Caso ritz y RRHH

La satisfacción del cliente empieza por los recursos humanos: El caso del Ritz-Carlton.

Adaptado de: Sumati Reddy.

 Harvard Deuto Business Review (Barcelona)

 184 (70-79), noviembre 2009.

La marca Ritz-Carlton es sinónimo de calidad y de servicio excepcional. Su clave está en la gestión de recursos humanos.

Las prácticas de éxito de la marca de hoteles de lujo Ritz-Carlton, le han valido el reconocimiento como una de las empresas a nivel internacional más orientadas al servicio al cliente. Con 70 propiedades ubicadas en 23 países y 32.000 empleados, la compañía se basa en la gestión de sus recursos humanos. 

Las reglas de oro 

En Ritz-Carlton a los nuevos empleados se les hace entrega de las "reglas de oro", un pequeño documento del tamaño de un carné que han de llevar consigo en todo momento. Las reglas de oro recogen los valores y la filosofía de los hoteles Ritz-Carlton y son consideradas esenciales para el trabajo. También son conocidas como los cimientos de la compañía e incorporan su filosofía de servicio. No se trata de códigos secretos de uso exclusivo de los empleados, sino que están disponibles en el sitio web de la organización para que cualquiera pueda conocerlos, e incluyen: 

El credo: "La experiencia de Ritz-Carlton aviva los sentidos, infunde bienestar y satisface incluso los deseos y las necesidades tácitas de nuestros huéspedes". 

El lema: "Somos damas y caballeros al servicio de damas y caballeros". Es la parte más famosa y distintiva, el telón de fondo que rige el comportamiento de los empleados y garantiza que estos tratan a sus compañeros con el mismo respeto y la misma dignidad con los que tratan a sus huéspedes. 

Los tres pasos de la atención al cliente: 1) Saludar al huésped de forma cálida y sincera, dirigiéndose a él, si es posible, por su propio nombre. 2) Adelantarse a sus necesidades y satisfacciones. 3) Despedirse amablemente 

La promesa del empleado: Refuerza el hecho de que la reputación del hotel tiene su origen en los empleados y no en sus instalaciones, en su comida para gourmets o en su decoración. 

Las prácticas de recursos humanos de Ritz-Carlton 

¿Qué es lo que hace la función de recursos humanos para garantizar la uniformidad de la marca, del servicio y de la excelencia en los hoteles de la marca Ritz-Carlton? Se empieza por contratar a las personas adecuadas y por darles la preparación adecuada para garantizar que todos y cada uno de los clientes que se alojan en los establecimientos de Ritz-Carlton disfruten de una experiencia feliz e inolvidable. 

Contratación 

Ritz-Carlton sabe que el elemento clave en cualquier proceso de calidad es contar con las personas adecuadas en los puestos adecuados. Son especialmente valorados algunos rasgos, como saber escuchar (en lugar de hablar), el fuerte sentido del valor y el deseo de ir más allá de la llamada del deber. Los empleados deben preocuparse por los demás. Esto no es algo que se pueda enseñar. Por ejemplo, no se les puede pedir que respondan "Por supuesto, será un placer" a menos que esas palabras les salgan de forma natural y les suenen bien a ellos mismos. Ritz-Carlton hace mucho hincapié en el tipo de personas que selecciona para trabajar en el hotel, ya que determinados comportamientos no siempre se pueden enseñar. Busca una determinada actitud en las personas que contrata y les da formación para que adquieran ciertas habilidades. 

El hotel sigue un meticuloso proceso para seleccionar a los nuevos miembros de su equipo. Cada puesto tiene un perfil "ideal", definido a partir de un estudio de los mejores empleados de otras organizaciones. El estudio en cuestión analiza los factores que hacen que estos empleados tengan un rendimiento excepcional y llega a la conclusión de que los empleados excepcionales rinden bien en lo que respecta a: 

La construcción de relaciones con los huéspedes 

La construcción de relaciones de apoyo con los compañeros 

El entusiasmo y la sensibilidad hacia las necesidades de los demás 

La preocupación espontánea por los demás 

A partir de la información contenida en este estudio, el equipo de recursos humanos elabora los perfiles de cada puesto de trabajo y la formación académica exigida, que varía en función de cada puesto. El resultado de esta labor de investigación es la creación de unos criterios de talento para cada puesto, desde el de director o supervisor hasta los de primera línea de servicio al cliente. 

