El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa dispone para un uso específico; por ejemplo, el pago de gastos menores o de urgencias. Por lo general, en las empresas se asigna a una persona que se responsabiliza del manejo y la custodia del mismo.
El fondo fijo se inicia cuando al responsable le entregan una cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo, y por las necesidades de la empresa, posiblemente debe ser ampliado, reducido o cancelado. Según las necesidades de una empresa, se designa un fondo fijo de caja. Este fondo puede ampliarse según la dimensión de sus operaciones, que estará a cargo de una persona responsable de cada área y departamentos de Administración, Ventas y Producción.
Ejemplo: La señorita Blanca es asistente del Director General del hotel. El Director, por las funciones que desempeña constantemente sale de viaje y tiene que efectuar gastos.
Para evitar contratiempos en los movimientos contables del efectivo, el Sr. Gerente designa a la señorita Blanca como responsable del fondo de caja chica por un monto que cubra y justifique las necesidades de sus viajes; gastos de gasolina, transporte de taxi, pago de estacionamiento, gastos de pasaje de autobús, entre otros. Aquí radica la importancia de designar a un responsable para el manejo de un fondo de caja chica.
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