PROYECTO: ESTABLECIMIENTO HOTELERO

PROYECTO: ESTABLECIMIENTO HOTELERO

SOCIOS: 2;  SOCIEDAD ANONIMA DE CAPITAL VARIABLE DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

( DE ESTA MANERA NUESTROS SOCIOS SOLO RESPONDERAN POR EL CAPITAL INVERTIDO DE MANERA LIMITADA AL MISMO Y NO ENTRARIAN NI SUS ACCIONES NI SU PATRIMONIO)

PRIMER PASO:

Acudir a la Notaria Pública con nuestros comprobantes de domicilio, identificaciones oficiales y nuestro recibo de depósito bancario a una cuenta común a fin de acreditar la cantidad inicial, que por práctica y por lo regular el capital inicial mínimo lo es de $50 mil pesos, en esta acta se establecerá quien será el socio mayoritario, el representante legal, el administrador, el tesorero, y cada una de las funciones y limitaciones que tendrá cada uno de los socios, el giro que tendrá nuestra sociedad que lo es el ramo hotelero, el tiempo de vida de nuestra sociedad y la cantidad de acciones que tendremos cada uno de los socios, las que serán proporcionales a la responsabilidad con la que se amortiguaran las deudas de la misma sociedad.

Un ejemplo de un acta constitutiva puede ser como la imagen 1 que se agrega al presente proyecto, que si bien se refiere a otro giro empresarial, los requisitos siempre son los mismos.

Pera iniciar este proyecto, debemos tomar en consideración las proyecciones futuras del mismo, de esta manera estaremos en aptitudes de saber en que parte de la ciudad se podrá establecer, para esto, es necesario realizar una investigación de campo, tomando en consideración la población, la demanda turística, la demanda empresarial, y de acuerdo a esto determinar las características del terreno donde se construirá nuestro hotel.

SEGUNDO PASO:

La adquisición del terreno:

Para esto es importante tomar en consideración que la compra de cualquier bien inmueble recaerá en nuestro ingreso inicial considerado como capital, por lo que la ubicación de dicho predio debe ser considerada como primordial, ya que de eso dependerá nuestro éxito, si cuenta con una ubicación accesible nuestros clientes no batallarán para ncontrarnos.

Ya con el predio encontrado y concretada la venta a favor de la sociedad, lo siguiente será realizar el plano en el cual versará el diseño de nuestro hotel, esto con el fin de saber como estará construido y en base a eso, realizar nuestro plan de contingencia para poderlo presentar ante PROTECCION CIVIL esto a fin de contar con el permiso respectivo para iniciar la construcción del predio.

Esto para estar en posibilidades de presentar nuestro plan de contingencia de manera detallada por aéreas especificas.

TERCER PASO

Ya presentando dicho plan de contingencia ante la Autoridad correspondiente que en este caso es PROTECCION CIVIL, dicha Autoridad procederá a realizar una inspección del terreno, y a realizarlos estudios de campo correspondientes a fin de que no se ponga en riesgo ni el medio ambiente ni los inmuebles que se encuentren a su alrededor, de tal manera que PROTECCION CIVIL a su vez le dará aviso a PROFEPA a fin de que a su vez realice los estudios de campo para cerciorarse que con dicha construcción no se ven afectados los intereses ambientales de la sociedad; pasando estas inspecciones se nos darán las autorizaciones de dichas dependencias, por lo que con éstas, acudiremos de manera inmediata a la PRESIDENCIA MUNICIPAL, a fin de tramitar el uso de suelo correspondiente para nuestro giro comercial, que en este caso es el RAMO HOTELERO, dicha Autoridad procederá a analizar los planos presentados, a validar los permisos obtenidos por PROTECCION CIVIL, PROFEPA, así como el plan de contingencia correspondiente, a revisar que con dicha construcción se cumplan con las medidas requeridas del terreno y no se vean afectados los intereses de terceras personas, ya concluida la investigación por parte del MUNICIPIO procederán a otorgar el recibo de pago de impuestos y uso de suelo correspondiente, así como el recibo de servicios de limpieza que corresponde a la zona, ya que como es un inmueble de uso comercial es necesario pagar una cuota requerida para obtener el servicio de recolección de basura.

Adherido a estos permisos es necesario contar con el permiso de la SECRETARIA DE SALUD ya que como giro comercial lo es el Hotelero además de la higiene del edificio, es necesario contar con servicios de comedor, por lo cual es necesario contar con todos los lineamientos de inspección requeridos por dicha Autoridad.

