guerra mundial el turismo se transformó en un fenómeno masivo, en medio de un ambiente relativamente pacífico, Los avances en las comunicaciones y el disfrute del tiempo libre hizo posible su desarrollo. A lo anterior se agregan las innovaciones tecnológicas en el transporte. Con el desarrollo de la aviación comercial se flexibilizó el derecho aéreo y en 1945 se fundó la Asociación Internacional de Transporte Aéreo. Así se incremento la comercialización, lo cual originó que los inversionistas dieran un fuerte impulso a la industria del turismo y a la aplicación de técnicas adecuadas de mercadotecnia. Ante esta circunstancia el profesional del turismo tuvo que definir el perfil del visitante que deseaba captar, por ello el análisis de las motivaciones se transformó en el objeto de estudio central de quienes deseaban atraer el mayor número de turistas a sus regiones.

 

Las modalidades del turismo son diversas. Sin embargo, una de las más importantes por su volumen y por el aporte en divisas que presenta es la de congresos y convenciones. Más tarde, con la evolución natural del turismo este tipo de acontecimiento se hizo más común, aunque aún no se le daba la importancia debida. A mediado de este siglo se establecen los lugares específicos para celebrar tales reuniones. En Europa se fundaron los Palacios de Congresos, que en defensa de sus intereses crearon los centros nacionales y más tarde se unieron en la Fédération Europe en des Villes des Congrès.

 

El origen y evolución de los Buroes de Convenciones hay que buscarlo en los Estados Unidos, donde se crearon, a fines del siglo XIX, las primeras estructuras para el desarrollo de una corriente turística hacia el destino de ciudad. Estas tuvieron un rápido aumento y uno de los objetivos planteados para cumplir con su función principal fue precisamente la organización de eventos como parte del llamado turismo de negocio.

 

La logística permea aun gran número de industrias, por no decir que a todas, y la realización de eventos no sólo no es una excepción, además, ésta hace uso de la logística como una de sus principales herramientas para garantizar el éxito y consecución de objetivos.

ANTECEDENTES EN LA ANTIGUA GRECIA

El origen de los eventos se remonta a Tyre, una ciudad fenicia del Mediterráneo (según los documentos bíblicos de Ezequiel) pero fue en Delfos, una ciudad de la antigua Grecia, que se comenzaron a celebrar las primeras ferias.

Éstas contaban con una frecuencia anual y surgieron de un modo espontáneo generado por la necesidad o ley natural de unir "la oferta" con "la demanda", además de la necesidad de conectarse entre individuos.

Se podría decir que los griegos fueron quienes comenzaron a introducir éstas actividades (como a su vez sus respectivos conceptos). Los romanos tomaron de los griegos ésta modalidad extendiéndola por toda Europa a medida que iban construyendo su imperio.

Cuando el sitio de Troya, hace 3250 años, los griegos, en menos de un año, reunieron un gran ejército para tomar la ciudad y rescatar a la bella Helena, para ello reunieron 1041 naves y 110 000 hombres aproximadamente, con vituallas, armas, armaduras, corceles, carros de guerra, trípodes, calderos y animales domésticos. Si se considera que en aquellos tiempos los medios de comunicación eran "los heraldos de voz sonora" y las señales con antorchas, en realidad, lo que se describe es una proeza de la logística militar griega de la antigüedad.

Pero, el primer evento tal y como lo conocemos actualmente, dio a raíz de la Revolución Industrial cuando éste hecho, ciertamente significativo, transformó por completo el mapa político europeo.

Inglaterra necesitó entonces mostrar al mundo su potencial comercial y conquistar nuevos mercados: de este modo, nace la idea de organizar una feria bajo el liderazgo del Príncipe Alberto. 

La misma se llamó Gran Exhibición de Trabajos Industriales de Todas Las Naciones, vulgarmente conocida como la "Expo del Cristal Palace", así fue cómo surgió la primera Expo Universal en 1851.

La expo fue una obra maestra de la arquitectura universal, creada por J. Pastón. La misma subrayó la ausencia de elementos decorativos, destacando la sobre elevación central producida por la presencia de árboles antiguos en su interior.

 Dos años más tarde, los mismos expositores americanos entusiasmados por los resultados de la muestra de Londres, organizaron una segunda edición de la "Expo Universal" en 1853 en la ciudad de Nueva York, aunque con resultados financieros desastrosos: ¡U$S 300.000= de deuda!

Más tarde apareció la tercera "Expo Universal" en París en 1889, con un costo aproximado de U$S 5.000.000=, en la cual participaron casi 21.000 expositores.

