Justificando el Presupuesto

Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuación: Gastos de las instalaciones donde se cspan>

Elaborar checklists por áreas de trabajo para que cada grupo o persona tenga claras sus tareas y objetivos, y el tiempo en que deben estar realizadas exitosamente. Su supervisión será periódica y en forma particular.

Confeccionar un presupuesto en base  a los gastos previstos y costos de operación durante  todo el desarrollo del proyecto.  

Seleccionar  y capacitar al equipo y personal de trabajo, secretarias, orientadores, encargados de mercadeo, asistentes de sala, etc. 

Armar un grupo asesor con abogados, contadores, arquitectos, diseñadores, servicio de  seguridad, programadores, etc. Ellos serán una excelente guía para trabajar en forma más eficiente, y así minimizar errores y riesgos.

Definir y programar el sistema de inscripciones a utilizar para el registro de participantes. 

Difusión 

Diseño, edición y la impresión de anuncios, calendarios, invitaciones, programas, folletería en general, señalizaciones, carteles, banners, etc.

Armado de material de presentación y difusión del evento a través de la página y sitio web para promocionar como Sitios Web o Blog: Va a ser el lugar al cual acudan los potenciales asistentes para ampliar la información que reciben sobre el evento,Correo Electrónico: Si cuentas con una buena base de datos, puede ser muy eficiente, ya que podemos tener un alto alcance a muy bajo costo,Redes Sociales: No alcanza únicamente con una web o blog, sino que es importante posicionar tu evento en las redes sociales como facebook, twitter, linkedin y hasta youtube,Correo Directo: Confección de Folleto informativo o "Anuncios" previos al evento y envío por correo postal. Este medio es más costoso y tomará más tiempo, ya que tiene que diseñar e imprimir y luego hacer envío por correo postal para que llegue a los domicilios de tu base de datos.

, vender y difundir el mismo, y para usar como nexo de comunicación con participantes, invitados, anunciantes, y público en gene2`-=PJDI7* PPPPP'BC^b2/?dze: small;">Actualización permanente de la base de datos, para dar seguimiento a invitados, participantes e inscripciones. Comunicación vía email con participantes, contacto con patrocinadores, respuestas a consultas y confirmaciones. Estas tareas se van intensificando más, hacia la fecha del evento. 

Manejo de agenda de prensa, conferencia de prensa, entrevistas, notas y aspectos relacionados durante el evento y después del mismo también. 

Ambientación

Esto incluye todo lo relacionado a la sala, o salas de actividades y exposición si la hubiera, su organización y supervisión:

Área de inscripción y acreditación de los asistentes.

Comunicaciones, telefonía e internet.

Gastronomía, servicio de catering, elección de menú, de acuerdo al tipo de comidas, almuerzo, cena, coffee breaks, etc. Todo lo referente a bebidas, servicio de barman, barras móviles, etc., procurando elecciones armónicas y prácticas.

Sistema y tecnología de sonido, video y proyección, a través de computadores, proyectores, equipo de iluminacion, micrófonos, etc. Aquí se incluye la implementación del servicio de traducción. Para la cobertura gráfica del evento, se requiere de servicio fotográfico y servicio de video filmación.

Decoración, arreglos florales, telones, paneles, cubresillas, mantelería, centros de mesa, etc, y  todo lo que hace a la ambientación del evento.

Mercadeo 

Programación de reuniones con candidatos a patrocinar el evento y posibles proveedores, siempre viendo las potencialidades del evento en cuestión. Respecto a proveedores cabe negociar servicios por publicidad, si no conspira con otros anunciantes y patrocinadores de interés.

Destinar personal a cargo de la relación con patrocinadores y asociados al evento durante todo el proceso de gestión del proyecto y presentación del post evento, siempre bajo estricta supervisión.

Supervisar y controlar el cumplimiento y calidad del servicio de los proveedores, según las distintas contrataciones. 

Relaciones públicas 

Definir y redactar discursos, y determinar shows o espectáculos para el evento. 

Determinar material a entregar con las acreditaciones, bolsos, lapiceros, hojas, credenciales, diplomas, etc.

Determinar y definir, premios, souvenirs y regalos.

Definir diseño e impresión de logo del evento y/o de patrocinadores en materiales a entregar a participantes o invitados.

Finanzas 

Pagos a proveedores.

Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería, etc.