Una vez con los permisos y estudios de campo correspondiente y con nuestra construcción concluida, es necesario proceder a realizar los contratos de servicios necesarios, y conforme las REGLAS DE PROTECCION CIVIL dichos servicios que requieren de cables deben de ser planeados dentro de la construcción a fin de que no queden totalmente expuestos, los servicios necesarios e indispensables en nuestra construcción lo son los de servicios de LUZ, que pata esto y debido al giro comercial es necesario contar además del contrato de CFE, con una planta de luz adicional a fin de estar en posibilidades de estar preparados en casos de alguna contingencia o en casos de que por causas externas a nosotros se ausente dicho servicio, esto a fin de estar en posibilidades de evacuar al personal del establecimiento y a nuestros clientes.

Otro contrato necesario lo es el de servicio de agua y drenaje ya que de este dependerá en gran medida la higiene de nuestro hotel, así como el acceso de nuestros clientes a regaderas, piscinas y demás servicios esenciales.

Otro de los contratos lo son el servicio de teléfono, internet y televisión satelital que si bien no son tan necesarios como los demás, si son requeridos para estar en posibilidades de competir con los demás hoteles de la localidad, así como para atraer mas clientes ejecutivos, servicio que para su contratación es necesario acudir a los diversos establecimientos que ofrecen dicho servicio a fin de poder escoger el que mejor convenga a nuestras necesidades.

En concreto, consideramos como 8 los requisitos indispensables para poder abrir un hotel, permisos que son Municipales, Estatales y Federales como son los siguientes:

1. Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (Trámite Federal).

2. Registro Estatal de Causantes (Trámite Estatal).

3. Licencias de Uso de Suelo, Construcción y Edificación. Se realiza en el municipio que corresponda. Para comenzar con este trámite, se solicita una copia de la identificación oficial y también una copia de la boleta predial más reciente. Se tardan aproximadamente cinco días hábiles en obtener el permiso. Estas licencias son propias del inmueble, no de la persona que realiza el trámite, y tienen una vigencia de dos años. Esto significa que al cabo de ese tiempo, el negocio ya debe estar abierto.

4. Licencia de Funcionamiento o Declaración de Apertura. (Trámite Municipal).

5. Inscripción del Registro Empresarial en el IMSS: este trámite debe realizarse hasta cinco días luego de haber comenzado las actividades

6. Trámite de apertura ante la Secretaría de Salud.

7. Aprobación de la Secretaría de Medio Ambiente y de la Junta de Vecinos.

8. Otros requisitos para abrir un hotel: conseguir licencia sanitaria para el funcionamiento del hotel y del área de alimentos y bebidas, el permiso de bomberos, solicitudes para la instalación eléctrica, de gas y la instalación de anuncios en la Secretaría de Industria y Comercio.

Los trámites son bastante largos y en algunos Estados, también son caros. Afortunadamente, desde el año 2007 existe un plan gubernamental especial para poder realizar todos estos trámites y cumplir con los requisitos para abrir un hotel en menos tiempo, se trata del Sistema de Apertura Rápida de Empresas Turísticas (SARE Turístico).

La Secretaría de Turismo (SECTUR) y la Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER), pusieron en marcha este programa, para facilitar el cumplimiento de los trámites para la apertura de Pymes en los tres niveles de gobierno. Con este sistema, es posible abrir un negocio de bajo riesgo en el área turística en un plazo de 48 a 72 horas, presentando simplemente la credencial de elector, el comprobante de uso de suelo compatible y el de posesión del local.

Los hoteles deben cumplir también con otros trámites que se pueden llevar a cabo luego de la apertura del local; si bien no son requisitos indispensables en el momento de abrir un hotel, son registros, licencias y permisos que deben obtenerse para que el hotel funcione completamente ajustado a las normativas vigentes:

• Alta en la Cámara Nacional de Comercio y en la Cámara Nacional de la Industria de Restaurantes y Alimentos Condimentados, por el área de alimentos y bebidas.

• Dar de alta a los trabajadores en el Instituto Mexicano de Seguridad Social.

• Firma y registro del Contrato Colectivo de Trabajo, en la Secretaría de Trabajo y Seguridad Social.

• Registro del Reglamento Interno del Establecimiento.

• Aprobación de las tarifas del hotel en la Secretaría de Turismo.

• Aprobación de las tarifas del área de alimentos y bebidas.

