Cierre de un evento

Al concluir el evento se deben tener presentes las acciones a desarrollar posteriormente a la clausura, debido a que lo que se haga servirá para consolidar la relación con los contactos obtenidos. Por lo que se sugiere considerar las siguientes acciones:

 Realizar una actividad social de despedida.

 Recopilar conclusiones o encuestas de nivel satisfacción

 Elaborar memoria del evento.

 Transportar a los asistentes del hotel a sus medios de transporte.

 Enviar fax de agradecimiento a los ponentes, visitantes y participantes.

En caso de que la participación o el evento fueran exitosos, se debe pensar en comenzara planificar la participación en la próxima edición para obtener un mejor resultado, es decir, conseguir el catálogo de la próxima edición, incluyendo el formulario de inscripción (Fleitman, 2009: 157).

En el desmontaje de los stands, módulos o salones deberá de cuidarse que se realice se acuerdo a las especificaciones del manual de participantes, para que la ubicación de los mismos queden en las mismas condiciones en que fue recibido; los materiales y equipo utilizado deberán de ser guardados y conservados en un lugar apropiado para utilizarlos en próximos eventos. 

En la cuestión financiera se tiene la responsabilidad de elaborar los documentos

contables en donde se especifiquen los gastos e ingresos de las actividades del evento y presentar a los patrocinadores y donantes el informe detallado sobre los resultados financieros. Al finalizar el evento, se deberán reunir los resultados, describir las experiencias obtenidas, los impactos causados tanto negativos como positivos en unamemoria, debe ser escrito por el Comité Técnico, como se especificó anteriormente.