Prever pago de alojamiento, pasajes y traslados internos para participantes, oradores, invitados o asistentes de afuera, según lo estipulado.

Requerimientos para la Organización de Eventos

PLANEACIÓN

Conformación del comité central. Se deberán elegir a las personas que serán parte del comité organizador, coordinador general y todos los que serán indispensables para cumplir las funciones asignadas, esto a su vez erigirán su propio equipo de trabajo a dirigir.

Nombre del evento. Es muy importante ya que por medio del nombre depende el éxito del mismo, dado así la introducción de lo que se va a realizar, pueden ser de corte cientifico, tecnico, cultural, deportivo, educativo, politico, social, economico, comercial, religioso, promocional.

Objetivo. Puede ser económico, una graduación, un reconocimiento y en algunas ocasiones celebraciones comunes tales como una primera comunión hasta un matrimonio, que puede identificar la finalidad hacia cual debe dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propositos o meta que se propone cumplir en un lapso definido.

Evidencias de proceso o manual de procedimientos. Quedarnos en la mente del cliente> de esto se debe encargar la una persona en específico la cual se encarga de desarrollar los formatos u escritos para entregarles a los clientes.

Presupuesto. En este paso debemos tener en cuenta el costo del evento para realizar el evento el cual puede ser por parte del organizador o puede ser por parte de los patrocinadores.

Invitados. El organizador define el número de invitados teniendo en cuenta tanto el lugar como las pasabocas, sillas etc...

Lugar. Dependiendo del evento si es al aire libre debemos tener en cuenta el clima y ubicación de las mesas o sillas en caso tal que sea en un lugar cerrado se deben tener en cuenta que el espacio se amplio y comodo para todos los asistentes.

Actividades a realizar. Todo depende del evento si es educativo unas de las actividades a realizar seria basadas en ayudas audiovisuales, si este no fuera el caso nos podríamos basar en una lista determinada por el coordinador del evento.

Personalidades que quiero que asistan Para tener mayor seguridad de que los invitados de alto rango asistan debemos de avisar con anticipación la fecha del evento tanto para el como para el resto de los invitados.

 Hora. Si el evento es una graduación o un reconocimiento debe de realizarse en un horario nocturno en caso tal que sea un matrimonio o un bautizo lo ideal es el horario temprano tipo 10:00 am en adelante.

Fecha  Planear el evento en una fecha poco usual para no perjudicar el ritmo normal de los invitados en su entorno social como familiar.

 Errores mas comunes  en la logistica de eventos turisticos

Organizar un evento hay que tener una vision.

  No contar con información completa  de lo que desea el cliente (minuto a minuto del evento, resultados esperados, número de asistentes, concepto, fechas, horas de inicio y fin, lugar, etcétera).

Que un proveedor no cumpla en tiempo con un servicio o producto

Por fallas de la naturaleza no pueda ejecutarse el evento

 No hacer una visita de preproducción logística, en el lugar del evento, para prever todos aquellos aspectos que la negociación inicial no contempla y que son propios de las características del sitio de montaje y protocolos del espacio (Ej.: ingreso de los equipos y el personal, horas y lugares permitidos de descargue, fuentes de corriente, tamaño y condiciones del lugar de montaje, permisos requeridos para ingreso y operación, entre muchos otros).

•  No contratar personal  suficiente, en caso de requerirlo, para montaje u operación de los equipos.

Dejar la organizacion en alguien no profesional

•  Errores en la planeación de equipos para llevar determinado montaje (por falta de visita de preproducción), a fin de no dejar cabos sueltos.

•   No prever los posibles inconvenientes durante el proceso de montaje y el mismo evento ni estar preparados para resolverlos.

American Express Meetings & Events ha realizado un estudio  de los errores y omisiones más comunes que los organizadores de eventos en su proceso, se obtuvieron lo siguientes datos:

51% de los organizadores de eventos no contemplan de forma total y objetiva el riesgo en sus empresas

52% organizan el evento sin siquiera haber cerrado el presupuesto

85% de los organizadores no implementan herramientas para llevar un control de gastos adecuado en los eventos.

64% no sabría cómo localizar a los asistentes a un evento en situaciones de emergencia o crisis ( este punto aplicaría, entiendo yo, para quien gestiona un congreso o evento donde sabe a quién invita)

36% de quien organiza eventos corporativos no acostumbra contratar seguros, el motivo,  50% de ellos mencionan  que las políticas de sus empresas no lo requieren.