En resumen, se podría decir que los requisitos para abrir un hotel son considerables aunque el trámite se puede simplificar a través de los SARE Turísticos. Estar en regla y realizar todos los trámites pertinentes aumentará la confianza de los clientes en su empresa, le permitirá ganar nuevos clientes y realizar los reclamos que necesite ante las autoridades correspondientes, en caso de sufrir algún inconveniente.

CUARTO PASO

Nuestro plan de contingencia, debe de ser claro y especificio para su fácil entendimiento y puede ser como el siguiente:

Un tema que para el huésped esta intrínseco cuando decide hacer una reservación con nosotros, pero que para el staff de nuestros hoteles no siempre es una prioridad.

Es normal que grandes hoteles y cadenas desplieguen manuales de seguridad interminables no solo en pro de garantizar los protocolos y la tranquilidad de sus huéspedes, sino también como una forma de evitar sustanciosas demandas por negligencia y por supuesto, mantener las certificaciones que han obtenido por la estandarización de procesos.

Pero en el caso de la hotelería boutique no podemos aplicar los mismos procesos y manuales 1- Por las inversiones que esto representa 2- Por las limitaciones de Recurso Humano que normalmente enfrenta una propiedad de esta categoría.

Sin embargo hay procedimientos que son fáciles de implantar y que pueden llegar a ser de gran ayuda ante la revisión de una autoridad certificadora o incluso en el real caso de una contingencia. Hoy presentaré algunas de las más importantes, sin que esto signifique que sean exclusivas o limitativas de un hotel boutique. bajo el lema de "La Seguridad es Primero" podemos decir que tanto seguridad como calidad en este sentido, tienen una lógica similar: – Nunca será total!

El Punto de Encuentro: Importante que toda propiedad defina un area especifica donde tanto huéspedes como colaboradores deban asistir en caso de una emergencia; se recomienda que sea libre de objetos que puedan convertirse en proyectiles o que puedan derrumbarse fácilmente, también que esté cercano a una salida a la calle o área pública donde se facilite la evacuación.

Ruta de Evacuación: A varios de nosotros nos incomoda cerrar la puerta de un hotel y tener que encontrarla, sin embargo por incomoda que sea, es una herramienta útil cuando tenemos que concentrar a nuestros huéspedes ante una posible calamidad, debe ser simple, fácil de entender, llevar del punto A. (habitación) al B. (Punto de Encuentro) a todos los huéspedes en el menor tiempo posible, una recomendación es hacerla en acrílico (para que disimule su presencia con el color de fondo de la puerta) y usar el plano con colores propios de la habitación, lo que lo hace a la vista menos invasivo.

Identificar Tuberías: Varias certificadoras exigen que las tuberías a la vista (racks de baños, bodegas, sótanos cocinas, almacenes, etc.) estén identificadas por colores y por dirección (hacia dónde va el liquido o gas) a fin de poder cortar los flujos con facilidad y con la certeza de estar cortando el apropiado.

Es altamente recomendable que no escatimemos en llaves de paso, y que todo el personal sepa donde están las principales llaves, válvulas y centros de carga / voltaje.

En lo que respecta al manejo de incendios, es muy recomendable que tengamos un rack o mueble especial para extinción de fuego, el cual debe tener hacha, llaves especiales y un traje especial resistente a las flamas.

Nuestro personal debe saber que hacer y como movilizarse en caso de incendio o encontrar humo en la propiedad, como también saber hacer buen uso de los blancos mojados para evitar la inhalación de humo y el encendido de prendas de vestir.

Es sumamente útil adquirir objetos hechos con material retardante de fuego, recordando la formula básica de cualquier incendio:

OXIGENO + COMBUSTIBLE + COMBURENTE = FUEGO

Y la fórmula para extinguirlo

(PREVENCION X 2) + RETARDANTES + SOFOCADORES + ENTRENAMIENTO

Aunque en nuestras propiedades siempre tengamos un alto número de productos hechos de algodón (sabanas, batas, toallas, cortinas, fundas, almohadas, protectores) existen sistemas que protegen el material de una combustión rápida, estos son hechos de teflón, scotch guard, y líquidos a base de polímeros.

cuidemos siempre la cercanía entre las tomas de electricidad / enchufes / extensiones, multi-tomas, etc, con cualquier blanco o prenda; revisemos el sistema eléctrico de la propiedad no menos de una vez por semestre, cuidado a los cables sueltos y procuremos que todas las conexiones vengan con un polo a tierra (especialmente TV's,  hornos, planchas, monitores, Ipod docks y equipos de computo).

