Servicio de Banquetes - Organización de un evento - Alimentos y bebidas

Organización del evento

El Hotel Royal  un complejo hotelero de 455 habitaciones,  situado en la Riviera Maya manejado bajo el plan "todo incluido".

Laura Zertuche, ejecutivo de ventas del hotel, concretó la negociación de un evento social para celebrar las Bodas de Plata del matrimonio  Cravyan Rosen; por lo que deberá  iniciar la planeación y gestión  de dicho evento que tendrá lugar en la playa del Hotel Royal el día 15 de Noviembre de 2014  y estará organizado para 98 personas en total (todos adultos); de los cuales se quedarán hospedados en el hotel 32 personas,  6 en ocupación sencilla y los restantes en ocupación doble.  El Sr. y la Sra.  Cravyan Rosen llegarán desde el 13 de Noviembre y sus invitados llegarán un día antes del evento, saliendo todos el día 17 de Noviembre.  El cargo por concepto de habitación en plan todo incluido de los invitados se cargará a sus  respectivas cuentas.

El servicio que se prestará en el evento es por 6 horas iniciando a las  5:00 pm y terminando a las 11:00 pm. Todos los cargos por concepto del evento  deberán de aplicarse a la habitación 411. Cuenta 421000115211 a nombre de Rosen Judith.

El menú solicitado será de cuatro tiempos:

Callo de Hacha a la Parrilla

Acompañados con una cama de Lechuga y Salsa de Dos Cítricos

Sopa de Mariscos

Con Vegetales, Papas y Cebollino

Dúo Dreams

Camarones y Filete de Res marinado con Vino de Oporto y hierbas finas, Ragout de Champiñones y Risotto a la lima

Chocolate Napoleón

Relleno de Frutas del Bosque, maceradas con Ron y Tequila

Barra Libre: Nacional e Internacional

La ambientación del evento, será estilo Caribeño, considerando lo siguiente:

· Música ambiental

· Grupo musical

· Iluminación con antorchas, arreglos florales y velas decorativas

· Mantelería en tono blanco

· Ambientación estilo Caribeño

· Pista de baile

La planeación de dicho evento será discutido en la sala de juntas  del hotel, por medio de un Pre-conference meeting, o como comúnmente se conoce "precom"; donde participarán los gerentes y jefes de los siguientes departamentos:

· Ama de llaves

· Gerente de Banquetes

· Gerente de recepción

· Jefe de seguridad

· Gerente de reservaciones

· Gerente de mantenimiento

· Chef ejecutivo

· Jefe de Steward

· Jefe de montaje

· Gerente de Ventas

Instrucciones: Considerando la información anterior realiza lo siguiente:

1.- Tomando en cuenta que es una cena de cuatros tiempos ¿Qué tipo de servicio se ofrecería? Explica las características  de este servicio y sus ventajas.

Banquetes:

Este  servicio es  el ideal ya que  ofrece una asistencia profesional en la planeación y organización de un evento especial como lo es  este  aniversario.

Se  presentará  una  cena  de  4 tiempos.

Ambiente  musical.

Debido  a la  naturaleza  del evento la planeación y operación exige extremo cuidado, y por  esta  razón es que  existe  un departamento especializado  par  la organización de dichos  eventos.

Los  Objetivos  del departamento de banquetes  según Lara (2009) y Morfín (2006)  Son :a) Lograr captar ingresos por venta de alimentos y bebidas de acuerdo al

presupuesto establecido.

b) Ofrecer un servicio de alimentos y bebidas con altos estándares de calidad

mediante la capacitación constante del departamento.

c) Minimizar los costos de producción implementando estrategias para ahorrar

costos de materia prima y recurso humano sin afectar el servicio de alimentos y

bebidas.

Los  hoteles  tratan  de  cubrir  todas  las  necesidades  del huésped.  La idea  principal es  que  el  huésped  tenga  todo  dentro del Hotel,  para  no tener  necesidad  de salir  de las  instalaciones.

2.-  Diseña un formato de orden de evento que incluya la siguiente información:

Responsable del evento por parte del hotel: nombre del Ejecutivo de ventas	Laura  zertuche
·Nombre del cliente organizador : persona que solicita los servicios y el  responsable de toma de decisiones en el evento además de cerrar y pagar la cuenta.	Matrimonio  Cravyan Rosen
Fecha del evento: Se menciona el día, mes y año del evento.	Sábado 15 de Noviembre de 2014  .
Número de personas esperadas.	Organizado para 98 personas en total (todos adultos); de los cuales se quedarán hospedados en el hotel 32 personas,  6 en ocupación sencilla y los restantes en ocupación doble
Hora de inicio del evento.	El servicio que se prestará en el evento es por 6 horas iniciando a las  5:00 pm y terminando a las 11:00 pm
Hora de finalización del evento. · Especificar hora que se requiere el montaje terminado: Se sugiere una hora antes de iniciar el evento)	El servicio que se prestará en el evento es por 6 horas iniciando a las  5:00 pm y terminando a las 11:00 pm El montaje  deberá  estar  listo  con 1 hr  de anticipación.   4:00pm.
Realiza una propuesta de montaje para los invitados y los festejados. Representarlo en un esquema
Especificaciones de la decoración y color.	La  decoración  será  en colores  blanco y plata,  esto para  ir  de acuerdo  al  festejo,  Bodas  de plata.
Menú con descripción de platillos.	Menú  de 4  tiempos. Callo de Hacha a la Parrilla Acompañados con una cama de Lechuga y Salsa de Dos Cítricos Sopa de Mariscos Con Vegetales, Papas y Cebollino Dúo Dreams Camarones y Filete de Res marinado con Vino de Oporto y hierbas finas, Ragout de Champiñones y Risotto a la lima Chocolate Napoleón Relleno de Frutas del Bosque, maceradas con Ron y Tequila Barra Libre: Nacional e Internacional
Ambientación.	La ambientación del evento, será estilo Caribeño, considerando lo siguiente: · Música ambiental · Grupo musical · Iluminación con antorchas, arreglos florales y velas decorativas · Mantelería en tono blanco · Ambientación estilo Caribeño · Pista de baile

· Indicaciones para departamentos involucrados. Se sugiere realiza una tabla donde se especifique de manera puntual las funciones y procedimiento de operación que le corresponderían a cada departamento para llevar la gestión  correspondiente del evento y este sea un éxito.

· Considera un logo del hotel para incluirlo en el formato

Departamentos  y áreas	Funciones
Ama  de llaves	Apoya  en el  mantenimiento,  limpieza  y  suministra  los  blancos, manteles , servilletas. Suministra Prepara,  repara  y limpia  el uniforme  del personal  de banquetes.
Reservaciones	Informa  sobre  la  supuesta  expectativa  de asistencia  al  eventoi.. Determina insumos  y materia  prima. Identifica  las  llegadas  y en caso  de ser  necesario  se ordena  un servico  especial.
Recepción	Proporciona  una  lista  de los  huéspedes  registrados  que  asistirán al banquete  , esto  con el  fin de  saber   las  cantidades  de  insumos  necesarias  para  brindar  el servicio. proporciona información de los  huéspedes   que tienen  todo  pagado y los  que  no .haciendo esta  diferenciación  con el fin de evitar  cuentas  sin pagar.
Concierge	Hace  llegar  amenidades y otros  servicios  especiales. Es posible  que  el concierge  reciba   por parte de los  huéspedes  la  confirmación de asistencia  al evento
Teléfonos	Localización  de clientes  y huéspedes,  Voceo. El telefonista  deberá  estar  como  siempre  al pendiente  de  cualquier  emergencia que  requiera  comunicación exterior.
Mantenimiento	Prepara  cuida  y protege  el inmobiliario  usado  en el banquete.
Recursos  humanos	Selecciona  personal  para  trabajar  la fecha  especial. Preparación e  inducción de nuevos  trabajadores Contratación  de personal extra. Contratación de servicios  extra ,  cuando son necesarios.
Ventas	Informa  de manera  oportuna  el número de personas  que asistirán al evento.
Contabilidad y Gastos	Verifica el costo de las recetas estándar de los platillos ofertados en los diferentes centros de consumo. Realizar inventarios de los alimentos y determinar el costo real de cada platillo para calcular el porcentaje de utilidad que deben obtener los diferentes centros de consumo. Buscar dar soluciones y mejorar el costo de operación de los diferentes centros de consumo del hotel. Monitorea el consumo promedio por comensal Determina junto con el Chef y el Gerente de Alimentos y Bebidas el precio de venta de los alimentos y bebidas.
Banquetes	Solicita e informa anticipadamente las fechas en que llevarán a cabo las "pruebas de menú" para clientes interesados en realizar un evento en el hotel. Fija  y establece  todos  los  términos  y condiciones  en que  se  brindará  el servicio de Banquetes.
Cocina	Se  mantienen una comunicación  especial  entre  chefs  y ayudantes  y  los meseros. Los meseros y capitán de los platillos debe  conocer  a la  perfección los platillos que hay en el menú. Montar y adornar la mesa de exposición de platillos y hace la reposición de éstos

3.- Realiza un organigrama   donde tomes en cuenta a  todos los puestos  del  área  de A y B que intervengan en la realización de este evento, considera el área de cocina y el área de servicio en las mesas. Recuerda organizar de manera correcta los niveles jerárquicos y la conexión de las líneas de mando.