El siguiente paso consiste en el desarrollo de un proceso de selección de calidad y la elaboración de unos criterios de excelencia gracias a los cuales se puede colocar a la persona adecuada en el puesto adecuado para garantizar un excelente servicio al cliente. El proceso incluye una entrevista estructurada cuyos resultados son cuantificables y que se puede repetir para múltiples candidatos. Es más, estas entrevistas estructuradas han sido traducidas a veinte idiomas a fin de garantizar la uniformidad en el proceso de selección.

A continuación, se compara a los candidatos con los criterios de talento. De esta forma, la organización identifica a las damas y caballeros que poseen los atributos y comportamientos que la empresa busca y que más se asemejan a los trabajadores que mejor rinden. Debido a que el proceso de contratación es muy selectivo, normalmente solo se contrata a uno de cada diez candidatos.

Formación 

Una vez que se lleva a cabo el nombramiento del nuevo empleado, Ritz-Carlton, como empresa centrada en el cliente, pasa a formar a ese empleado con el objetivo de conseguir que la excelencia en el servicio al cliente forme parte de la mentalidad y la cultura de la empresa. A todos los empleados se les inculcan los valores de servicio de la organización a través de las reglas de oro de atención al cliente. 

Después de superar el proceso de selección, las nuevas incorporaciones comienzan la fase de orientación. Durante los dos primeros días del programa de orientación mantienen encuentros con los jefes de cada división del hotel. Esto les permite entender cómo todas las áreas del hotel funcionan conjuntamente unas con otras para atender a los huéspedes. Conocen las reglas de oro y cómo se ponen en práctica. Durante el programa de orientación, cada empleado come un día en uno de los restaurantes del hotel, lo que le permite experimentar el servicio desde la perspectiva del cliente. El tercer día del programa, los nuevos empleados se dirigen ya a sus puestos de trabajo, donde se les asigna un compañero más experimentado con quien pueden ver y aprender de primera mano el trabajo que les espera. El vigésimo primer día acuden junto con el resto de las nuevas incorporaciones a la clase de orientación y comentan sus impresiones sobre la aplicación de las reglas de oro y las diferentes facetas del trabajo en Ritz-Carlton. 

Ese día, el empleado debe superar su primer programa de certificación. Un elemento característico del programa es que las orientaciones las realiza el director general del hotel, no el director de formación. De este modo se consigue que los empleados comprendan la cultura de la empresa desde la perspectiva del director general. A los empleados se les pide que hagan suyos y resuelvan todos los problemas de los huéspedes, sean cuales sean. 

Todos los empleados de primera línea reciben entre 300 y 400 horas de formación durante el primer año y 120 horas más a partir del segundo. Al cabo justamente de un año, los empleados tienen que someterse a una nueva formación para revalidar sus certificaciones y deben demostrar hasta qué punto han asimilado las reglas de oro. 

Las iniciativas de formación y desarrollo que se llevan a cabo en Ritz-Carlton no solo preparan a los empleados para sus tareas, sino que también inculcan a cada uno la cultura de servicio del grupo, así como una sensación de orgullo por el trabajo que hacen. 

En todos los hoteles de la cadena se ha hecho popular la frase de Horst Schulze, antiguo presidente del Ritz-Carlton de Nueva York: "no somos sirvientes, sino profesionales del servicio". 

El hotel también cuenta con un director de formación, cuya tarea consiste en coordinar y actualizar los programas de formación. Ritz-Carlton tiene tres centros de aprendizaje a escala mundial: la Escuela para la Excelencia en el Rendimiento, la Escuela para la Excelencia en el Liderazgo y el Centro de Liderazgo. 

La Escuela para la Excelencia en el Rendimiento se ocupa de todo lo referente a las necesidades de formación, certifica los programas, ofrece programas de aprendizaje a través de diferentes medios, traduce los materiales a varias lenguas y explota las distintas líneas de productos. 

La Escuela para la Excelencia en el Liderazgo ofrece programas para ayudar a los directivos a comprender mejor todos los aspectos del negocio. Este programa conduce a una certificación muy valiosa para los directivos de Ritz-Carlton que normalmente trabajan en disciplinas concretas. 

El Centro de Liderazgo ofrece seminarios de calidad y talleres de desarrollo de liderazgo. Fue establecido en 1999 con el objetivo de fomentar la expansión de Ritz-Carlton. Está dedicado principalmente a las innovaciones que ayudan a aumentar la retención y la fidelidad de los clientes. Estos programas de calidad están pensados para garantizar que los servicios de Ritz-Carlton sean iguales en todos los hoteles de la cadena. Este centro también sirve como recurso para que otras organizaciones puedan aprender de las prácticas empresariales que le han valido a la compañía reconocimientos como el premio Malcolm Baldridge. 

