Desarrollo de un evento

El desarrollo de todo evento turístico sea éste de grandes dimensiones o pequeño, se enmarca en tres momentos, los cuales son:

1. Inauguración del evento.- Es el arranque del evento, su éxito se basa en las 

actividades previas, en las que cada uno de los integrantes del comité de 

organización aportan algo específico y que la suma se refleja en la buena operación de la reunión: reservación y contratación de instalaciones, servicios y equipos; montaje e instalación de salones, módulos, stands y equipos; recepción de expositores, conferencistas, invitados especiales, autoridades, etc.

Se sugiere considerar programar un coctel de bienvenida, considerando lo siguiente (Fleitman, 2009: 156 y 157):

 Elegir el salón

 Colocar de escenografía

 Elaborar un programa de coctel

 Elegir alimentos y bebidas

 Contratar ambientación musical

 Llevar recepción de invitados y participantes en general

 Dar palabras de bienvenida

En cuanto a la inauguración, se sugieren las siguientes acciones:

 Elección de recinto

 Colocación de escenografía

 Lista de invitados, ponentes y expositores

 Distribución en el salón o recinto

 Programa de inauguración

 Programar palabras de invitados

 Boletines de prensa

2. Desarrollo del evento.- El programa es el eje rector de la reunión, es el documento que todos deben de tener y conocer, sirve de guía para la operatividad satisfactoria del evento ya que en él se plasmaron las actividades con tiempos y espacios, los organizadores deben de estar pendientes de su aplicación y desarrollo, así como estar preparados para las tomas de decisiones correctivas adecuadas y oportunas a fin de solventar las perturbaciones que se presenten. La implementación del programa consiste en:

 Apertura de los stands o módulos

 Programar agenda de negociaciones

 Supervisar las conferencias, paneles, simposios, etc.

 Ruedas de prensa

3. Clausura del evento.- Como es el cierre del evento, representa la culminación del mismo, se debe prever el cumplimiento en tiempo y forma de todas y cada una de las actividades definidas en el programa, su cumplimiento satisfactorio permite cerrar con broche de oro, se pudo haber cumplido con las expectativas de los diferentes públicos participantes, pero el realizar acciones inadecuadas, provocara proyectar una mala imagen y esto es lo que queda en la mente de los participante;después de la clausura se deben de realizar actividades importantes, como: desmontaje y entrega de instalaciones y equipo en óptimas condiciones y por último el traslado de personal, equipo y bienes utilizados durante el evento. Las acciones a considerar en esta parte final del evento son:

 Discurso de clausura

 Entrega de constancias de participación

 Declaratoria formal de la clausura del evento

Así pues en cualquier tipo de evento turístico el desarrollo del evento se debe dar 

conforme al programa, vigilando que los tiempos y las actividades se cumplan.