Equipo recintos turísticos

El programa de actividades es un documento que permite visualizar los equipos y las características que se requerirán de acuerdo a cada actividad turística, por ejemplo en la inauguración dependiendo de los invitados, se necesitan equipos de comunicación, con pantallas, cañones, computadora, micrófonos para los mensajes y la declaratoria de inicio formal del evento; sí se realizaran paneles, seminarios o conferencias, es necesario habilitar los espacios con los equipos para trabajar, en los salones se debe considerar el tamaño, comodidad, acceso y ubicación, dependiendo de la actividad programada, se definen los equipos a utilizar, por ejemplo: 

En un evento para 10, 000 personas, se les trasladara a la cena de gala, para lo 

cual se requerirá de equipo de transporte, éste debe de ser de calidad turística, 

equipados con baño y acceso doble, 45 asientos, se necesitaran al menos 223 

unidades, además de considerar ¿Cuántos destinos cuentan con el equipamiento 

y calidad de las unidades? ¿En qué destinos se pueden movilizar 

simultáneamente, sin contratiempo, las unidades? y ¿En dónde se brindara apoyo y seguridad vial?

Por lo general para los grande eventos turísticos los meeting planners, son quienes gestionan las facilidades y los equipos que permitirán el cumplimiento de las expectativas de los asistentes y expositores, ponentes, conferencistas, panelistas, etc., tomando en cuenta que la calidad y cantidad de los equipos están en función de los espacios a requerir, ya sean estos abiertos o cerrados, amplios o pequeños, por lo que se necesitan equipos dependiendo del tamaño:

1. En un evento de grandes magnitudes, como un congreso, convención o feria se requerirá de:

 Stand de exhibición, equipados con energía eléctrica, servicios de exposición 

de más de mil asistentes: comunicaciones (teléfono e internet).

 Salones equipados: computadoras, cañón, pantallas, micrófonos, bocinas y 

traducción simultánea, entre otros.

 Área de registro: computadoras, impresoras, copiadoras, teléfonos, teléfonos 

convencionales, celulares, radios, etc.

2. En un evento pequeño, se requieren salones de trabajo con cañón, computadora, pantalla(s), micrófonos y bocinas.

En ambos casos se llegan a necesitar mobiliario como:

 Sillas

 Tablones o mesas

 Estrados

 Pódium

 Mantelería

En ocasiones durante el desarrollo del evento, se sirve algún alimento en forma 

simultánea, para lo que se requiere de instalación de los equipos y mobiliarios necesarios, como: mesas para banquete, plaqué, cristalería, blancos, equipo de servicio de alimentos y bebidas.

Existen también espacios o áreas equipadas, por ejemplo salones, auditorios, áreas de exhibición, etc., que ya están considerados en los precios, esto facilita el desarrollo de las actividades, por lo que debe de tener en cuenta en el momento de la planeación, reservación y contratación de los espacios y servicios que se cuente con material suficiente, de buena calidad y en condiciones de satisfactorias para su uso, de ser necesario rentar el equipo con tiempo y asegurarse de contar con éste en tiempo y forma.

Entonces a la hora de planear un evento se debe de considerar el equipo que se 

necesitara desde la inauguración hasta el cierre del mismo para evitar improvisar y dar un mal aspecto hacia las personas que asisten, como expositores o como participantes.