Los programas de formación de Ritz-Carlton han sido contratados por bancos de inversión, empresas automovilísticas y hospitales para mejorar la calidad de su servicio. El Centro de Liderazgo ofrece cinco seminarios para el público en general. Los ingresos que se generan con la venta de estos seminarios no cubren los costes de formación de los empleados de Ritz-Carlton en todo el mundo, pero sí permiten al Centro de Liderazgo obtener beneficios por sí mismo

Empoderamiento 

A cada empleado se le exige que haga suyos y resuelva todos los problemas de los huéspedes, sean cuales sean. A cada empleado se le anima a ir más allá de las tareas propias de su trabajo para atender los problemas de sus clientes, nadie pone en duda su capacidad para actuar. Esto quiere decir que las características específicas del puesto de trabajo son menos relevantes que los problemas de los huéspedes. Un empleado no puede intentar eludir una tarea difícil argumentando que ese no es su trabajo. 

Aparte de conferir poder a los empleados para resolver los problemas de los clientes, el hotel también valora sus reacciones y los recompensa por aportar información de forma sistemática. Con ello se consigue involucrar a los empleados. Puesto que ellos saben realmente lo que pasa en el hotel, la dirección necesita escucharlos. 

La formación matutina 

La compañía no solo adopta las mejores prácticas de recursos humanos para garantizar que los huéspedes reciban la mejor atención al cliente, sino que además refuerza cada día las reglas de oro llevándolas a la práctica. Esta asamblea ofrece a los empleados la oportunidad de intercambiar impresiones con el personal del hotel antes de empezar la jornada. Los primeros 10-15 minutos se dedican a hablar con otros empleados. Durante estas sesiones los empleados comentan uno de los veinte principios básicos. Hablan sobre situaciones reales o hipotéticas. También se tratan temas propuestos por las oficinas corporativas. En este último caso, en todos los hoteles Ritz-Carlton del mundo se comenta el mismo tema el mismo día. La formación matutina también sirve para que los nuevos empleados asuman la cultura de servicio y los valores centrales del hotel. Los huéspedes desconocen la existencia de estas reuniones, lo único que saben es que se les está dando un buen servicio. 

Historias extraordinarias 

La asamblea matutina de los lunes es especial porque en ella se cuentan historias de empleados de Ritz-Carlton que llevaron a cabo algún esfuerzo excepcional para servir a los clientes. Lo más importante es que estas historias les sirven a los empleados para afianzar su compromiso emocional y su identificación con su trabajo, lo cual se traduce en un mejor servicio. El hecho de que estas historias se comenten lanza un mensaje inequívoco para todos los empleados: este es el tipo de comportamiento que se pretende fomentar en los hoteles Ritz-Carlton; los empleados no necesitan el permiso de nadie para llevar a cabo este tipo de tareas. 

La importancia de los recursos humanos 

El énfasis que ha puesto Ritz-Carlton en su legendario servicio al cliente y en las prácticas de recursos humanos centradas en las personas se ha dejado notar de forma palpable en la empresa. La rotación de los empleados ha pasado del 55% en 1991 a menos del 25% en 2002. Entre los años 1992 y 2000 las quejas de los clientes pasaron del 27% a solo el 1%. Esto fue posible gracias a una iniciativa intensiva de atención al cliente impulsada por la formación centrada en el cliente. Por cada 1% que aumentaba la satisfacción del cliente, la empresa ha podido demostrar un incremento del 2,5% en los ingresos por habitación disponible. 

Las prácticas de éxito de Ritz-Carlton le han valido el reconocimiento como una de las empresas hoteleras del mundo más orientadas al servicio al cliente. Ha demostrado que las buenas prácticas de recursos humanos son efectivas y que la satisfacción del cliente se garantiza con empleados bien preparados y con poder para actuar por sí mismos. 

Analiza y responde cada una de las preguntas, es importante que en tu respuesta apliques y se vean reflejados los conceptos analizados en esta unidad.

¿Por qué es importante para una empresa como Ritz-Carlton contar con un adecuado Capital humano?

¿Qué elementos del proceso de empleo que se señalan en el caso y cómo se relacionan con la estrategia de empresa que tiene Ritz-Carlton?

¿Qué diferencias y coincidencias encuentras entre el proceso genérico de diseño del puesto de trabajo que se presentó en esta unidad de estudio con el proceso que sigue Ritz-Carlton?

¿Consideras correcta la vinculación que tienen los niveles de dirección de un hotel Ritz-Carlton con el proceso de selección y formación de los nuevos empleados? ¿Por qué?

Menciona cuáles, a tu juicio, son buenas prácticas en la gestión de recursos humanos que sigue Ritz-Carlton, a nivel de cada hotel y a nivel mundial.