El personal de Contabilidad, el de Auditoría y el de Crédito y cobranza.

1.- ¿Qué personal del departamento de Finanzas, interviene en la situación?

El personal de Contabilidad, el de Auditoría y el de Crédito y cobranza.

El personal de contabilidad interviene en esta situación porque es el responsable del registro de todos los movimientos financieros de la empresa, ya sea ingresos y egresos, aplicando el caso, es quien registra los pagos que se le hacen al hotel, tanto de la renta de los salones como del pago de las habitaciones.

El personal de Auditoria es el encargado de constatar que los movimientos y registros del departamento de contabilidad sean correctos.

El personal de Crédito y cobranza, registra el anticipo que se mandó para el evento y según el presupuesto que debió entregarse antes a los organizadores, tiene la cantidad registrada del saldo que aún se adeuda al hotel.

2.- ¿Cuáles son las acciones que debe realizar el personal del departamento de finanzas?

Después del aviso de cancelación se avisa al auditor, quien deberá indicar al departamento de contabilidad hacer el registro de la misma y preparar la parte proporcional del anticipo, que en este caso sería del 30 %, posteriormente, se avisará al personal de crédito y cobranza para descontar ese 30% de la cuenta del cliente y cerrar la cuenta para que no quede pendiente el adeudo.

 

3.- ¿Cuál es la relación interdepartamental?

Interactúan el departamento de Reservaciones, el de Contabilidad, el de Auditoría y el de Crédito y cobranza, además de la Caja.

Reservaciones recibe tanto la reservación como la cancelación de la orden, la caja recibe el dinero del anticipo contabilidad registra la entrada del dinero y crédito y cobranza abre una cuenta con el anticipo y el saldo pendiente, Auditoría registra que el movimiento sea correcto. Al recibir la orden de cancelación el procedimiento es al revés, reservaciones recibe la cancelación, informa a auditoría quien pide a crédito y cobranza realizar el cálculo de la devolución y cerrar la cuenta pendiente, luego, la orden pasa a contabilidad para que se haga el registro de la salida del dinero que posteriormente la Caja  se encargará de devolver.