Este estudio fue aplicado en los EEUU a profesionales, planificadores de eventos (perfiles como travel managers) y directivos de áreas tales como Marketing, Comunicación, Recursos Humanos y Finanzas.

 Aciertos para una buena logística de eventos turísticos. o Contratar a un profesionista que organice el evento, porque él tiene los medios, la experiencia, los contactos con las personas encargadas de las empresas idóneas para realizar un evento exitoso y a bajo costo. o Planificar y gestionar los elementos logísticos para atender las necesidades de las personas. o Planificar, gestionar y ejecutar la gestión proactiva (llegadas-cambios, cancelaciones, etc.) o Realizar un buen diseño de formatos de control con el fin de garantizar eficacia. o Escoger bien el lugar y que se adecue a las necesidades y actividades de las personas que acuden. o Seleccionar el proceso para tener una buena planeación de cualquier evento turístico. o Distinguir correctamente que tipo de evento se requiere organizar, para evitar confusiones. o Contar con suficiente presupuesto, para costear el evento. o Contar con la información completa de los requerimientos del cliente. o Seleccionar proveedores que cumplan en tiempo y en forma con los pedidos solicitados. o Contar con alternativas en caso de fallas en la planificación o en la ejecución.

El impacto económico

Las cifras según la CESTUR tienen un alto impacto en la economía  según un estudio realizado en 2011 los recintos feriales generan ventas por 6.2 millones de dolares, la contribución al producto interno bruto  es de 2.3 mil millones de dolares el empleo generado es de  151 100 plazas, el 31% es operado por la iniciativa privada, el 41% por el gobierno estatal, y el 10% mixto, los grandes recintos contratan a 169 personas de tiempo completo, los medianos a 49 personas y los chicos a 16 empleados. La ocupación promedio es de 28% en recintos grandes y medianos y los chicos del 26 en total el promedio anual de ocupación es de 76%. En 2010 más de  85 100 empleos generados con ganancias de 6.6 mil millones de pesos. además de activar la economía de las ciudades sede pues directa o indirectamente hay ingresos importantes en el sector hotelero, restaurantes, museos, bares, transporte, etc.

Los inicios de la logística, sea de esta cual sea, como la conocieron o aplican los militares tienen las siguientes características, y estas se aplican a eventos, a operaciones y en si a cualquier tipo de situación, en la cual se tenga que involucrar medios, recursos o personas, como sigue:

Apoyo adecuado.

Significa que el apoyo que se preste siempre debe ser el adecuado, es decir si nosotros necesitamos un equipo de primeros auxilios dotado de un ambulancia con terapia intensiva para cubrir por ejemplo un evento turístico de tipo Corrida de toros, esta ambulancia debe tener todos los implementos necesarios para que en caso de requerirse se apoye adecuadamente y no en forma deficiente o inadecuada, podría por ejemplo también si es un evento infantil, que haya médicos pediatras para atención de los niños, si así fuere necesario etc…

       

Sencillez.

La sencillez se refiere a al proceso administrativo sin tantas vueltas o papeleos, simplemente se ordena, el apoyo, se dan las características y el lugar donde se debe estar o necesitar, y se cumple.

Ímpetu.

Se refiere a que siempre se debe apoyar a un evento, sea este de mayor o menor importancia por sus asistentes, es decir si el evento es una pequeña feria o un enorme evento de exposición o conferencia con un gran ponente, se debe apoyar con el mismo ímpetu, para la logística no hay discriminación, se debe apoyar por igual.

Coordinación.

 Que todos los elementos involucrados tengan conocimiento, pero sobre todo que estén debidamente coordinados, por ejemplo si en un evento de feria necesitamos de un estand o mamparas, que los que las deban colocar estén enterados, que los que deban pintarlas vayan y las pinten, que los del equipo de sonido vayan y sonoricen, que la seguridad este pendiente de la misma, que los de recepción o edecanes sepan y tengan además la lista de invitados, que enlace con prensa sepa que medios van a cubrir el evento, etc…, todo eso en su conjunto es la coordinación adecuada que debe haber en un evento.

  

Balance.