Ésta exposición se desarrolló con un elemento clave en su entrada: la Torre Eiffel, de 300 metros de altura, diseñada por Gustav Eiffel.

Ésta debió resolver varios problemas como: la cimentación, los vientos, el peligro que representaban las grandes aperturas y el agua.

Es una construcción que no tiene utilidad, sólo es un símbolo que estaba destinado a ser desmontado apenas terminara la expo, pero habiéndose transformado en poco tiempo en una de las atracciones principales de éste evento, finalizado el mismo, se decidió dejarla tal cual puede observarla quien hoy día viaje a Paris.

Viena también quiso marcar la historia en éste mundo de los eventos. Fue así como realizó la cuarta y más grande Expo Universal hasta sus días, con un costo próximo a los U$S 11.000.000=.

Los edificios en el Prater, el famoso parque Vienés, en una isla del Danubio, hospedó casi 26.000 expositores y se recibieron más de 6.500.000 visitantes (lo que hoy conocemos como turistas). 

 A lo largo de los 150 años que tienen de historia las expo universales, estas, sin duda fueron el antecedente de la organización de eventos turísticos, que ha incrementado a lo largo de los últimos años, pues el turismo de negocios se ha vuelto más común y productivo para las empresas turísticas en determinada región.

La logística consiste en definir los tiempos de las actividades, los equipos necesarios, los espacios en donde se verificará el evento y las personalidades que intervendrán como expositores o como invitados especiales, para la asignación de los espacios. Además en el proceso de logística de un evento hay que considerar las experiencias pasadas, en relación a la sede y recinto utilizado, y los factores internos y externos. 

Durante las grandes guerras, la logística definió el curso de las mismas, un ejército sin la logística adecuada, estaba perdido o se vio envuelto en el fracaso, he allí el porqué de la vital importancia de la logística para ellos, sino solo basta recordar al ejército alemán durante la invasión a Rusia, la cual la llevo con una inadecuada logística, con material, equipo y vehículos no aptos para la nieve y el intensos frio invernal ruso, amén de los soldados que tampoco estaban a acostumbrados a tan crudas condiciones.

Esto reflejo el poco conocimiento de sus estrategas en el manejo de la logística de apoyo a las tropas, por lo que trasladándolo a un evento turístico también puede representar un fracaso, por ejemplo que durante la materialización de evento de competencias deportivas del tipo de un maratón, no se cuente con suficientes puestos de hidratación y atención médica para los concursantes o lo peor, los señalamientos y la seguridad de los mismos, lo cual por supuesto puede representar un fracaso para el evento y por ende la probable perdida o hasta lesiones a los deportistas.

DESARROLLO

Los eventos turísticos, requieren de lineamientos que guíen su diseño, implementación y evaluación, el área de conocimiento que aporta los elementos metodológicos es la administración y de manera concreta el proceso administrativo.

El proceso administrativo de eventos permite eslabonar acciones que conllevan al desarrollo de reuniones exitosas, si se lleva a cabo la aplicación de tareas y actividades como fueron previstas, esto incluye el corregir en su momento, como lo establecen las fases de ejecución, control y evaluación.

 

Al hablar de eventos se pueden agrupar varios sucesos, que van desde una simple reunión familiar, hasta un multitudinario concierto, pasando por cocteles, ferias, asambleas, conversatorios, congresos, entre otros; todos con componentes en común que requieren una correcta planeación y posterior ejecución.

 

Los elementos propios de la logística desempeñan un papel vital a la hora de llevar a cabo un evento que cumpla con las expectativas de los participantes y organizadores

 

Tipos de eventos turísticos y sus características

Congresos:

Es la esposición y debate de multiples ponencias.
Asisten personas con un alto nivel profecional, intereses comunes. presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinada materia, etc.
Según los expertos debe al menos durara 2 días.
Debe estar estructurado y organizado
Debe tener normas que rijan su comportamiento, así como poseer valores e intereses comunes cuyos objetivos persigan fines similares y una permanencia relativa.
Generar un espacio para la reflexión sobre temáticas comunes
Otras Características

Organizadores: cámaras, asociaciones, instituciones, etc.

Forma de pago: los invitados cubren sus gastos en forma personal

N. de asistentes o participantes: De 500 a 10,000 aprox.

Procedencia de los asistentes: Del 50 al 90% son visitantes externos a la sede

Tipo de convocatoria: Abierta a todo publico

Objeto de estudio: Tema específico

Convenciones:

Evento en el que personas se reunen con el proposito de impartir e intercambiar ideas y opiniones asi como tomar desiciones.
Participan ponentes reconocidos y conocedores del tema, previamente establecido durante la organización del evento.
Segun expertos, este tipo de evento, debe durara de 3 a 5 días.
Son reuniones institucionales o empresariales.
No hay cuota de inscripción (las patrocina la empresa o institución)
No tienen una periodicidad definida, de acuerdo a su alcance geografico puede ser local, estatal, nacional o internacional
Otras Características
Organizadores: Empresas.
Forma de pago: las empresas convocan y cubren los gastos.