Equipo de extinción: En el caso de hidrantes, la manguera debe ser lubricada una vez por mes, su presión no menor a 12 libras y la longitud de manguera debe cubrir el 90% del radio o diámetro designados, para los hoteles boutique se recomienda mejor el uso de extintores (los cuales pueden ser de CO2 o Polvo Químico Seco y deben ser ubicarlos de acuerdo al área operativa de uso ya que cada uno tiene especificaciones detalladas de para qué tipo de fuego debe usarse siendo que existen 5 tipos diferentes (A-E) de acuerdo al material que se va a apagar.

Vidrios y Espejos: Entendiendo que son varios los hoteles que tienen obras de arte en sus mágicas propiedades, intentemos que todo aquello no denominado antigüedad o arte posea vidrio y espejo templado lo que reduce en gran porcentaje las cortaduras y accidentes cuando se averían, recuerden que normas europeas recomiendan no tener nada inferior a los 6 milímetros de espesor.

Tapetes anti-derrapantes: En cocinas, almacenes y talleres son de gran ayuda para evitar caídas de staff con productos químicos o de alta temperatura.

Protección Civil: actualicemos anualmente nuestras certificaciones con Protección Civil, bien sea Municipal o Estatal creando nuestras brigadas internas y constatando que nuestros colaboradores están listos para reaccionar en caso de una emergencia.

Primeros Auxilios: un Botiquín bien surtido con artículos de limpieza, desinfección y asepsia (no recomendamos nunca tener medicinas y MUCHO menos ofrecerlas a huéspedes o colaboradores) ya que no podemos ni debemos recetar, el uso del botiquín es solamente para emergencias de primeros auxilios, revisen la caducidad de todos los artículos una vez por mes, tenga un inventario a la mano, asesórese con el médico de su confianza y asegúrese de contar con una capacitación de limpieza, desinfección e inmovilización apropiadas (en  caso de fracturas, luxaciones, desgarres, esguinces) a todo su personal.

Equipo inmovilizador: recomendado altamente para todos y especialmente hoteles que no están en la ciudad o con ubicaciones remotas: camilla, muletas, silla de ruedas, férulas, collarines, cabestrillos, y cualquier inmovilizador pueden ser de gran ayuda mientras llega la atención medica profesional.

Teléfonos de emergencia: Se debe contar con una tabla única (actualizada siempre) con los teléfonos de Bomberos, Policía, MP, Ambulancias, Clínicas, Hospitales, Doctor Bilingüe, Embajadas (de los países que somos receptores de turistas), Gerente General, Cruz Roja, Protección Civil, etc. Sugiero que se tenga siempre un plan para usar en caso de hacer uso de esta tabla, en ocasiones cuando lo entregamos a todo el personal se puede suscitar que varios colaboradores llamen a distintas dependencias sin usar un criterio apropiado, lo que puede ser contraproducente y se puede perder tiempo valioso en la solución de la contingencia.

Sistemas contra fuego: De acuerdo a nuestras capacidades y tipos de propiedad es importante contar con sistemas de detección de humo / fuego los cuales pueden ser muy sofisticados (monitores, cámaras, cableados de fibra óptica con puertos a un servidor, etc.) o simples pero efectivos (individuales operados por batería). Los sistemas de agua por aspersión también son recomendados por mayoristas internacionales, sin embargo no siempre es posible adecuarlos a propiedades boutique, por lo que el uso de extintores y puertas retardantes debe cubrir en gran parte esta necesidad.

En lo que respecta al giro de Seguridad e Higiene:

Cadenas de temperatura: Recordemos siempre que la zona de riesgo alimentaria está entre los 4° C y los 63° C y que debemos mantener siempre nuestros alimentos y bebidas fuera de este rango, haciendo uso de choques térmicos, enfriados potentes, recalentamientos, etc. Asi hemos avanzado un 65% para una certificación HACCP, Distintivo H, Hazzard, etc. y estamos evitando una intoxicación interna en el hotel.

Inventarios PEPS: Primeros en Entrar Primeros en Salir (FIFO en ingles) básico y simple, así evitamos merma operativa y siempre tendremos insumos disponibles para uso.

Calderas + Recirculadoras: El agua caliente debe superar los 52°C y una manera eficiente de ahorrar es contar con calderas asistidas o hibridas (gas + solar O gas + eléctricas), la recirculadora nos permite contar con agua caliente 24/7 sin los gastos innecesarios de agua fría corriendo por la tubería y las coladeras hasta que sale la caliente (gasto normal en duchas que puede llegar a los 80 litros por huésped por ducha).

