Planeación de eventos turísticos

En la operación del evento la organización es fundamental para su buen desarrollo y cumplimiento satisfactorio de las actividades definidas en el programa, además se debe considerar un equipo mínimo o suficiente, para el desarrollo del evento, siendo losiguiente:

 Coordinador

 Asistentes

 Recepcionistas

 Encargado de la administración y las finanzas

 Encargado de redacción, edición y difusión de las memorias del evento

 Traductores o intérpretes, que realicen la traducción simultánea de las conferencias, seminarios, paneles, etc.

 Técnicos, que habiliten los espacios de trabajo: audio, video, cañones, iluminación y sonido, entre otros.

 Personal de apoyo, para la mensajería, traslado de los invitados, los equipos, etc., escaneo, fotocopiado y demás servicios.

En la planeación de todo evento turístico es necesario implementar control en todos los sentidos. El siguiente ejemplo se tiene como objetivo que se identifique como se lleva una la lista de control de actividades por día:

Convención de desarrolladores de turismo

Miércoles 10 de abril. 8:00 a 8:30 Hrs.

 Supervisión del montaje de la sala para la conferencia magistral sobre: 

"Importancia del turismo de reuniones" (atril, con micrófono, sillas, pantalla, 

cañón, computadora, iluminación, etc.8:30 a 9:00 Hrs.

 Coordinación con recepcionista y asistente la entrega de folletos, registro y 

gafetes para el público asistente.

 Supervisión de la presentación de la conferencia en dispositivo electrónico.

 Supervisión de personificadores de los invitados especiales.

9:00 a 9:30 Hrs.

 Registro de asistentes.

 Control de registro.

 Recepción y traslado de invitados especiales, conferencista.

9:30 a 10:30 Hrs.

 Supervisión y control de funcionamiento de equipos para el inicio de la 

conferencia.

 Supervisión del personal para el manejo de equipos y micrófonos para la 

sesión de preguntas y respuestas.

 Supervisión de la despedida de los invitados especiales y conferencista.

Siempre es recomendable contar con planes alternativos, ante cualquier contingencia de los equipos, como tener extra un cañón, una computadora, una pantalla, audio, etc., todo equipo sumamente necesario como repuesto.

La función del coordinador del evento es supervisar y controlar que se cumpla el 

programa actividad por actividad, es trabajar detrás de la escena, la organización 

depende de él, debe de llegar antes que todos para la supervisión detallada de las tareas y actividades a desarrollarse, prever cualquier perturbación, atender las contingencias que se presenten y solventarlas satisfactoriamente, debe de estar atento a todos les escenarios, vigilando que el personal realice sus funciones en tiempo y forma, hasta la conclusión del evento (Richero, 2008: 49 – 52).