El montaje de los módulos o stand, requiere de diversas actividades que van desde la planeación, supervisión, coordinación, instalación y ubicación como un factor determinante en el éxito del evento, por lo que es recomendable se instalen en lugares accesibles y sobre todo visibles.
La elección del espacio es primordial, por lo que se debe de considerar, los siguientes aspectos (Fleitman, 2009: 129):
Elegir montar en espacios con intensas afluencias del público asistente.
Montarlos en espacios cercanos a la conexión de las redes de agua, gas,
electricidad, así como a los servicios de fotocopiado, fax, teléfono, sanitarios, etc.
Evitar los espacios cercanos al área de alimentos, desniveles, obstruidos por postes o columnas, ya que se pierde visibilidad.
El montaje del stand o módulo debe de ser con una presencia profesional, esto es una característica del agrado del público, lo que da ventajas con respecto a los otros expositores y eleva las posibilidades de éxito.
El montaje debe de realizarse con tiempo para permitir hacer ajustes o adecuaciones y concluirlo antes de la inauguración del evento, con el fin de que se puedan colocar y probar los equipos, exhibidores, bienes, objetos, con la finalidad de estar en tiempo y forma, para el inicio.
Por ejemplo el manual de expositores de exporestaurantes (2013), detalla el proceso de uno de sus eventos de la siguiente manera:
El montaje se realizará el lunes 24 de enero en un horario de 14:00 a 22:00 Hrs. los stands con más de 27m² y el martes 25 de junio de 8:00a 22:00 Hrs. con
menos de 27m². Cualquier tiempo adicional al señalado tendrá un cargo extra y
estará limitado a la decisión del comité organizador.
Montaje de expositores:
Durante el desarrollo del evento, usted debe convertir su stand en el espacio de exhibición de sus productos y/o servicios ante más de 16,000 visitantes
especializados, como compradores potenciales, clientes y competencia. Es por
ello que se le recomienda hacerlo atractivo, dándole una buena iluminación y
distribución de sus productos y equipos. ¡APROVÉCHELO¡
Cuando usted contrata su espacio de exhibición usted obtiene:
• Instalación de paredes que delimitan los espacios del stand
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