Significa que el apoyo logístico prestado sea en tamaño, tiempo y forma adecuado al evento, es decir si necesitamos 200 sillas, a las 3 pm, estas estén en la hora solicitada, y no antes y mucho menos en menor o mayor cantidad, porque de nada serviría que fueran menos, y si son más, serian un estorbo únicamente, pero tampoco servirían menos al momento exacto y ya empezado el evento que llegaran las demás sillas; en la logística debe haber puntualidad, y eso se refiere a ser puntual en todos los aspectos, sean estos de tiempo, cantidad, lugar o medios.

 1.Seguridad.

 Siempre debe existir la certeza de que se va poder contar con el apoyo logístico en tiempo, forma, modo y lugar, lo que significa que si se planea un evento sea cual sea su característica o naturaleza se debe contar con la certeza de contar con el apoyo adecuado para su materialización.

Economía.

 Para llevar a cabo cualquier tipo de evento turístico y se tenga que hacer uso de recursos, medios o materiales, siempre se debe planear con la anticipación adecuada y en la cantidad necesaria, ni de más, ni de menos, puesto que calcular de más, representa un gasto excesivo y disponer de menos puede representar un fracaso en su materialización.

Independientemente de que se pueden emplear los mismos recursos, medios y materiales, no para un solo evento, sino para varios eventos en tiempos diferentes, alternados y perfectamente sincronizados en el sentido de la profundidad, en tiempo y espacio.   

CONCLUSIÓN:

Se recomienda hacer una carpeta que contenga toda la información del evento para la muestra con los posibles patrocinadores.

- Cotización de hoteles tanto para conferencistas como para congresistas.

- Se debe brindar información a toda persona que vaya asistir al evento, acerca de donde y con qué costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la toma de decisión de asistir al evento que se esta organizando.

- Llevar a cabo la planeación de la publicidad. Esto ayuda en buena medida a la promoción y contar con ella a principios de la estructuración del evento, puede llegar a servir para atraer a más patrocinadores, conferencistas, entre otros.

Se deben tener en cuenta los constantes cambios en la industria turística para la correcta y éxitosa planeación de los diferentes eventos turísticos.

"El profesional logístico no debe obviar que el mercado turístico es altamente competitivo, donde el valor añadido cobra singular fuerza a través de la experiencia única, cuestión esta que ha obligado a la actividad turística a ofrecer un servicio superior, no solamente en términos de calidad, sino también de creatividad y donde se le impone dejar de ser una economía de servicios para convertirse en una economía de experiencias." (sic de http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=36470210)

Con el desarrollo de ésta actividad, identificamos las características y requerimientos de los distintos eventos turísticos que se realizan en el turismo de reuniones que aporta un flujo importante de recursos a nuestro país. Con ésta actividad, ahora ya podemos reafirmar lo relacionado con todos los procesos necesarios para llevar a cabo un evento, sabiendo los detalles que deben de cuidarse para su correcta realización, y lo importante que son para las empresas a la hora de propagar la información para que sean conocidos con una mayor profundidad, para que los participantes, sepan los beneficios que se obtienen al asistir a estas reuniones. El Turismo de eventos, representa aproximadamente el 20% de las llegadas internacionales y se caracteriza por ritmos de crecimientos sostenidos, manifestando una alta rentabilidad y contribución al desarrollo de otros sectores relacionados. El turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que aporta y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía y en el propio turismo. Entre sus tendencias fundamentales están la de ser altamente competitivo y la de estar concentrados los mercados en países del primer mundo (Europa y América del Norte). Los países de América Latina, hoy considerada una región emergente, deberán dirigir sus esfuerzos a lograr estrategias integradoras que les permitan apoderarse de parte de este mercado. 

 Como podemos darnos cuenta el proceso para realizar un evento consta de muchos puntos los cuales se debe de contar con un grupo de personas que serán los organizadores y a su vez  diseñaran una planeación, en la cual servirá para el desarrollo de diferentes eventos, y sus diferentes característica, las cuales los diferenciaran y se podrá desarrollar dicho evento.

Hay que recordar que para tener un evento exitoso se deben llevar a cabo los puntos planeados en tiempo y forma, pues los tiempos y su orden resultan de vital importancia para la realización, desarrollo y éxito del evento.

Desde la planeación hasta la implementación de los eventos turísticos, se toman decisiones, con el fin de lograr que el o los eventos sean exitosos para que los clientes queden satisfechos, ya que cubrir sus expectativas en todos los ámbitos permite desmenuzar las acciones que se deben implementar y establecer las características que los distingan y diferencien unos de otros.