N. de asistentes o participantes: un promedio de 50 a 500.

Procedencia de los asistentes: el 100 de los visitantes son visitantes externos de la sede.

Tipo de convocatoria: cerrada solo participantes con invitación.

Objeto de estudio: programa técnico 

El impacto de los congresos y convenciones en la economía, debido a que es un referente importante de la situación real de la actividad turística. El efecto económico directo del turismo de reuniones genera más empleos.

 

Planeación del evento

 

Creación del programa y servicios del evento
Formularios de registro vía Internet, Call Center, en sitio y Administración de la base de datos
Visitas de inspección de staff en sede para supervisión del evento (Reservaciones de Hotel, revisión de programas, montaje, traslados y audio/video)
Mesa de Hospitalidad por Grupo Mundomex (información de tours, restaurantes y atractivos turísticos)
Convenios con proveedores: Cadenas Hoteleras, Líneas Aéreas, transportación terrestre, tours, empresas de paquetería
Personal bilingüe y atención personalizada
Ferias:

Las ferias se celebran en intervalos de tiempo relativamente distantes, normalmente periodicos, y con una duración limitada.
Las ferias tienen periodicidad, normalmente anual.
Es un evento social.
Es un evento establecido, temporl o abundante.
Es un evento de promoción comercial, en consecuencia es una actividad empresarial.
Es un evento -Producto de promocion comercial- que tienen como objetivo promocional la MYPE sea esta de manufactura, produccion agricola, pecuaria, artesanal, turistica u otra linea.
 

Planificación

 

Información de los expositores sobre la tramitación del envío y el desarrollo in situ:
Plazos
Embalaje, señalización
Documentación
Seguros
Persona de contacto en Cretschmar MesseCargo
(antes y después de la feria en Düsseldorf, desde el momento del montaje de la feria hasta el desmontaje, en el lugar de la feria).

Exposiciones:


Exhibición de una determinada cosa o cuestión en forma pública para que un público masivo pueda conocerla o acceder a ella.
Se realiza en un espacio determinado, (museo, galería, etc.).
Puede duarar días, meses, incluso años.
No deben tener miedo de hablar.
Se exponen todas las ideas despacio y con claridad
Se pueden utilizar carteles, transparencias, etc.
Foros:

Generalmente es para un grupo reducido.
Espacio que se utiliza como escenario de intercambio entre personas que desean discutir sobre problemáticas específicas otodo tipo de temas.
En general, un foro tiene una serie de normas para regular su funcionamiento, facilitando la vinculación de los foristas en un entorno armónica y de diálogo.
Suele contar con un administrador, un moderador y un forista.
Hay diferentes tipos de foros disponibles: exclusivos para los profesores, de noticias del curso, debate único, abiertos a todos y de preguntas y respuestas.
Tambien se puede elegir que no se permitan respuestas en un foro (por ejemplo, para crear un foro dedicado a anuncios).
Paneles:

Generalmente, un panel suele tener de cuatro a seis miembros; en todo caso, siete es el número maximo aceptable en un panel de expertos para que la reunión sea operativa.
La duración estimada es de una o dos horas, con 10 ó 15 minutos dedicados a la presentación de cada panelista.
Despues de las presentaciones, un secretario resume las diferentes ponencias en pocos minutos.
En esta técnica un equipo de  expertos discute un tema en forma de diálogo o conversación ante el grupo.
El público puede realizar preguntas para aclarar el contenido o la posición de algún miembro del panel. 
El lenguaje es formal.
Conferencias:

Duración aproximada de 45 minutos a una hora, aunque el tiepo  puede variar dependiendo del público o el tema.
Es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema específico y de interés para el público al cual está destinada.
Se trata de una manera de compartir información, impartir una charla o dictar un curso en tiempo real con la misma calidad que si se llevara a cabo en el aula de clases.
Se hacen presentaciones de productos o servicios
Simposios:

Los especialistas expone durante varios minutos y un coordinador resume las ideas principales.
El auditorio formula preguntas y dudas que los experyos aclaran y responden.
Los especialistas exponen ideas apoyadas en datos empíricos generados por investigadores.
Generalmente se trata de un grupo pequeño de expertos o académicosmcon diferentes puntos de vista y conocimientos particulares.
Los ponentes no entran en polémica, sino que participan con el fin de aportar sus conocimientos acerca del tema que se trata.
Seminarios:

El número de horas es variable.
Es una reunión especializada que tiene naturaleva técnica y académica.
Lo usual, es que un seminario se desarrolle en uno o varios días y en forma intensiva, es muchos casos durante un fin de semana.
En algunos casos se puede solicitar una cuota de inscripción.
La duración varia puede ser mensual, cuatrimestral, semestral o anual.
Ponencias:

Intencionalidad: didáctica o érsuasiva.
Profundidad en los conceptos y temas a tratar.
Adecuado soporte audiovisual: ambientación con graficas, fotos, citas, cifras, etc.
Magistral con una duración no superior a 45 minutos.
Estimulannuevas inquietudes al auditorio, motiva a : preguntar, cuestionar e indagar.
Posibilidad de hacer un dialogo mediante preguntas y aclaraciones de posibles dudas en tiepo no superior a 15 minutos, siempre despues de la ponencia.
Workshop:

Taller de trabajo para profesionales deun mismo rubro, actividad o profesión.
Es un ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas.
Se impuso en turismo y se extendio a otros campos.
Cursos:

Capacitación y motivacionales para publico interno y mixto
Ruedas de negocios:

Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda,
Un coordinador registra el interes de cada parte y les fija una cita.
Habitualmente se realizan en el marco de congresos y exposiciones con exposiciones paralelas.
Desayuno de Trabajo:

Reuniones para tratar un tema predeterminado 2 horas aproximadamente.
Se intercambian ideas, dirigidas por un moderador, es un trabajo en equipo distendido.
Debates:

 Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc.
Discusión grupal e informal de aproximadamente 60 minutos con un coordinador  que ordena las distenciones y modera el debate.
Ideal para grupos pequeños 15 personas aproximadamente.
La relización de un evento exitoso es la suma de una correcta planeación y ejecución, etapas en la que la logística desempeña un papel protagónico y a las que se les debe prestar especial atención y tiempo para garantizar una experiencia única e inolvidable.

Para lograr que el evento que organice nuestra empresa (sea de cualquier tipo) logre el éxito esperado, es necesario hacer uso de la logística, la cual  desempeña un papel vital a la hora de llevar a cabo un evento que cumpla con las expectativas de los participantes y de los organizadores.

Juan Felipe Avendaño Santos, director comercial de We Can Do it!, empresa dedicada a la producción de eventos comenta: "La logística es la matriz y la base de cualquier acontecimiento. Ésta cuenta desde el momento de hacer la preproducción hasta la ejecución y finalización. De ella dependen el costo, el beneficio que se va a obtener y la calidad".

Este documento tiene la finalidad de presentar cuales son las especificaciones de logística necesarias para la realización de los diversos tipos de eventos turísticos que existen.

La importancia de los eventos en el sector turístico tiene su fundamento en que forma parte del sector económico, e integran una red de servicios que hacen necesaria la implementación de una buena logística que agiliza y flexibiliza los procesos, proporcionando a su vez una visión estratégica para las organizaciones. 

La logística permea aun gran número de industrias, por no decir que a todas, y la realización de eventos no sólo no es una excepción, además, ésta hace uso de la logística como una de sus principales herramientas para garantizar el éxito y consecución de objetivos.

Al hablar de eventos se pueden agrupar varios sucesos, que van desde una simple reunión familiar, hasta un multitudinario concierto, pasando por cocteles, ferias, asambleas, congresos, entre otros; todos con componentes en común que requieren una correcta planeación y posterior ejecución.

Está creciendo  significativamente en México y el mundo; es un segmento importante y relevante para la economía del país por todos los productos y servicios que integran la oferta de los eventos en general que por su atractivo se consideren un motivo para las personas por visitar el destino dónde se llevará a cabo el evento. Esta tipología de turismo según la Organización Mundial de Turismo es la que mayor crecimiento sostenido ha mostrado en el mercado turístico en todo el mundo o al menos en los países en los cuales el turismo es una de las actividades económicas que más aportan al PIB, tal es el caso de Francia y España

Recomendaciones para un evento exitoso:

Plasmar el objetivo del evento, claro y dirigido hacia el mercado que va dirigido.
Lanzar la convocatoria o la invitación.
Un presupuesto bien diseñado y objetivo.
Un trabajo anticipado  y coordinado (preproducción).
EjecuB">Ambientación
Esto incluye todo lo relacionado a la sala, o salas de actividades y exposición si la hubiera, su organización y supervisión:

Área de inscripción y acreditación de los asistentes.
Comunicaciones, telefonía e internet.
Gastronomía, servicio de catering, elección de menú, de acuerdo al tipo de comidas, almuerzo, cena, coffee breaks, etc. Todo lo referente a bebidas, servicio de barman, barras mó27Trebuchet MS', Verdana, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: small; line-height: 1.4;">No visitar el lugar del evento con anticipación, (para prever montaje, equipos, tiempos, permisos, fuentes de corriente, etc.)
No contratar suficiente personal en caso de requerirlo, (para montaje y operación de quipos, etc.)
Errores con los equipos, (por no contar con una visita previa y un montaje anticipado para pruebas)
No prever posibles problemas relacionados al evento, y por lo tanto no estar preparados para ello.
 



Por tanto la realización de un evento se clasificará en tres estapas;  pre-evento, trans-evento y post-evento. 

 

 



 

La creación de un evento exitoso es el conjunto de estrategias las cuales fijan una planeación sistemática, la ejecución, se lleva a cabo en etapas en las que la logística desempeña un papel líder.

 

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa.

 JUSTIFIQUE SU PRESUPUESTO.

Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuación: Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento, Gastos de los servicios de restauración, Gastos de alquiler de equipos audiovisuales%27* BRAVIA KDL-50W800BTP Po *Po %#-'?atuitos, Opciones de pago.

La agenda debe centrar en una única temática y no abrumar a los asistentes. A pesar de contar con una magnifica agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuándo desean asistir a dichos programas y cuándo no lo desean.

 ESTABLECIMIENTO DE LA TEMATICA DEL EVENTO

Cada evento se desarrolla en tomo a una temática y un objetivo en el que se basarán organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.

Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarán el evento.

 SELECCIÓN DE UN LUGAR DE CELEBRACIÓN

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.

Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Se debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de información.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.

Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.

No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).

Posibilidad de controlar la luz natural.

Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.

 MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTO

El número de participantes en un seminario depende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestos holgados optan por opciones de marketing de pago, como los periódicos. También pueden enviarse comunicados de prensa a los principales periódicos, para dar a conocer el próximo evento. Además, también pueden adquirirse grandes pancartas y carteles publicitarios para anunciar el evento en zonas muy transitadas.

El envío masivo de mensajes de correo electrónico se ha convertido en uno de los métodos más rentables para llegar a grandes audiencias. Esto es realmente útil si el organizador del evento ya cuenta con una base de datos.

 COLABORACIÓN CON PATROCINADORES

Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuirá a aumentar la credibilidad de dicho evento, además de reducir costes. Los patrocinadores también pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento, además, entre sus clientes

 DIA D: PREPARACIÓN, REGISTRO, ACOMODACIÓN, COMENTARIOS

El día anterior al evento, visite el local para asegurarse de que todo esté conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los micrófonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un día antes de su celebración. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local, incluyendo la colocación de adornos y carteles, el día antes del evento. El día del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora antes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para garantizar que todas las personas que accedan al evento estén autorizadas a hacerlo. Las etiquetas de identificación, los obsequios de bienvenida y los folletos o programas del evento se entregarán en este punto, y los acomodadores mostrarán a los participantes sus asientos. Por último, deben distribuirse entre los participantes los formularios de comentarios y, a continuación, recogerse, para determinar su nivel de satisfacción en todos los aspectos del evento.

 

 

CONCLUSIÓN

Conocer los distintos eventos turísticos desde su evolución hasta el día de hoy como generadores de desarrollo económico para la sede donde se lleva acabo funge como un activo en para el país.  Lo que los caracteriza un evento de otro es importante, si bien los congresos y convenciones van de la mano con los foros, simposios, y seminarios. Estos también se pueden realizar de forma independiente. El llevar a acabo la planeación, organización y logística de estos eventos no es terea fácil se debe contratar a gente profesional y experta en estas actividad, esto permitirá que el evento tenga éxito.

El turismo es una actividad socioeconómica, que implica el desplazamiento de personas y el uso de los servicios de hospedaje, transportación, alimentos, recreación, entre otros, dando lugar a los diversos tipos de eventos turísticos, dependiendo de la motivación del turista para viajar.

Debido a que la logistica de eventos se ha convertido en un importante segmento del mercado turístico, ha impactado económicamente con la demanda de profesionistas especializados como el revenue manager, la implementación de los distintivos H y Cristal, para garantizar la calidad de los servicios, creación de empresas encargadas en la organización y logística de eventos como las wedding planners, DMC ´s(Destination Management Companies) y las OVC (Oficinas de Visitantes y Convenciones), entre otras.

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