Pastillas de limpieza en A/A: Una vez por trimestre deben ser removidas y cambiadas para evitar formación de hongos en el "fan & coil", hay que estar pendientes de las charolas de recepción de agua y de la limpieza de los filtros regularmente y bajo programa.

Lavado de Manos: Los colaboradores deben lavar sus manos una vez cada 30 minutos durante su turno de trabajo, los involucrados con A&B una vez cada 10 min. o cada vez que hagan un cambio de actividad, además del lavado deben tener soluciones sanitizantes a en dispensadores para su uso regular.

Desinfección: cada alimento debe ser lavado y desinfectado, al igual que el equipo usado para su manipulación. Este proceso puede incluir uso de cloro, yodo y nuevas combinaciones menos toxicas en proporciones que varían desde las 20 hasta las 120 partes por millón de acuerdo al alimento y equipo a tratar, busque un experto en la materia para que le asesore en este sentido para evitar contaminaciones cruzadas, mixtas, físicas o químicas

Almacenes, Refrigeradores y Bodegas: revisión de estibo frecuente, seguimiento al PEPS, atención a las fechas de caducidad, limpieza frecuente, iluminación y fumigación adecuadas. se escucha como un largo proceso pero una vez implantado es sólo cuestión de seguimiento por medio de bitácoras simples.

Seguridad a Huéspedes: Este es un tema delicado pues los sistemas y protocolos dependen de nuestra ubicación, ADR, NSE de huéspedes, Cantidad de VIP's y celebridades por semana, etc. Cada necesidad cambia y por ende nuestra inversión en este aspecto, algunos de los temas a dar seguimiento son:

Control Perimetral: Conocer quiénes son los vecinos, contar con sistemas de revisión de muros y mallas ciclón en caso de contar con ellas, Sistemas de iluminación apropiados y en caso de ser necesario reflectores con sensor en áreas oscuras, abiertas y estacionamientos.

Manejo de proveedores y Externos: Para proveedores puede hacerse en horarios y días específicos, en el caso de los externos y visitas designando áreas especiales para estos con permanente visibilidad por parte de alguno de nuestros colaboradores.

Ubicación de Vip's: por medio de tableros y en PMS de tal forma que todos los colaboradores sepan de su presencia sin que se filtre esta información al exterior. La discreción es una de las razones del porqué las celebridades prefieren boutique a grandes cadenas. Seleccione asignaciones confiables con varios accesos.

Controles Vehiculares: Por medio de bitácoras señalando marca, modelo, color, placas, horas de entrada y salida y cantidad de pasajeros. Esta ultima nos permite saber también donde está nuestros huéspedes y con qué frecuencia y destino salen de nuestra propiedad.

Bitácoras: Deben ser controles simples, fáciles de entender y con información útil, no perdamos de vista el objetivo de cada control especialmente en el entendido de que cada reporte interno que debe ser llenado es tiempo de calidad en el cual el colaborador no podrá usar en el área de servicio a clientes.

 

Personal de Seguridad: Tómese todo el tiempo necesario para su contratación, no se apresure, tenga todos los antecedentes posibles de su staff, genere líneas de comunicación estrechas con todos y cada uno de ellos, en el caso de tener "outsourcing" exija ser notificado de cualquier cambio y pida que su personal NO tenga rotación.

Cámaras con centro de comando: Útiles y cada vez mas económicas, las hay de diferentes resoluciones y condiciones (clima, visión nocturna, zoom, panorámicas, tipo ojo de pez, entre muchas otras). asegúrese de que sea lo que necesita y no siempre esto es lo mas costoso. Muchos Boutique han puesto los monitores en el área de recepción aunado a un par de cámaras y un par de sensores de movimiento con una eficacia del 100%.

Protección / escolta: En el caso de contar con un alto número de Vips y Celebridades es recomendable tener una capacitación del manejo de este nivel de clientes, su asignación dentro del hotel y el cómo manejar casos especiales. Estamos en un México Seguro, y prácticamente todos los hoteles de la colección ya tiene un manejo adecuado de VIPS, pero siempre es bueno actualizarnos acerca de qué hacer con este tipo de huéspedes

Por último: Prevención + prevención y mas prevención. esto minimiza la Ley de Murphy y nos permitirá siempre estar alerta y al día, de acuerdo a estadísticas de Protección Civil Federal, el 79% de las contingencias se dan por falta de previsión y de contar con el equipo y la capacitación adecuada en el momento de una emergencia.

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